एक सतत इन्वेंट्री सिस्टम लगातार इन्वेंट्री को ट्रैक करता है। यह "इन्वेंट्री" या "माल सूची" खाते में सभी खरीद को जोड़ता है, और उन्हें "बेची गई वस्तुओं की लागत" खाते में ले जाता है क्योंकि वे बेची जाती हैं। हालांकि, एक आवधिक इन्वेंट्री सिस्टम केवल एक लेखा अवधि के अंत में इन्वेंट्री खाते का संतुलन प्रदान करता है। वर्ष के अंत में, इन्वेंट्री बैलेंस को दो प्रविष्टियों के माध्यम से भौतिक गणना को प्रतिबिंबित करने के लिए समायोजित किया जाता है: पहला, अस्थायी इन्वेंट्री को "आय सारांश" खाते में हटा दें और दूसरा, भौतिक इन्वेंट्री बैलेंस दर्ज करें।
शुरुआती माल इन्वेंट्री बैलेंस निकालें। एक आवधिक इन्वेंट्री सिस्टम में, इस शेष को वास्तविक भौतिक गणना तक स्थिर रखा जाता है, जिसमें शामिल लागतों के कारण, आमतौर पर केवल वित्तीय वर्ष के अंत में होता है। आय सारांश खाते को क्रेडिट या बढ़ाएं और माल सूची खाते को हटा दें या हटा दें। दूसरे शब्दों में, इन्वेंट्री बैलेंस को आय सारांश खाते में स्थानांतरित करें।
अंतिम व्यापारिक माल सूची को दर्ज करें, जो कि भौतिक गणना है। क्रेडिट या आय में कमी और डेबिट या माल सूची में वृद्धि।
बेची गई वस्तुओं की लागत की गणना करें। एक आवधिक प्रणाली में, नए माल की सूची और बिक्री को क्रमशः "खरीद" और "बिक्री" खातों में ट्रैक किया जाता है। शुरुआती इन्वेंट्री में खरीदारी जोड़ें, जो कि बिक्री से उपलब्ध सामान प्राप्त करने के लिए पूर्व की समाप्ति सूची है। बेची गई वस्तुओं की लागत प्राप्त करने के लिए अंतिम माल सूची को घटाएं। उदाहरण के लिए, यदि शुरुआती माल सूची शेष $ 1,000 है और इस अवधि के दौरान खरीद $ 500 है, तो बिक्री के लिए उपलब्ध सामान $ 1,500 ($ 1,000 + $ 500) के बराबर है। यदि अंतिम माल माल सूची $ 900 है, तो बेची गई वस्तुओं की लागत $ 600 ($ 1,500 - $ 900) है।
