क्रय लागत को नियंत्रित करने और ग्राहक सेवा लक्ष्यों को पूरा करने के लिए एक इन्वेंट्री प्रणाली महत्वपूर्ण है। जबकि इलेक्ट्रॉनिक इन्वेंट्री प्रबंधन कार्यक्रम एक सहायक प्रशासन उपकरण है, एक अच्छी प्रणाली की कुंजी आपके द्वारा बनाई गई प्रक्रियाओं की ताकत में निहित है। एक अच्छी तरह से विकसित प्रणाली में कुछ सबसे महत्वपूर्ण तत्व आइटम विवरण, एक नंबरिंग प्रणाली, माप की मानक इकाइयां और सटीक आइटम लेबलिंग हैं।
आइटम विवरण और संख्या
एक स्टॉक सूची बनाएं जिसमें प्रत्येक आइटम के लिए विवरण और एक अद्वितीय चार-से-वर्ण संख्या शामिल है। विवरण बनाने के लिए एक सर्वोत्तम अभ्यास एक संज्ञा के साथ शुरू करना है और फिर आइटम का वर्णन करने के लिए महत्व के अवरोही क्रम में विशेषण का उपयोग करना है। "कप, कॉफ़ी, लार्ज, ब्राउन", "कप, कॉफ़ी, मीडियम, व्हाइट" और "कप, कॉफ़ी, स्मॉल, व्हाइट" जैसे विवरण कुछ उदाहरण हैं। आइटम नंबरों को बस पहचानना चाहिए, एक आइटम का वर्णन नहीं करना चाहिए। हालाँकि, आप अपने आइटम नंबर की शुरुआत में विवरण से कुछ अक्षरों को शामिल कर सकते हैं ताकि आइटम आसानी से दिख सकें। उदाहरण के लिए, आप एक सोडा कप की पहचान करने के लिए "CUC101" नंबर का उपयोग कॉफी कप और नंबर "CUS101" की पहचान करने के लिए कर सकते हैं।
माप की मानक इकाइयों पर निर्णय लें
पिक सूचियों और सूची रिपोर्ट को स्पष्ट करने के लिए माप की अनुमोदित इकाइयों की एक सूची बनाएं। अधिकांश व्यवसायों के लिए, डिफ़ॉल्ट उपाय वे इकाइयाँ हैं जिनमें आप आमतौर पर एक वस्तु खरीदते हैं। सामान्य इकाइयां प्रत्येक, टुकड़ा, पैर, पाउंड या गैलन जैसे शब्दों के लिए संक्षिप्त हैं। सर्वोत्तम-अभ्यास दिशानिर्देशों की सलाह है कि आप एक संक्षिप्त नाम चुनें और इसकी वर्तनी और उपस्थिति दोनों को लगातार लागू करें।
स्थान नाम स्थापित करें
असाइन किए गए स्थान किसी भी भंडारण कक्ष या गोदाम में आइटम ढूंढना आसान बना सकते हैं, चाहे वह कितना भी बड़ा हो। यदि आप स्थान से अधिक वस्तुओं को संग्रहीत करते हैं, तो प्रत्येक स्थान को एक नाम या कोड संख्या दें, जैसे कि मुख्य गोदाम के लिए "एम" और अधिशेष भंडारण के लिए "एस"। फिर कमरे को वर्गों में विभाजित करें, और प्रत्येक को एक अनूठा नाम दें। उदाहरण के लिए, अनुभाग गलियारे या बिन संख्या के अनुरूप हो सकते हैं। विशिष्ट इन्वेंट्री आइटम के लिए शेल्फ स्थानों की पहचान करके इस कार्य को पूरा करें। स्पष्ट रूप से इन्वेंटरी कंपनी एक नंबरिंग सिस्टम का उपयोग करने की सिफारिश करती है जिसमें सबसे कम संख्या उच्चतम शेल्फ से मेल खाती है और फर्श की ओर उतरती है। उदाहरण के लिए, "M-2-4" जैसे एक लेबल आपको बताता है कि एक आइटम मुख्य गोदाम के दो गलियारों में चौथे शेल्फ पर है।
लेबल और स्टोर सूची
प्रत्येक इन्वेंट्री आइटम के लिए एक लेबल बनाएं जो आपके द्वारा बनाई गई स्टॉक सूची से मेल खाती है। जैसे ही आप लेबल, स्टोर और आइटम दर्ज करते हैं, माप की इकाइयाँ और स्थान की जानकारी एक इन्वेंट्री डेटाबेस में डालते हैं, भौतिक सूची गणना का संचालन करते हैं। डेटाबेस से दस्तावेज़ लेने और प्राप्त करने का प्रिंट लें और डेटाबेस को अपडेट करने और इन्वेंट्री रिपोर्ट बनाने के लिए इनका उपयोग करें।
