प्रत्येक सफल व्यवसाय या संगठन के मूल में एक सुव्यवस्थित लेखा प्रणाली है। लेखा प्रणाली एक व्यवसाय की दैनिक, मासिक और वार्षिक वित्तीय संचालन की रिकॉर्डिंग और रखने का कम्प्यूटरीकृत तरीका प्रदान करती है। इसके अतिरिक्त, छोटे और बड़े व्यवसाय डेटा उत्पन्न करने के लिए लेखांकन प्रणालियों का उपयोग करते हैं जो उन्हें सटीक प्रबंधन निर्णय लेने में सक्षम बनाता है। हालाँकि, इन उद्देश्यों को पूरा करने के लिए एक लेखा प्रणाली काम करती है या नहीं, यह कई कारकों पर निर्भर करता है।
व्यापार के साथ संगतता
लेखांकन प्रणालियों के कार्य व्यवसाय की प्रकृति और उस व्यवसाय के संचालन से प्रभावित होते हैं। विभिन्न उद्योगों को विभिन्न प्रकार की प्रणालियों और लेखांकन प्रणालियों में विभिन्न विशेषताओं की आवश्यकता होती है। एक उद्योग-उपयुक्त लेखा प्रणाली होने से यह सुनिश्चित होता है कि प्रणाली किसी व्यवसाय के विशिष्ट लक्ष्यों को पूरा करती है।
इसके अलावा, किसी व्यवसाय के दैनिक कार्य भी आवश्यक लेखा प्रणाली के प्रकार को प्रभावित करते हैं और यह प्रणाली कैसे काम करती है। कुल मिलाकर, एक लेखा प्रणाली इस हद तक प्रभावी है कि यह दैनिक व्यावसायिक जरूरतों के अनुकूल है, जैसे कि क्लाइंट की जानकारी संग्रहीत करना, चालान बनाना, इन्वेंट्री का लेखा रखना और ट्रैकिंग करना।
अनुभूति
एक संगठन के कर्मचारियों और प्रबंधन द्वारा एक लेखा प्रणाली कैसे प्राप्त की जाती है, इसकी प्रभावशीलता और प्रासंगिकता को प्रभावित करती है। लेखांकन प्रणालियों में परिवर्तन के लिए कर्मचारी प्रतिरोध प्रणाली की जटिलता, एक मौजूदा प्रणाली की प्रभावशीलता या लेखांकन नियंत्रण और ऑडिटिंग की शुरूआत पर आशंका के कारण हो सकता है। फिर भी, कभी-कभी, कर्मचारी प्रबंधन के विचारों के विपरीत, लेखा प्रणालियों की आवश्यकता को देख सकते हैं। प्रबंधन से समर्थन की कमी संगठन के निर्णय लेने वाले कार्यों के लिए लेखांकन प्रणाली को अप्रासंगिक बना सकती है। ऐसा इसलिए है क्योंकि सिस्टम द्वारा एकत्रित डेटा अनिवार्य रूप से प्रबंधन के उपयोग और विचार के लिए है।
प्रशिक्षण का स्तर
जब लेखांकन प्रणालियों को एक व्यावसायिक वातावरण में पेश किया जाता है, तो उपयोगकर्ताओं को प्रशिक्षित करना एक महत्वपूर्ण आवश्यकता है। उपयोगकर्ताओं द्वारा प्राप्त किए गए प्रशिक्षण का स्तर और प्रकृति उस तरीके को प्रभावित करती है जिसमें सिस्टम व्यावसायिक उद्देश्यों को पूरा करने के लिए कार्य करता है। उपयोगकर्ताओं, जैसे प्रबंधकों और पर्यवेक्षकों के बीच पर्याप्त प्रशिक्षण की कमी, वित्तीय प्रबंधन के समाधान के बजाय लेखांकन प्रणाली को समस्या का कारण बन सकती है। दूसरी ओर, जो उपयोगकर्ता एक लेखा प्रणाली को अच्छी तरह से प्रशिक्षित करते हैं, वे इस प्रणाली का उपयोग व्यवसाय में लेखांकन और वित्तीय कार्यों को आसान बनाने के लिए करेंगे।
कार्यान्वयन
कार्यान्वयन की प्रकृति और कार्यान्वयन भागीदार लेखांकन प्रणालियों की प्रभावशीलता को प्रभावित करते हैं। कार्यान्वयन स्थापना के समान नहीं है; इसमें एक व्यापार के संचालन में लेखांकन प्रणाली को एकीकृत करना शामिल है। कार्यान्वयन भागीदारों में टीम के सदस्य और महत्वपूर्ण रूप से सेवा प्रदाता शामिल हैं। खराब तरीके से लागू की गई प्रणाली, जिसमें टीम के सदस्यों के समर्थन की कमी होती है और सेवा प्रदाता का अनुसरण विफल हो जाता है। कार्यान्वयन भागीदारों से इनपुट और समर्थन सुनिश्चित करता है कि लेखा प्रणाली अपने कार्यों को ठीक से करती है।
