आपको अपने व्यावसायिक संचार में समय, ऊर्जा और संसाधनों को बचाने के लिए एक हरे कार्यालय की आवश्यकता नहीं है। सुनिश्चित करें कि दो लोगों को एक ही व्यापार पत्र में दोनों को संबोधित करके सबसे कुशल तरीके से एक ही संदेश मिलता है।
जब आपके पास दो पते हों
कल्पना कीजिए कि आपके पास अपने सपनों की नौकरी के लिए एक साक्षात्कार है। जब आप हायरिंग मैनेजर के कार्यालय में प्रवेश करते हैं, तो आपको पता चलता है कि आपका साक्षात्कार एक नहीं बल्कि दो प्रबंधकों के साथ है। दोनों प्रबंधकों को सिर्फ एक पोस्ट-इंटरव्यू धन्यवाद पत्र को संबोधित करना दो अलग-अलग पत्रों के निर्माण की तुलना में बहुत आसान है। इस मामले में, दोनों काम पर रखने वाले प्रबंधकों को एक ही संदेश मिलता है - कि आप नौकरी में रुचि रखते हैं और आप उनके समय की सराहना करते हैं। दूसरे उदाहरण में, आप दो लोगों को एक व्यावसायिक पत्र संबोधित कर सकते हैं जो विभिन्न स्थानों पर हैं और यह पूरी तरह से स्वीकार्य है, और यहां तक कि बेहतर भी है, जब आप दोनों पताकर्ताओं को एक समान संदेश देना चाहते हैं।
प्रारूप
दो लोगों के लिए आपके व्यवसाय पत्र का प्रारूप एक व्यक्ति के लिए समान है। शीर्ष पंक्ति में तिथि सम्मिलित होनी चाहिए, फिर नीचे दो पंक्तियां आपके नाम और रिटर्न का पता होती हैं। एक और दो लाइनें छोड़ें और पता, नाम और शीर्षक, सड़क का पता और सुइट नंबर के लिए एक-एक लाइन का उपयोग करें, उसके बाद शहर, राज्य और ज़िप। जब आप किसी अन्य व्यक्ति को जोड़ते हैं, तो दूसरे पतेदार की जानकारी पहले पते वाले से दो पंक्तियों के नीचे शुरू करें। हमेशा प्रत्येक पतादाता के लिए वर्तनी, शीर्षक और मेलिंग पते की दोबारा जांच करें - यदि आपको करना है, तो सही जानकारी के लिए रिसेप्शनिस्ट से पूछें। कई व्यवसायों में विशिष्ट मेलिंग पते होते हैं जो कंपनी के भौतिक स्थान से भिन्न हो सकते हैं।
उचित आदेश
जब आप दो लोगों को एक व्यावसायिक पत्र लिख रहे हों, तो व्यावसायिक परिचय के लिए एक ही प्रोटोकॉल का पालन करें। यदि आप सीईओ और एक विभाग के प्रबंधक को लिख रहे हैं, तो पते को सूचीबद्ध करना आसान है: संगठनात्मक पदानुक्रम के आधार पर, सीईओ के लिए नाम और मेलिंग पते को पहले सूचीबद्ध किया जाना चाहिए। यदि आप उनके संबंधित पदों को नहीं जानते हैं, तो व्यक्ति के उपनाम का उपयोग करके वर्णमाला क्रम में नामों को सूचीबद्ध करें।
द सैल्यूटेशन
एक व्यावसायिक पत्र लिखने के लिए एक औपचारिक स्वर की आवश्यकता होती है, जैसे "प्रिय श्री स्मिथ" या "प्रिय सुश्री जोन्स।" जब आप दो आदमियों को लिखते हैं, तो श्री के बहुवचन रूप का उपयोग करें, जो कि मेसर्स है। उदाहरण के लिए, अपने पत्र की शुरुआत अपने प्रिय मेसर्स स्मिथ और जैक्सन के साथ करें। अपने विराम चिह्न भी देखें। नमस्कार के बाद एक बृहदान्त्र औपचारिक है और अल्पविराम अनौपचारिक है। बेशक, यदि आप दोनों पते वाले पहले नाम के आधार पर हैं, तो कॉमा के साथ "डियर सू एंड जॉन" का उपयोग करें।
ईमानदारी से या तरह का संबंध है?
दो लोगों के लिए आपके व्यवसाय पत्र के लिए आपके द्वारा चुना गया समापन भी आपके और व्यवसाय के प्रकार दोनों के साथ संबंध पर निर्भर हो सकता है। "ईमानदारी से," "आपका वास्तव में," और यहां तक कि "दया का संबंध है," आपके पत्र को बंद करने के पेशेवर तरीके हैं, लेकिन "ईमानदारी से," एक मानक और उचित समापन के रूप में व्यापक रूप से स्वीकार किए जाते हैं। एक आम सैन्य समापन "बहुत सम्मानपूर्वक" है, लेकिन यदि आप एक साक्षात्कार के बाद धन्यवाद पत्र लिख रहे हैं, तो "आपके विचार के लिए धन्यवाद," एक अच्छा स्पर्श जोड़ता है।
