एक ऑडिट एक निगरानी प्रणाली है जो प्रदर्शन परिणामों को मापने के लिए मात्रात्मक और गुणात्मक मूल्यांकन उपकरण का उपयोग करती है। जोखिम प्रबंधन को ऑडिट प्रक्रिया में बनाया गया है ताकि यह परियोजना प्रबंधकों को उन चिंताओं, समस्याओं और चुनौतियों की पहचान करने और मूल्यांकन करने में सक्षम बनाता है जो परियोजना के दौरान सामने आए हैं। जब अक्षमताओं की पहचान की जाती है, तो मूल कारण विश्लेषण किया जा सकता है, और भविष्य में संदर्भ के लिए ऑडिट रिपोर्टों में सुधारात्मक या निवारक सिफारिशें शामिल की जा सकती हैं।
परिवर्तन प्रबंधन
एंटरप्राइज़ परिवर्तन को चलाने के लिए प्रोजेक्ट प्रबंधन फ़ंक्शन का उपयोग किया जाता है। कंपनी के लक्ष्यों और उद्देश्यों को प्रणालीगत परिवर्तनों की सुविधा के लिए डिज़ाइन की गई रणनीतिक परियोजनाओं की एक श्रृंखला के माध्यम से पीछा किया जा सकता है। रणनीतिक परियोजनाओं के ऑडिट से पता चलता है कि क्या वे विशिष्ट और औसत दर्जे के लक्ष्यों और उद्देश्यों को पूरा करने में सफल रहे हैं। उदाहरण के लिए, एक ऑडिट मूल्यांकन से पता चल सकता है कि बिक्री अनुमानों से संबंधित एक लक्ष्य पूरा नहीं हुआ था और कमी परियोजना के सदस्यों के कोर प्रोजेक्ट कर्तव्यों को निभाने के लिए आवश्यक कौशल के अपर्याप्त प्रशिक्षण के कारण थी। इस जानकारी का उपयोग कर्मचारी विकास पहलों में परिवर्तन को चलाने के लिए किया जा सकता है।
समय प्रबंधन
किसी परियोजना के लिए स्थापित प्रोजेक्ट शेड्यूल और समय सारिणी के मूल्यांकन के लिए ऑडिट का उपयोग किया जाता है, साथ ही साथ इसके कार्यों और गतिविधियों को भी। इसमें आम तौर पर वास्तविक प्रदर्शन के खिलाफ समय सारिणी और अनुसूची अनुमानों की तुलना शामिल है। माइलस्टोन की रिपोर्ट परियोजना के दौरान विशिष्ट कार्यों और गतिविधियों के बारे में ओवरस्टीमेशन या कम करके आंका जा सकता है। बाहरी या आंतरिक कारकों को देरी के कारण के रूप में पहचाना जा सकता है। उदाहरण के लिए, आपूर्तिकर्ता देरी एक प्रकार का बाहरी कारक है जो परियोजना अनुसूची को प्रभावित कर सकता है।
संसाधन मार्गदर्शन
प्रोजेक्ट ऑडिट किसी प्रोजेक्ट से जुड़े संसाधन आवंटन में अधिकता या कमी की पहचान कर सकता है। उदाहरण के लिए, परियोजना के ऑडिट से पता चल सकता है कि क्या परियोजना के प्रदर्शन की कमी अपर्याप्त संसाधन आवंटन से बंधी थी। यह एक परियोजना के लिए कुछ क्षेत्रों में संसाधनों के आवंटन में अति-झुकाव को भी प्रकट कर सकता है - भविष्य के प्रोजेक्ट बजट को विकसित करते समय महत्वपूर्ण आकलन।
विक्रेता मूल्यांकन
परियोजना प्रबंधन में कुछ उत्पादों या सेवाओं के लिए तीसरे पक्ष के आपूर्तिकर्ताओं और विक्रेताओं का उपयोग शामिल है। जबकि आपूर्तिकर्ता के प्रदर्शन को आम तौर पर एक स्वतंत्र मूल्यांकन के रूप में अंकेक्षित किया जाता है, यह एक परियोजना प्रबंधन ऑडिट के हिस्से के रूप में भी किया जा सकता है। परिणाम भविष्य के अनुबंध और खरीद निर्णयों को प्रभावित कर सकते हैं।
नियामक अनुपालन
नियामक आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए एक परियोजना लेखा परीक्षा की आवश्यकता हो सकती है। उदाहरण के लिए, 2002 का सरबेंस-ऑक्सले अधिनियम, या एसओएक्स, कई प्रमुख लेखा घोटालों की अमेरिकी संघीय नियामक की प्रतिक्रिया थी। इसका उद्देश्य सामान्य रिपोर्टिंग और लेखा प्रथाओं से संबंधित सार्वजनिक विश्वास को बढ़ाना है। आम तौर पर, SOX अमेरिकी सार्वजनिक रूप से कारोबार करने वाली कंपनियों और सार्वजनिक लेखा फर्मों पर लागू होता है, और ऑडिटर स्वतंत्रता और बढ़ाया वित्तीय प्रकटीकरण जैसे मामलों पर छूता है। इस तरह के नियमों का पालन करने वाली कंपनियों को ऑडिटिंग प्रक्रिया के माध्यम से महत्वपूर्ण मात्रा में डेटा प्राप्त हो सकता है। अपनी कंपनी की सरकारी रिपोर्टिंग आवश्यकताओं को निर्धारित करने के लिए कानूनी परामर्शदाता से परामर्श करें।
