चाहे आपका अपना व्यवसाय हो या आप एक को शुरू करने की योजना बना रहे हों, आंतरिक नियंत्रण करना महत्वपूर्ण है। ये प्रक्रियाएं अच्छे कॉर्पोरेट प्रशासन का एक मूलभूत हिस्सा हैं, क्योंकि उनका उद्देश्य उन जोखिमों की पहचान करना और उनका प्रबंधन करना है जो आपके व्यवसाय को बढ़ने से रोकते हैं और साथ ही उन्हें सरकारी नियमों और विनियमों के अनुपालन में रखते हैं। एक आंतरिक नियंत्रण लेखा परीक्षा आमतौर पर कंपनी के प्रबंधन दल, निदेशक मंडल और अन्य उद्योग विशेषज्ञों द्वारा संचालित की जाती है। इसमें धोखाधड़ी, चोरी, दुरुपयोग और मानव त्रुटि को रोकने और पता लगाने के उद्देश्य से लेखांकन और प्रशासनिक नियंत्रण शामिल हैं।
टिप्स
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आंतरिक नियंत्रण का प्राथमिक उद्देश्य कंपनी की वित्तीय जानकारी की अखंडता सुनिश्चित करना है।
आंतरिक नियंत्रण के प्रकार
आंतरिक नियंत्रण के विभिन्न प्रकार हैं, और प्रत्येक का एक विशिष्ट उद्देश्य है। वे सभी जोखिम को कम करते हुए एक कंपनी की दक्षता और प्रदर्शन को बेहतर बनाने का लक्ष्य रखते हैं। इसमें शामिल है:
- निवारक नियंत्रण: निवारक नियंत्रणों का उद्देश्य त्रुटियों को पहली जगह पर होने से रोकना है और यह सुनिश्चित करना है कि सभी विभाग अपने लक्ष्यों को पूरा कर रहे हैं। उदाहरण के लिए, आपकी प्रबंधन टीम संगठन की सूची, सुरक्षा प्रणाली, उपकरण और अन्य संपत्तियों की जांच कर सकती है, कर्मचारियों को विशिष्ट कार्य करने और विभिन्न प्रक्रियाओं को अनुमोदित करने के लिए अधिकृत कर सकती है।
* जासूसी नियंत्रण: जासूसी नियंत्रण का उद्देश्य आपके संगठन के भीतर समस्याओं और अनियमितताओं के कारण की पहचान करना है। इसमें कंपनी के प्रदर्शन को निर्धारित करने के लिए वर्तमान प्रदर्शन के पूर्वानुमान, बजट और पिछले परिणामों की जानकारी की तुलना करना शामिल है।
- सुधारात्मक नियंत्रण: सुधारात्मक नियंत्रण का उद्देश्य त्रुटियों को ठीक करना है। उदाहरण के लिए, आपकी कंपनी की प्रबंधन टीम क्रैश या सुरक्षा उल्लंघन की स्थिति में आवश्यक जानकारी को पुनर्प्राप्त करने के लिए डेटा का बैकअप लेने की सिफारिश कर सकती है। इस प्रकार के ऑडिट में आमतौर पर जासूसी और निवारक नियंत्रण शामिल होते हैं।
लेखा नियंत्रण का उद्देश्य
लेखांकन भी वित्तीय रिकॉर्ड की सटीकता और अखंडता सुनिश्चित करने के लिए नियंत्रण का उपयोग करता है। ये नियंत्रण संबंधित हैं, लेकिन समग्र आंतरिक नियंत्रणों से अलग हैं, हालांकि वे उतने ही महत्वपूर्ण हैं। लेखांकन नियंत्रण का उद्देश्य प्रबंधन और अन्य लोगों को कंपनी में निहित स्वार्थ से रखने में मदद करना है ताकि कंपनी को वास्तव में होने की तुलना में अधिक लाभदायक प्रतीत हो सके।
लेखांकन नियंत्रण में कुछ वित्तीय दस्तावेजों को प्रबंधन के हाथों से बाहर रखने और रिकॉर्ड को एक लॉक किए गए स्थान पर रखने या दूर से जहां दिन-प्रतिदिन के व्यावसायिक संचालन किए जाते हैं, शामिल हैं। लेखांकन दल अक्सर लेखांकन नियंत्रण के लिए अपने तरीकों में निवारक, जासूसी और सुधारात्मक नियंत्रण का उपयोग करते हैं, और लेखांकन नियंत्रण संगठन के लिए सटीक आंतरिक लेखापरीक्षा को अधिक संभव बनाता है।
आंतरिक नियंत्रण के कुल उद्देश्य
संगठन के भीतर हर प्रकार के आंतरिक नियंत्रण का उद्देश्य निम्नलिखित तीन क्षेत्रों में नैतिक और कुशल कामकाज सुनिश्चित करना है:
- संचालन: आंतरिक नियंत्रण एक संगठन को चरम दक्षता पर संचालित करने में मदद करते हैं, जब यह वित्त, कर्मियों और व्यावसायिक प्रक्रियाओं की बात आती है। वे नुकसान की रोकथाम और भविष्य के अनुमानों में भी संगठनों की सहायता करते हैं।
- रिपोर्ट कर रहा है: आंतरिक नियंत्रण सभी प्रकार की रिपोर्टिंग को अधिक सटीक, वित्तीय या अन्यथा बनाते हैं। उनका उद्देश्य समस्याओं की पहचान करना, उन्हें हल करना और फिर उन्हें भविष्य में सभी चीजों को अच्छी तरह से और सही ढंग से दस्तावेज करते हुए रोकना है।
- अनुपालन: आंतरिक नियंत्रण का उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि एक कंपनी अपने उद्योग से संबंधित सभी आंतरिक और बाहरी नियमों और विनियमों के अनुपालन में है। इसमें विनिर्माण से लेकर श्रम कानून, ब्रांडिंग और यहां तक कि OSHA मानकों तक सब कुछ शामिल है।
आंतरिक नियंत्रण के समग्र लाभ
आंतरिक नियंत्रण के उद्देश्य धोखाधड़ी और चोरी को रोकने से परे हैं। जब सही ढंग से किया जाता है, तो वे जोखिम, अपशिष्ट और दुरुपयोग को कम करने में मदद कर सकते हैं। ये ऑडिट लागू कानूनों और नियमों के साथ कंपनी के अनुपालन को साबित करते हैं, कुप्रबंधन के कारण नुकसान के खिलाफ अपने संसाधनों की रक्षा करते हैं और विश्वसनीय वित्तीय डेटा बनाए रखते हैं।
कोई भी कंपनी बड़ी या छोटी आंतरिक नियंत्रण से लाभान्वित हो सकती है। हालांकि, छोटे व्यवसाय स्थापित कंपनियों की तुलना में धोखाधड़ी और उच्च औसत नुकसान का अनुभव करने के लिए अधिक असुरक्षित हैं। वित्तीय रिकॉर्ड से भ्रष्टाचार, कर्मचारी चोरी और डेटा चूक आम हैं। इस कारण से, छोटे व्यवसाय मालिकों को नियमित रूप से आंतरिक नियंत्रण करने के लिए अतिरिक्त सावधानी बरतने की आवश्यकता होती है।
