एक व्यावसायिक पत्र को ठीक से संबोधित करना एक पेशेवर के रूप में प्रकट होना और एक पत्र को एक ठोस शुरुआत बनाना महत्वपूर्ण है। गलत तरीके से संबोधित एक व्यावसायिक पत्र से पता चलता है कि लेखक या तो आलसी है या अशिक्षित है। एक व्यावसायिक पत्र एक मित्र को पत्र लिखने जैसा नहीं है और इसे अलग तरीके से संबोधित किया जाना चाहिए। व्यावसायिक पत्र हमेशा एक प्रारूप का अनुसरण करते हैं जो एक या दो लिखने के बाद दोहराने में आसान होता है। अपने कंप्यूटर पर व्यावसायिक पत्र सहेजें और भविष्य के पत्रों के लिए एक टेम्पलेट बनाने के लिए जानकारी को बदलें।
प्रेषक का पता और रिसीवर का पता 12-पॉइंट फॉन्ट में टाइम्स-न्यू रोमन जैसे आसानी से पढ़े जाने वाले फॉन्ट टाइप में लिखें। Microsoft Office जैसे कार्यक्रम एक पत्र विज़ार्ड और उचित प्रारूपण के साथ टेम्पलेट प्रदान करते हैं। Microsoft Office 2010 में, "फ़ाइल" बटन का चयन करें और फिर "नया" पर क्लिक करें और या तो एक नया पत्र बनाएं या टेम्पलेट खोलें।
कंपनी लेटरहेड का उपयोग करें जिसमें पत्र लिखने के लिए आपका नाम और पता शामिल है। यदि कोई लेटरहेड उपलब्ध नहीं है, तो अपना पूरा पता सड़क के पते, शहर और ज़िप कोड सहित पत्र के शीर्ष पर बाईं ओर संरेखित करें।
ऊपर से तारीख दो इंच लिखें, बाईं ओर संरेखित करें। यदि कंपनी लेटरहेड का उपयोग कर रही है, तो लेटरहेड के नीचे की तारीख दिखाई देती है। यदि केवल अपना पता लिखना है, तो दिनांक सीधे आपके पते के नीचे चला जाता है। यदि आप एक दो दिन में पत्र लिखते हैं, तो वह पत्र लिखें जिस तिथि को पत्र समाप्त हुआ था। महीने को लिखें और वर्ष को शामिल करें। उदाहरण के लिए, 30 जून 2009 को लिखा गया एक पत्र 30 जून 2009 को होगा।
तिथि के नीचे प्राप्तकर्ता का पता लिखें, न्यायसंगत। उस व्यक्ति के लिए विशिष्ट शीर्षक और नाम शामिल करें जिसे आप लिख रहे हैं। पते को यू.एस. पोस्टल सेवा प्रारूप में लिखें।
पते के नीचे एक सलाम लिखें। यह आमतौर पर प्रिय (पते में उपयोग किया जाने वाला व्यक्ति) है। व्यक्ति के पहले नाम को केवल तभी लिखें जब आप उन्हें अच्छी तरह से जानते हैं, अन्यथा, श्री, श्रीमती, सुश्री या डॉ का उपयोग करें यदि व्यक्ति के लिंग का अनिश्चित है, तो केवल व्यक्ति का पहला और अंतिम नाम लिखें। यदि आप रिसीवर के लिए एक विशिष्ट नाम नहीं रखते हैं, तो नमस्कार के रूप में "यह किसके लिए चिंतित हो" का उपयोग करें। प्रणाम के बाद एक बृहदान्त्र का उपयोग करें।
