आप जो भी प्रकार का व्यवसाय चलाते हैं, आपके ग्राहकों को बिलिंग करने की आपकी प्रणाली लाभ कमाने के सबसे महत्वपूर्ण पहलुओं में से एक है। प्राप्य खातों पर एकत्रित करने के लिए एक प्रभावी प्रणाली के बिना, आपको भुगतान प्राप्त करने में मुश्किल समय होगा। भुगतान के बिना, आपका व्यवसाय नहीं चल सकता। कई संभावित प्रणालियाँ हैं जिन्हें आप अपने ग्राहकों को बिल देने के लिए नियोजित कर सकते हैं; जो आपके लिए सही है वह काफी हद तक आपके द्वारा चलाए जाने वाले व्यवसाय पर निर्भर करेगा।
प्रीपेड बिलिंग
दूरसंचार कंपनियों या इंटरनेट सेवा प्रदाताओं जैसे सेवा-आधारित व्यवसाय के लिए एक लोकप्रिय बिलिंग पद्धति, प्रीपेड बिलिंग है। इस प्रकार की बिलिंग में, ग्राहक सेवा की निर्दिष्ट राशि के लिए अग्रिम भुगतान करते हैं: समय या इकाइयों की एक निर्धारित राशि। आपके ग्राहकों द्वारा उनकी खरीदी गई सेवा तक पहुंच से पहले भुगतान देय है और प्राप्त किया जाना चाहिए। यह सुनिश्चित करने के लिए एक प्रभावी बिलिंग प्रणाली है कि आपके खातों को प्राप्य होने से पहले सेवाओं का भुगतान करने से पहले लगातार भुगतान किया जाता है।
पोस्टपेड बिलिंग
पोस्टपेड बिलिंग एक ऐसी प्रणाली है जिसमें ग्राहक प्राप्त उत्पादों या सेवाओं के लिए बाद की तारीख में भुगतान करने के लिए सहमत होता है। एक निर्धारित बिलिंग अवधि के अंत में, आप अपने ग्राहकों को उनके खाते की संख्या, सेवा या उपयोग किए गए उत्पादों, बकाया राशि और देय तिथि का विवरण देते हुए एक चालान भेजेंगे। इस जानकारी को बनाए रखने में मदद करने के लिए बिलिंग और लेखा सॉफ्टवेयर उपलब्ध है। यदि आप खराब क्रेडिट वाले ग्राहकों के साथ काम कर रहे हैं, या जो केवल भुगतान से इनकार करते हैं, तो इस प्रकार के बिलों को इकट्ठा करना मुश्किल हो सकता है। यदि आप इस तरह की बिलिंग संलग्न करते हैं, तो शीघ्र भुगतान के लिए छूट देने पर विचार करें, लेकिन बकाया बिलों के लिए सीधे ग्राहकों से संपर्क करने के लिए कर्मचारियों को सौंपने के लिए तैयार रहें। चरम मामलों में, खाते को एक संग्रह एजेंसी में बदलना आवश्यक हो सकता है।
क्रेडिट और डेबिट मेमो
क्रेडिट और डेबिट मेमो एकमात्र बिलिंग प्रणाली के रूप में उपयुक्त नहीं हैं, लेकिन किसी खाते या भुगतानों में बदलाव या किए गए त्रुटियों के मामले में महत्वपूर्ण हैं। आप उन ग्राहकों को क्रेडिट मेमो जारी करेंगे, जिन्होंने उन सेवाओं या उत्पादों के लिए भुगतान किया था, जिनका वे उपयोग नहीं करते थे या प्राप्त नहीं करते थे, या यदि आपके बिलिंग में त्रुटि के कारण ग्राहक ओवरपे कर देता था। विपरीत तरीकों से डेबिट मेमो का उपयोग किया जाएगा; जब कोई ग्राहक अपने प्रीपेड भत्ते से अधिक का उपयोग करता है, या यदि उसे अन्यथा उसकी सेवाओं के लिए कम आंका जाता है। डेबिट मेमो अनिवार्य रूप से ग्राहक से अधिक धन का अनुरोध करता है, जबकि क्रेडिट मेमो, या क्रेडिट, लौटे पैसे में अनुवाद या सेवा क्रेडिट अगले बिलिंग चक्र में लुढ़का हुआ है।
आदेश-आधारित बिलिंग
ऑर्डर-आधारित बिलिंग की तुलना उत्पादों के प्रीपेड बिलिंग से की जा सकती है। यदि आपका व्यवसाय एक आपूर्तिकर्ता या थोक व्यापारी है, तो आप अपने ग्राहकों को पूर्ण या आंशिक रूप से भुगतान करने के लिए चुन सकते हैं जब वे अपना ऑर्डर देते हैं। यह प्रीपेड बिलिंग के पिछले लाभों को वहन करता है। आपको बाद में तारीख में अग्रिम और पूर्ण भुगतान में केवल आंशिक भुगतान की आवश्यकता हो सकती है, जिस बिंदु पर आपको अपने ग्राहकों को भुगतान के शेष के लिए एक चालान भेजना होगा। इस पद्धति का उपयोग करने के लिए, आपको ग्राहकों द्वारा पहले ही भुगतान किए गए सटीक रिकॉर्ड को रखना होगा।
वितरण-आधारित बिलिंग
बिलिंग की इस प्रणाली में, आप अपने ग्राहक को उनकी डिलीवरी के साथ प्रत्येक वस्तु और मात्रा का विवरण देते हुए एक चालान और खरीद आदेश भेजेंगे। आप डिलीवरी पर पूर्ण भुगतान की आवश्यकता चुन सकते हैं, या चालान पर देय तिथि निर्दिष्ट कर सकते हैं। खरीद आदेश और चालान के बीच किसी भी विसंगति के मामले में ऑर्डर डेस्क संपर्क जानकारी शामिल करना सुनिश्चित करें।
