अपनी इन्वेंट्री पर राइडिंग झुंड एक व्यवसाय के संचालन के बारे में सबसे चुनौतीपूर्ण चीजों में से एक है। चीजों के परिचालन पक्ष से, आप हमेशा यह जानना चाहेंगे कि उत्पाद कितने में उपलब्ध है, और कब प्राप्त करना है। आपके एकाउंटेंट को सटीक आविष्कारों की भी आवश्यकता होगी, इसलिए वे आपकी पुस्तकों को क्रम में रख सकते हैं और आपको व्यावसायिक निर्णय लेने के लिए आवश्यक जानकारी दे सकते हैं। ज्यादातर मामलों में, लेकिन सभी मामलों में, आप शायद ऐसा करना चाहते हैं जो एक सदा सूची प्रणाली के माध्यम से करना चाहते हैं।
आवधिक सूची प्रणाली
आपकी इन्वेंट्री नियंत्रण को संभालने के दो तरीके हैं। एक वह है जिसे आवधिक इन्वेंट्री सिस्टम कहा जाता है, जिसका अर्थ है कि दी गई अवधि के अंत में - एक महीना, एक चौथाई, एक वर्ष या जो भी आपकी स्थिति में काम करता है - आप अपने दरवाजे बंद करते हैं, और भौतिक रूप से आपके पास जो भी सूची है, उसे गिनें। । लेखांकन उद्देश्यों के लिए, आप इसे अपनी अवधि के लिए समापन सूची कहेंगे। आपकी पिछली इन्वेंट्री गणना इस अवधि के लिए शुरुआती इन्वेंट्री थी। आप अपनी सभी खरीद को शुरुआती इन्वेंट्री में जोड़ देंगे, सभी बिक्री को घटाएंगे और एक आदर्श दुनिया में, परिणाम आपकी समापन सूची की तरह दिखेगा। बेशक, हम एक आदर्श दुनिया में नहीं रहते हैं, और व्यवहार में, अब आप सूची के बीच चले जाते हैं, अधिक विसंगतियों में कमी आएगी। आवधिक इन्वेंट्री सिस्टम के तहत, इन्वेंट्री की मात्रा केवल सही गणना के बाद ही सही है, जो एक बड़ी असुविधा है।
सतत् सूची प्रणाली
शाश्वत इन्वेंट्री सिस्टम को बहुत अधिक सेटअप की आवश्यकता होती है, लेकिन एक बार इसकी जगह पर, इसे संचालित करना बहुत आसान है। आपके द्वारा खरीदी गई इन्वेंट्री का प्रत्येक टुकड़ा आपके कंप्यूटर सिस्टम में प्रवेश किया जाता है क्योंकि इसे खरीदा जाता है। जब यह इन्वेंट्री से बाहर आता है, जब इसे बेचा जाता है या उपयोग किया जाता है, तो यह आपके कंप्यूटर सिस्टम में ऑन-हैंड इन्वेंट्री से स्वचालित रूप से कट जाता है। यदि आपका व्यावसायिक मॉडल यह जानने के लिए घूमता है कि आपके पास क्या है और आपको कब और अधिक ऑर्डर करने की आवश्यकता होगी, जो कि प्रत्येक व्यवसाय के बारे में लागू होता है, तो सदा सूची विधि का उपयोग करने से बहुत सारे लाभ मिलते हैं।
आवधिक वर्सस सदा सूची
आपकी सूची को प्रबंधित करने के लिए आप कौन सा दृष्टिकोण अपनाएंगे, यह आपकी स्थिति पर निर्भर करता है। यदि आप "माँ और पॉप" के आधार पर काम करने के लिए संतुष्ट हैं, तो आपके व्यवसाय को छोटा और आपकी सूची को कम रखने के लिए, एक आवधिक सूची प्रणाली आपकी आवश्यकता हो सकती है। सेटअप न्यूनतम है, और आप अपनी इन्वेंट्री को जितनी बार आवश्यक समझ सकते हैं, गिन सकते हैं। यदि आपकी कंपनी के लिए आपकी योजनाओं में बहुत अधिक वृद्धि शामिल है, तो आप जल्द से जल्द अवसर पर क्रमिक इन्वेंट्री पद्धति को लागू करना चाहते हैं, आदर्श रूप से एक दिन से।
नकारात्मक पक्ष यह है कि स्थायी इन्वेंट्री पद्धति को स्थापित करने के लिए जटिल है, और कंप्यूटर, सॉफ्टवेयर और विशेषज्ञता में एक महत्वपूर्ण निवेश की आवश्यकता है। यदि आप एक तंग बजट पर चल रहे हैं, जो अक्सर स्टार्टअप्स के साथ होता है, तो प्रारंभिक निवेश आप आराम से प्रबंधित कर सकते हैं। कभी-कभी, आपको एक इन्वेंट्री और अकाउंटिंग सिस्टम के लिए समझौता करना होगा जो अल्पकालिक में बुनियादी सतत इन्वेंट्री प्रबंधन प्रदान करता है, लेकिन आपके व्यवसाय और राजस्व बढ़ने के रूप में अधिक पूरी तरह से चित्रित पेशकश में अपग्रेड किया जा सकता है।
यह परफेक्ट नहीं है
एक सतत इन्वेंट्री सिस्टम का पूरा बिंदु यह है कि आपके पास हमेशा एक सटीक, अप-टू-डेट गिनती होती है कि कौन सी चीजें हाथ में हैं। यह मोटे तौर पर सच है, लेकिन वास्तविक दुनिया में, सिद्धांत और व्यवहार के बीच हमेशा एक अंतर होता है। आप उत्पाद को टूटने और चोरी करने के लिए खो देंगे; आपूर्तिकर्ता आपको गलत तरीके से चालान करेंगे, आपको कुछ टुकड़ों द्वारा आदेश दिए गए हैं जो कम या अधिक हैं, बिक्री कर्मचारी गलत तरीके से बिक्री करेंगे या रिफंड करेंगे। अच्छा प्रशिक्षण, सुरक्षा और इन्वेंट्री-हैंडलिंग प्रथाएं इसे न्यूनतम रखने में मदद कर सकती हैं, लेकिन फिर भी आपको उन संख्याओं को सत्यापित करने के लिए एक वास्तविक गणना करने की आवश्यकता होगी, जिनके साथ आप काम कर रहे हैं।
आप वर्ष में कम से कम एक बार पूर्ण भौतिक सूची करने का विकल्प चुन सकते हैं, या आप "चक्र गणना" के लिए विकल्प चुन सकते हैं। इसका मतलब है कि आप विसंगतियों की तलाश में नियमित रूप से गणना करने के लिए अपनी सूची के कुछ भागों का चयन करेंगे। आप केवल उच्चतम-मूल्य या उच्चतम-मात्रा वाले आइटम पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं, क्योंकि वे आपको समस्याएं देने की सबसे अधिक संभावना हैं, या आप वर्ष के माध्यम से एक बार में अपनी पूरी सूची को थोड़ा गिन सकते हैं और त्रुटियों के मिलने पर अपनी सूची को समायोजित कर सकते हैं। ।
खुदरा / थोक वातावरण में सदा सूची
स्थायी इन्वेंट्री सिस्टम के लिए सबसे अच्छा मामला खुदरा क्षेत्र में है। जब आपका ग्राहक किसी उत्पाद को काउंटर तक लाता है, तो आप उसे किसी न किसी रूप में, या शायद मैन्युअल रूप से एक पार्ट नंबर दर्ज करके रिंग करेंगे। स्कैन करना बेहतर है, जब भी संभव हो क्योंकि यह गलतियों के अवसर को कम करता है। एक बार बिक्री पूरी हो जाने के बाद, आपका सिस्टम आपके ग्राहक के हाथ में दरवाजा बाहर घूमने के लिए अनुमति देने के लिए हाथ पर उपलब्ध इन्वेंट्री को कम कर देगा।
यदि आपका कोई अन्य विक्रेता किसी अन्य विभाग के कंप्यूटर से उस उत्पाद को देखता है, तो नया संशोधित कुल वह है जो स्क्रीन पर दिखाई देगा। जब आपकी आपूर्ति कम हो जाती है या ऑर्डर को स्वचालित रूप से जगह देता है, तो आपका सिस्टम आपको अधिक ऑर्डर करने के लिए भी संकेत दे सकता है। सर्वोत्तम प्रणालियाँ आपके आपूर्तिकर्ताओं के छूट और ट्रैक न्यूनतम आदेशों पर भी नज़र रखती हैं, इसलिए आप उन्हें निर्धारित कर सकते हैं कि यदि 1,000 पर छूट मिलती है तो वे 950 टुकड़े नहीं कर सकते। थोक व्यापारी उसी तरह से काम करते हैं, सिवाय इसके कि वे निर्माताओं और वितरकों से खरीदते हैं और खुदरा विक्रेताओं को बेचते हैं।
विनिर्माण / उत्पादन वातावरण में सदा सूची
यदि आप उत्पाद बनाने के व्यवसाय में हैं, तो केवल उन्हें बेचने के बजाय, आप एक सतत सूची प्रणाली का उपयोग थोड़ा अलग तरीके से करेंगे। इस स्थिति में, आपकी सूची में आइटम कच्चे माल या उप-असेंबली हैं, और अंततः वे तैयार माल बन जाएंगे। आपको तैयार माल बनने की अपनी यात्रा के दौरान अपने कच्चे माल का ट्रैक रखने की भी आवश्यकता होगी, जो उत्पाद के आधार पर एक या दो या कई वर्षों तक कम से कम ले सकते हैं। उस अवस्था में, उन्हें कार्य-प्रक्रिया के रूप में गिना जाता है। एक कुशल स्थायी सूची प्रणाली के साथ, आपको कच्चे माल से बाहर नहीं निकलना चाहिए, और आपको पता चल जाएगा कि आपके पास कितने तैयार माल बिक्री के लिए उपलब्ध हैं। इससे भी महत्वपूर्ण बात, आपको यह भी पता होगा कि आपकी निर्माण लागत क्या थी, भले ही आपकी सामग्री लागत में उतार-चढ़ाव हो।
LIFO और FIFO लेखा
आपके भौतिक इन्वेंट्री प्रबंधन को हमेशा यह सुनिश्चित करना चाहिए कि आपकी अलमारियों पर सबसे पुराना उत्पाद पहले बेचा जाता है, भले ही यह विशेष रूप से खराब न हो। समय के साथ पैकेजिंग फीकी पड़ जाती है, बक्से क्षतिग्रस्त हो जाते हैं और यहां तक कि स्टील के नाखून भी जंग खा जाते हैं। हालांकि, आप हमेशा से सबसे पुराने एक के रूप में या हाथ पर नवीनतम एक के रूप में सूची के प्रत्येक टुकड़े पर विचार करें कि क्या, आप हमेशा के लिए लेखांकन उद्देश्यों के लिए मिलता है। इन प्रणालियों को प्रथम-प्रथम-प्रथम और अंतिम-प्रथम-बाहर, या लघु के लिए FIFO और LIFO कहा जाता है।यदि कीमतें बढ़ रही हैं, तो सबसे पुराना उत्पाद हमेशा सबसे सस्ता होगा और सबसे नया उत्पाद हमेशा सबसे महंगा होगा। यदि कीमतें गिर रही हैं, तो विपरीत सच है। आप अपनी लागत के लिए कैसे खाते हैं, इसके कुछ महत्वपूर्ण निहितार्थ हैं।
LIFO, FIFO और COGS
मान लीजिए, प्रदर्शन के उद्देश्यों के लिए, कि आपकी सूची में सबसे पुराना आइटम $ 85 में खरीदा गया था, नवीनतम लागत जो आप $ 95 थी, और आप $ 110 पर बेचते हैं। यदि आप एक FIFO के आधार पर काम करते हैं, तो आपका लाभ $ 110 शून्य से $ 85 लागत या $ 25 है। यदि आप एक LIFO के आधार पर काम करते हैं, तो आप एक ही बिक्री पर केवल $ 15 का लाभ गिनेंगे। यदि आपका लक्ष्य संभावित निवेशकों को प्रभावित करने या प्रभावित करने के लिए उच्चतम संभव लाभ की रिपोर्ट करना है, तो आपको फीफो पद्धति का उपयोग करना फायदेमंद हो सकता है। यदि आप अपने कर बिल को कम करने के लिए अपने रिकॉर्ड किए गए मुनाफे को रोकना चाहते हैं, तो LIFO विधि इस काल्पनिक उदाहरण में - अधिक समझ में आ सकती है। आप या तो विधि का उपयोग कर सकते हैं, जब तक आप सुसंगत हैं। रिटेल में बेची जाने वाली वस्तुओं की अपनी वास्तविक लागत, या विनिर्माण में उत्पादन की लागत पर नज़र रखने के लिए, आप एक भारित-औसत विधि चुन सकते हैं जो आपकी वास्तविक लागतों का ट्रैक रखता है क्योंकि वे ऊपर और नीचे जाते हैं।
