प्रौद्योगिकी ने कार्यालय उत्पादन प्रक्रियाओं में क्रांति ला दी है, जिससे कॉपियर्स को विशाल नेटवर्क योग्य प्रिंटर में बदल दिया गया है। जिस तरह किसी भी सुविधा के दुरुपयोग की संभावना है, कॉपियर्स के उच्च-गुणवत्ता वाले आउटपुट बौद्धिक संपदा के दुरुपयोग की सुविधा प्रदान कर सकते हैं। जब आप विचार करते हैं कि ये मशीनें आपके स्कूल या व्यवसाय को क्या पेशकश कर सकती हैं, तो उनकी सकारात्मकता उनके नुकसान से आगे निकल सकती है, लेकिन उनके नकारात्मक प्रभाव आपको उनके कार्यान्वयन और उपयोग के लिए सावधानीपूर्वक योजना बनाने के लिए प्रेरित करना चाहिए।
दस्तावेज़ प्रजनन
कम-मात्रा वाले बहुक्रिया प्रिंटर के अलावा, कॉपियर आपके लेजर प्रिंटर के लिए खरीदी जाने वाली आपूर्ति के समान टोनर पर निर्भर करते हैं। जितना अधिक आप उपकरण पर खर्च करते हैं, उतना ही बेहतर इसका रिज़ॉल्यूशन, उन उपकरणों तक, जो मूल दस्तावेजों से लगभग अप्रभेद्य उत्पादन का उत्पादन करते हैं। पूर्ण रंग या मोनोक्रोम - केवल काला - ये मशीनें छोटी मात्रा में बड़ी मात्रा में प्रतियां निकाल सकती हैं। जिस सहजता और विश्वास के साथ वे स्रोत सामग्री का पुनरुत्पादन करते हैं, वह सूचना सुरक्षा, डेटा चोरी, कॉपीराइट उल्लंघन और जालसाजी के बारे में चिंताओं को दूर कर सकती है। एक व्यवसाय सेटिंग में, एक चिकित्सा या कानूनी कार्यालय, या किसी भी परिदृश्य में जिसमें मालिकाना या गोपनीय डेटा शामिल होता है, कॉपियर कानून या कस्टम द्वारा विनियमित जानकारी के नियंत्रण के लिए खतरा पैदा कर सकते हैं।
कार्यात्मक सुविधा
प्रारंभिक कॉपियों में स्वचालित दस्तावेज़ फीडरों का अभाव था और मल्टीकोपी के रन नहीं बना सकते थे। आधुनिक उपकरण एक दस्तावेज़ को एक आकस्मिक अधिनियम में डुप्लिकेट करने के कार्य को बदल देता है। घर या कार्यालय के कंप्यूटरों के लिए नेटवर्क, इनमें से एक मशीन कई डेस्कटॉप प्रिंटरों को प्रौद्योगिकी के साथ बदल सकती है जो स्वचालित रूप से दो तरफा प्रतियां, कोलाज और स्टेपल दस्तावेज़ों का उत्पादन करते हैं, तत्काल दोहराव के लिए अक्सर पुनर्मुद्रित रूपों को स्टोर करते हैं, डेस्कटॉप या कॉपियर ग्लास और ईमेल से फैक्स। इसका उत्पादन। यह सुविधा कार्यालय संचालन को गति और सरल बना सकती है, लेकिन कापियर नियंत्रण की जटिलता उपयोगकर्ताओं को गलत विकल्प चुनने, कागज को बर्बाद करने और बाहरी आउटपुट पर आपूर्ति करने के लिए प्रेरित कर सकती है।
परिचालन लागत
क्योंकि अधिकांश कॉपियर लेजर प्रिंटर की तरह काम करते हैं, वे कागज की चादरों की सतह पर प्लास्टिक और रंग एजेंटों के मिश्रण का एक फ्यूज बनाते हैं। यह फ़्यूज़िंग प्रक्रिया गर्मी पर निर्भर करती है, जो बिजली की भूख को बढ़ावा देती है, जिससे कार्यालय उपयोगिता लागत बढ़ जाती है। कॉपियर को उपभोग्य सामग्रियों की भी आवश्यकता होती है, जिसमें टोनर भी शामिल है जो लेजर प्रिंटर के लिए समान आपूर्ति से अधिक खर्च कर सकता है। ये उच्च-उपज वाले कारतूस तुलनीय डेस्कटॉप-प्रिंटर आपूर्ति की तुलना में लंबे समय तक रह सकते हैं, लेकिन यह प्रदर्शन उच्च मूल्य का टैग ले जाता है। विशेष रूप से उच्च-मात्रा संचालन में, कोपियर्स को अपने आउटपुट प्रदर्शन को बनाए रखने के लिए आवधिक सेवा की आवश्यकता हो सकती है। एक सेवा अनुबंध आपूर्ति और रखरखाव दोनों को कवर कर सकता है, लेकिन यह आपके निचले लाइन में एक और निश्चित लागत जोड़ता है।
डेटा प्रतिधारण
एक कापियर जो तुरंत याद और आउटपुट के लिए दस्तावेज़ की जानकारी संग्रहीत करता है, और जो फैक्स और ईमेल आपके द्वारा नकल की जाती है, वह छोटी या लंबी अवधि की पुनर्प्राप्ति के लिए पेज स्कैन को बनाए रखने के लिए एक आंतरिक हार्ड ड्राइव का उपयोग करता है। वह डेटा संग्रहण कार्यालय के कार्यों के लिए सुविधा प्रदान करता है, लेकिन यह आकस्मिक या जानबूझकर दुरुपयोग के जोखिम के लिए संवेदनशील जानकारी को अधीन कर सकता है। किसी भी हार्ड ड्राइव की तरह, एक कापियर में स्टोरेज मैकेनिज़्म आपके द्वारा जानकारी और दस्तावेज़ों को मिटा देने के बाद लंबे समय तक रहस्य बना सकता है, और जब आप किसी सिस्टम को बेचते हैं या डिकॉम्पिशन करते हैं तो उसी तरह के सुरक्षा प्रावधानों की आवश्यकता होती है जो आप कंप्यूटर हार्ड ड्राइव पर लागू करते हैं।
