अक्सर व्यवसाय में लोगों के एक समूह को एक महत्वपूर्ण कंपनी को भेजना आवश्यक होता है, जो उन्हें कंपनी की नीतियों और प्रक्रियाओं में बदलाव या संशोधन की सूचना देता है। यदि वे लोग एक औपचारिक समूह के हैं, तो उन्हें एक पत्र को संबोधित करने के लिए कई विकल्प हैं।
एक समूह को एक पत्र में संबोधित करना
समूह के लिए आधिकारिक नामित नाम का उपयोग करें यदि समूह औपचारिक रूप से उस नाम से संगठित और मान्यता प्राप्त है। यदि समूह उदाहरण के लिए अमेरिकी क्रांति की बेटियां हैं, तो "अमेरिकी क्रांति की प्रिय बेटियों" का उपयोग करके समूह को पत्र को संबोधित करना पूरी तरह से सही है। पत्र में जानकारी को स्वीकार करने का यह सबसे औपचारिक तरीका है। पूरे समूह की खपत। हालांकि, यह संदिग्ध है कि पत्र खुद समूह के साथ समग्र रूप से साझा किया जाएगा, लेकिन इसके अधिकारियों और प्रबंधकों के रूप में।
यह समूह को उनके सामूहिक शीर्षक से संबोधित करने के लिए भी स्वीकार्य है, पदनाम "प्रिय।" आप "सभी खाता प्रबंधकों के लिए" या "रात की पाली पर्यवेक्षकों के लिए" एक पत्र शुरू कर सकते हैं।
यदि समूह वह है जिसमें आप किसी ऐसे व्यक्ति को संबोधित करना चाहते हैं जिसका शीर्षक और नाम अज्ञात है, तो अभिवादन का उपयोग करना उचित है "किससे यह चिंता हो सकती है।" जबकि यह वाक्यांश मानता है कि यह किसी व्यक्ति के लिए है, यह एक समूह को संबोधित करते समय उपयोग करने के लिए उपयुक्त है। सही और उचित होते हुए भी इस अभिवादन में उस अधिकार का अभाव होता है जो सही संपर्क व्यक्ति के नाम और शीर्षक के साथ एक महत्वपूर्ण पत्र को संबोधित करने से आता है।
एक व्यापार ज्ञापन के "टू" फ़ील्ड में "वितरण," या यहां तक कि "वितरण देखें," जैसे एक साधारण पदनाम का उपयोग करें, खासकर यदि पत्र एक आंतरिक है। वितरण सूची के सभी व्यक्तियों के नाम पत्र में पूरी तरह से प्रकट होने चाहिए, आमतौर पर पाद लेख अनुभाग के भाग के रूप में। यह सूची वर्णानुक्रम में या संगठन पदानुक्रम द्वारा वरिष्ठ प्रबंधकों के नाम के साथ रैंक क्रम में पहले सूचीबद्ध की जा सकती है, इसके बाद सभी अधीनस्थों की एक वर्णमाला सूची बनाई जा सकती है।
यदि समूह छोटा है और किसी एक कंपनी के साथ संबद्ध नहीं है, तो संबंधित सभी दलों के नाम, शीर्षक और पते सूचीबद्ध करें। यह विधि पत्र प्राप्त करने वालों की सुविधा में से एक है, जिन्हें एक एकल संवाद में सभी पक्षों को एक आसान संदर्भ गाइड प्रदान किया जाता है।
