एक वर्कफ़्लो आरेख किसी दिए गए उत्पाद या सेवा के लिए संपूर्ण कार्य प्रक्रिया के माध्यम से संसाधनों, दस्तावेजों, डेटा और कार्यों के आंदोलन और हस्तांतरण को दर्शाता है। एक सफलतापूर्वक बनाया गया फ़्लोचार्ट सही वर्कफ़्लो का प्रतिनिधित्व जल्दी और स्पष्ट रूप से करेगा।
कार्यकुशलता में सुधार और बाधाओं से बचना
कई कार्य प्रक्रियाएं जटिल और जटिल हो सकती हैं, इसलिए यह समझना महत्वपूर्ण है कि कर्मचारी की समझ और दक्षता में सुधार के लिए कार्यों को कैसे पूरा किया जाता है। वर्कफ़्लो आरेख स्पष्ट रूप से बताता है कि प्रत्येक चरण के लिए कौन जिम्मेदार है, उन्हें कौन से दस्तावेज़ और संसाधन चाहिए, और प्रत्येक चरण में कितना समय चाहिए। उत्पादन के लिए कर्मचारी की भूमिका और संसाधन आवश्यकताओं को जानना प्रबंधन को आसानी से कमजोरियों को परिभाषित करने और बाधाओं को कम करने की अनुमति देता है। अड़चनें वर्कफ़्लो का कोई भी पहलू हैं जो प्रक्रिया के समग्र चक्र समय में बाधा और धीमा करता है।
बढ़ती जवाबदेही और संचार
पूरी तरह से वर्कफ़्लो प्रक्रिया का प्रतिनिधित्व करने से कर्मचारियों को न केवल उनकी नौकरी की जिम्मेदारियों, बल्कि अन्य कर्मचारियों की भूमिकाओं को बेहतर ढंग से समझने की अनुमति मिलती है, जिससे जवाबदेही बढ़ जाती है। आवश्यक अनुसंधान और डेटा संकलन के कारण कार्यस्थल में एक सफल, सटीक वर्कफ़्लो आरेख बनाने से ज्ञान बढ़ता है। संचार में सुधार होता है जब कर्मचारियों को वर्कफ़्लो प्रक्रिया की बेहतर समझ होती है।
गतिविधि दिखाने के लिए आकृतियों का उपयोग करना
वर्कफ़्लो आरेख विशिष्ट आकार का उपयोग करते हैं जो विभिन्न प्रकार की गतिविधियों के अनुरूप होते हैं। एक अंडाकार दिखाता है जहां वर्कफ़्लो शुरू होता है और समाप्त होता है। रेक्टेंगल्स एक प्रक्रिया गतिविधि, कार्य या विश्लेषण का प्रतिनिधित्व करते हैं। हीरे एक निर्णय लेने की प्रक्रिया का संकेत देते हैं, जिसके परिणामस्वरूप आम तौर पर दो संभव वर्कफ़्लो निर्देश होते हैं। यदि किसी निर्णय का उत्तर हां है, तो वर्कफ़्लो अभीष्ट मार्ग पर जारी है, लेकिन यदि उत्तर नहीं है, तो समस्या को हल करने के लिए वर्कफ़्लो को दूसरा मार्ग लेना पड़ सकता है। बहुत सारे हीरे के आकृतियों के साथ एक आरेख नेत्रहीन पालन करने के लिए कठिन हो सकता है। मंडलियां एक गतिविधि से दूसरी गतिविधि में कनेक्टर्स का प्रतिनिधित्व करती हैं।
वर्कफ़्लो डायग्राम को लागू करना
यद्यपि वर्कफ़्लो आरेख को डिजाइन करना एक व्यापक और समय लेने वाली प्रक्रिया हो सकती है, लेकिन इसका कार्यान्वयन अधिक कठिन हो सकता है। प्रबंधक केवल कार्यस्थल में आरेख को पोस्ट नहीं कर सकते हैं और कर्मचारियों से बिना किसी मार्गदर्शन के इसे वितरित करने की अपेक्षा कर सकते हैं। अधिकांश आरेखों को वर्कफ़्लो सुधार सिद्धांत जैसे कि दुबला विनिर्माण, सिक्स सिग्मा या कुल गुणवत्ता प्रबंधन के साथ जोड़ा जाना चाहिए। (संदर्भ 1 देखें)
वर्कफ़्लो डायग्राम के विकल्प
कुछ व्यवसाय वर्कफ़्लो आरेखों जैसे प्रक्रिया, व्यवसाय योजना और प्रवाह नियंत्रण के लिए विकल्पों का उपयोग करते हैं। एक प्रक्रिया, या प्रक्रिया मानचित्र, वर्कफ़्लो और वर्कफ़्लो आरेखों के लिए एक समान अवधारणा है। डेटा, दस्तावेज़ और कार्य जिम्मेदारियों के हस्तांतरण की तुलना में इनपुट और आउटपुट पर अधिक ध्यान केंद्रित करते हुए वर्कफ़्लो की तुलना में एक कार्य प्रक्रिया अधिक विशिष्ट है। व्यावसायिक नियोजन वर्तमान वर्कफ़्लो में सुधार के बजाय दीर्घकालिक लक्ष्यों पर अधिक ध्यान केंद्रित करता है। प्रवाह नियंत्रण में रुचि रखने वाले प्रबंधक विशेष रूप से इन्वेंट्री नियंत्रण में सुधार करते हैं।
