यदि आपने इस्तीफा देने या सेवानिवृत्त होने के लिए अक्सर कठिन और वजनदार निर्णय लिया है, तो ज्यादातर मामलों में आपको अपना इरादा लिखित रूप में रखना चाहिए। समाचार को तोड़ने के अलावा, पत्र आपके फैसले के पीछे के मुख्य कारणों का भी हवाला देता है। नियोक्ता को इन इरादों को व्यक्त करना एक सामान्य शिष्टाचार है, ताकि कंपनी को आपके प्रस्थान के लिए तैयार करने का समय मिल सके।
पत्र की पहली पंक्ति में तुरंत कंपनी छोड़ने के अपने इरादे को पहचानें। परिभाषित करें कि यह इस्तीफा है या सेवानिवृत्ति है। उदाहरण के लिए, एक साधारण, "मैं जॉन स्मिथ को बिक्री सहायक के रूप में अपने पद से इस्तीफा देने के अपने निर्णय से अवगत कराने के लिए यह पत्र लिख रहा हूं।"
अपने प्रस्थान की सटीक प्रभावी तिथि दर्ज करें। कंपनी को कम से कम दो सप्ताह का पर्याप्त नोटिस दें। भले ही यह आपके रोजगार अनुबंध की स्थिति नहीं है, यदि आप इस्तीफा दे रहे हैं और किसी अन्य फर्म में रोजगार पाने की योजना बना रहे हैं, तो आपको अपनी पुरानी फर्म में सकारात्मक प्रभाव छोड़ना चाहिए। नए नियोक्ता आमतौर पर पुराने नियोक्ताओं को आपके काम और छोड़ने के कारणों के बारे में पूछने के लिए कहते हैं।
अपने प्रस्थान के कारण पर चर्चा करें। सामान्य कारणों का उपयोग करें, जैसे "मैं एक नया करियर बना रहा हूं" या "मैं नए अवसरों का पीछा कर रहा हूं।" नौकरी से नकारात्मक मुद्दों को लाने से बचें जो आपके निर्णय को प्रेरित कर सकते हैं, जैसे प्रबंधक के साथ एक बुरा अनुभव। भविष्य में रेफरल की आवश्यकता होने पर, आपको कंपनी के प्रबंधकों पर सकारात्मक प्रभाव छोड़ने का महत्व रखना चाहिए।
चिट्ठी को बंद करने के लिए कंपनी के साथ काम करने के लिए आप कितने आभारी हैं, इस पर चर्चा करें। यह आपका निर्णय है कि क्या आप यहां अपने प्रतिस्थापन को प्रशिक्षित करने में मदद करना चाहते हैं। यदि आप चाहते हैं कि मानव संसाधन आपकी भविष्य की योजनाओं को जाने, तो आप पत्र में और विस्तार से जा सकते हैं।
अपना फ़ोन नंबर प्रदान करें और मानव संसाधन प्रबंधक से अंतिम मुद्दों पर चर्चा करने के लिए संपर्क करने के लिए कहें, जैसे कि आपके बाहर निकलने के साक्षात्कार की तारीख। यदि आप सेवानिवृत्त हो रहे हैं, तो कंपनी के लाभ प्रशासन विभाग से अपने सेवानिवृत्ति लाभों के बारे में संपर्क करें।
