कोई भी व्यवसाय जो उत्पाद बेचता है उसके पास इन्वेंट्री है। मुनाफे को अधिकतम करने और बाजार के प्रतिद्वंद्वियों के खिलाफ प्रतिस्पर्धी होने के लिए उत्पादों की सही कीमत होनी चाहिए। ऐसा करने के लिए, उत्पादों के मूल्य और उन्हें उत्पादन करने की लागत का पता होना चाहिए। इस महत्वपूर्ण जानकारी को रिकॉर्ड करने और ट्रैक करने के लिए दो तरीकों पर एक नज़र है - स्थायी और आवधिक इन्वेंट्री सिस्टम।
इन्वेंटरी डिफाइंड
इन्वेंट्री के बारे में सोचें कि बिक्री के लिए पेशकश की जाती है। हालांकि यह सच है, इन्वेंट्री उन विभिन्न खातों के लिए भी नाम है, जिसमें एकाउंटेंट या मुनीम इस जानकारी को दर्ज करता है। एक रिटेलर जो तैयार उत्पादों को खरीदता है और उन्हें फिर से तैयार करता है, उनके पास अपेक्षाकृत सरल इन्वेंट्री सिस्टम हो सकता है; निर्माताओं के पास प्रगति में काम के मूल्य और उत्पादन प्रक्रिया में उपयोग किए जाने वाले कच्चे माल के मूल्य को ट्रैक करने के लिए कई और खाते होंगे।
सतत् सूची प्रणाली
एक सतत इन्वेंट्री सिस्टम के साथ, सभी लेनदेन इन्वेंट्री खाते में दर्ज किए जाते हैं जैसा कि वे होते हैं। खाता शेष किसी भी समय हाथ में सूची को दर्शाता है। लेन-देन रिकॉर्ड करने में शारीरिक देरी वह सब है जो खाते में शेष राशि को वास्तविक समय से अलग करती है। पॉइंट-ऑफ-सेल स्कैनर जैसे तकनीकी समाधानों के साथ, यह देरी बहुत छोटी हो सकती है। क्योंकि इन्वेंट्री काउंट्स और वैल्यूज़ को लगातार बनाए रखा जाता है, इनवेंटरी की कोई भी भौतिक गिनती आवश्यक नहीं है।
आवधिक सूची प्रणाली
आवधिक प्रणाली दूसरों के बीच बिक्री, नए उत्पाद और ग्राहक रिटर्न की खरीद को रिकॉर्ड करने के लिए कई खातों का उपयोग करती है। इन खातों को इन्वेंट्री अवधि के अंत तक बनाए रखा जाता है - जो कंपनी द्वारा निर्धारित मासिक, त्रैमासिक या किसी अन्य समय सीमा में हो सकते हैं - फिर इन्वेंट्री खाते में समेट लिया जाएगा। उस समय, लेन-देन खाते अगली इन्वेंट्री अवधि की तैयारी में शून्य हो जाते हैं। एक आवधिक सूची प्रणाली को भी अवधि के अंत में सूची की एक भौतिक गणना की आवश्यकता होती है। इन्वेंट्री खाते में कोई भी आवश्यक समायोजन किया जाता है, और अवधि पूरी हो जाती है।
रेगुलेटरी ओवरसाइट
इन्वेंटरी एक संपत्ति है, नकदी और अचल संपत्ति की तरह। अन्य परिसंपत्तियों की तरह, इन्वेंट्री को बेईमान प्रबंधकों द्वारा हेरफेर किया जा सकता है। 2002 के सरबेंस-ऑक्सले अधिनियम, उस समय के सार्वजनिक लेखा घोटालों के जवाब में अधिनियमित किया गया, इस आवश्यकता को संहिताबद्ध किया कि एक कंपनी द्वारा जारी की गई सूचना सभी भौतिक मामलों में सटीक हो। फर्मों को यह सत्यापित करना चाहिए कि जगह पर आंतरिक नियंत्रण पर्याप्त और काम कर रहे हैं, और यह कि सभी वित्तीय विवरण सटीक हैं। अनुपालन करने में विफलता के लिए दंड प्रदान किया जाता है। संभावित निवेशकों के लिए उपलब्ध जानकारी की सटीकता में अधिनियम ने काफी हद तक विश्वास बहाल किया है।
कैसे चुनाव करें
यह तय करने में प्रमुख कारक कि क्या आवधिक या सदा प्रणाली का उपयोग करना कंपनी की बिक्री डेटा रिकॉर्ड करने की क्षमता है जैसा कि होता है। प्रौद्योगिकी पहले से कहीं अधिक संभावना बनाती है, इसलिए कई कंपनियां स्थायी प्रणाली का विकल्प चुनेंगी। एक कंपनी जो किसी भी कारण से, ऐसा करने के लिए सुसज्जित नहीं है, वह आवधिक प्रणाली का विकल्प चुन सकती है। या तो मामले में, इन्वेंट्री लेखांकन को नियंत्रित करने वाले नियम प्रचलित कानूनों और लेखांकन उद्योग मानकों के अधीन हैं, जिन्हें संयुक्त राज्य में आम तौर पर स्वीकृत लेखा सिद्धांत (जीएएपी) के रूप में जाना जाता है।
