आंतरिक नियंत्रण वे प्रक्रियाएं हैं जो कंपनियां अपनी संपत्ति की सुरक्षा और सटीक, विश्वसनीय वित्तीय विवरणों का उत्पादन करने के लिए विकसित करती हैं। जब किसी कंपनी के पास आंतरिक नियंत्रण प्रक्रियाएं मजबूत नहीं होती हैं, तो धोखाधड़ी बहुत आसान हो सकती है। संगठनों को अक्सर अपने आंतरिक नियंत्रण प्रणालियों की निगरानी करके और उन्हें मजबूत होने के लिए समायोजित करके संभावित खतरों से खुद को बचाना चाहिए।
गलत वित्तीय विवरण
यदि किसी संगठन को पता चलता है कि उसके वित्तीय वक्तव्यों में गलतियाँ हैं, तो संगठन की आंतरिक नियंत्रण प्रणाली में कोई समस्या हो सकती है। आंतरिक नियंत्रणों का एक बुनियादी मूल कर्तव्य कर्तव्यों के पृथक्करण का सिद्धांत है। इसका मतलब है कि विभिन्न कर्मचारी लेखांकन कर्तव्यों के विभिन्न क्षेत्रों को संभालते हैं। यदि एक ही व्यक्ति सभी कर्तव्यों को संभालता है, तो यह एक कमजोर आंतरिक नियंत्रण प्रणाली का संकेत है। यदि वित्तीय रिपोर्टिंग में गलतियाँ होती हैं, तो एक कंपनी को उन लेखांकन प्रक्रियाओं पर ध्यान देना चाहिए जो इसका उपयोग करती हैं।
गुम दस्तावेज
यदि कोई कंपनी कुछ दस्तावेज़ नहीं ढूँढ सकती है, जैसे कि चालान या खरीद आदेश, यह कमजोर नियंत्रण का एक और संकेत हो सकता है। एक संगठन रिकॉर्डिंग, पोस्टिंग और दस्तावेज दाखिल करने की प्रक्रिया विकसित करता है। यदि कोई दस्तावेज़ खो जाता है, तो एक अच्छा मौका है कि कंपनी की प्रक्रियाओं में समस्याएं हैं। यदि एक कर्मचारी के पास बहुत अधिक नियंत्रण है, तो वह कंपनी को धोखा देने के लिए प्रलेखन में हेरफेर कर सकता है।
लिखित प्रक्रियाओं का अभाव
संगठन द्वारा उपयोग की जाने वाली प्रत्येक प्रक्रिया और गतिविधि का पालन करने के लिए लिखित प्रक्रियाएं होनी चाहिए। लिखित प्रक्रियाओं के बिना, कर्मचारी उचित प्रक्रियाओं को नहीं जान सकते हैं और गलत तरीके से गतिविधियों को पूरा कर सकते हैं। एक मजबूत आंतरिक नियंत्रण प्रणाली ने सभी व्यावसायिक गतिविधियों के लिए प्रक्रियाओं और नीतियों को लिखा है।
ग्राहक की शिकायत
एक कमजोर आंतरिक नियंत्रण प्रणाली का एक और संकेत ग्राहक की शिकायतों की सामान्य संख्या से अधिक है। संगठनों को यह सुनिश्चित करने के लिए एक प्रणाली विकसित करनी चाहिए कि ग्राहक उत्पादों और सेवाओं से प्रसन्न हों। यदि बहुत अधिक शिकायतें हैं, तो प्रबंधन को समस्या पर ध्यान देना चाहिए और समझना चाहिए कि इसके आंतरिक नियंत्रण में कोई कमजोरी हो सकती है।
ऑडिट
संगठन यह निर्धारित करने के लिए लेखा परीक्षकों को नियुक्त करते हैं कि वित्तीय रिकॉर्ड कितने सही तरीके से रखे जा रहे हैं। एक ऑडिट समस्याग्रस्त क्षेत्रों, खतरों, जोखिमों और अन्य संभावित समस्याओं को उजागर करेगा। यदि कोई कंपनी नियमित आधार पर किसी ऑडिटर को नियुक्त नहीं करती है, तो इन खतरों का पता लगाना कठिन होगा। कंपनियों के लिए नियमित आधार पर ऑडिट पूरा करना एक नियमित व्यवसायिक अभ्यास है।
