आपके संगठन ने अभी एक नया कार्यक्रम बनाया है, और आपको अपने ग्राहकों को इसके बारे में बताने की आवश्यकता है। ऐसा करने का सबसे आसान तरीका प्रत्येक ग्राहक को पत्र भेजकर उसे कार्यक्रम के बारे में सूचित करना है। क्लाइंट का ध्यान आकर्षित करने के लिए, आपका पत्र आकर्षक होना चाहिए ताकि वह उसे पढ़े / और आपका पत्र सूचनात्मक होना चाहिए, ताकि वह समझ सके कि कार्यक्रम क्या है। यहां तक कि अगर कार्यक्रम आपके ग्राहक को लाभान्वित करेगा, तो लोग सीधे मेलिंग पढ़ने के लिए अनिच्छुक होते हैं, इसलिए आपको सूचना और अनुनय के बीच सही संतुलन बनाना चाहिए।
दिनांक टाइप करें, और एक पंक्ति छोड़ें। अपने वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम पर मेल मर्ज फंक्शन का उपयोग क्लाइंट के नाम और पते में जोड़ने के लिए करें, या सामान्य पत्र पसंद करने पर उन्हें छोड़ दें।
एक अतिरिक्त लाइन छोड़ें और "प्रिय श्री / एम। एस। (क्लाइंट का नाम)" टाइप करें, जिसके बाद एक कोलन, या टाइप करें "डियर वैल्यूड क्लाइंट" जिसके बाद एक सामान्य सैल्यूटेशन होता है। हालांकि, ध्यान रखें कि लोगों को उन संदेशों को पढ़ने की अधिक संभावना है जो उन्हें विशेष रूप से संबोधित किए जाते हैं, इसलिए यदि आप क्लाइंट के नाम और पते में जोड़ सकते हैं, तो आपको ऐसा करना चाहिए।
पत्र को किसी ऐसी चीज से शुरू करें जो ग्राहकों का ध्यान खींचे। एक प्रासंगिक तथ्य या आँकड़ा उनकी दिलचस्पी हो सकती है; उदाहरण के लिए। "क्या आप जानते हैं कि आप हमारे नए कार्यक्रम पर प्रति माह $ 50.00 के लिए अपने बच्चों को सुनिश्चित कर सकते हैं?" इस तरह प्रत्यक्ष लाभ के साथ शुरू करने से ग्राहकों का ध्यान आकर्षित होगा और उन्हें और अधिक पढ़ने के लिए प्रोत्साहित किया जाएगा।
कार्यक्रम के बारे में सामान्य विवरण दें। पर्याप्त जानकारी प्रदान करें कि ग्राहक एक सूचित निर्णय ले सकते हैं लेकिन इतना नहीं कि आप उन्हें बढ़िया प्रिंट के साथ अभिभूत कर देंगे। उन्हें बताएं कि वे विवरण कहां प्राप्त कर सकते हैं; उदाहरण के लिए, अपने वेब साइट के विवरण और कार्यक्रम के आवेदन के साथ एक स्वागत पैकेट पर जगह।
ग्राहकों को बताएं कि अगर वे रुचि रखते हैं तो क्या करें। एक फ़ोन नंबर या वेब साइट प्रदान करें जहाँ वे साइन अप कर सकें। यदि लागू हो, तो प्रासंगिक तिथियां, स्थान और समय सीमा दें।
"साभार," टाइप करके पत्र को बंद करें और तीन पंक्ति स्थान छोड़ें। अपना नाम लिखें। अपने संगठन की वेब साइट पर अक्षरों को प्रिंट करें और प्रत्येक अक्षर में अपने नाम के ऊपर अपना नाम लिखें। यदि आप प्रत्येक प्रतिलिपि पर हस्ताक्षर करने में असमर्थ हैं, तो अपने नाम का एक ग्राफिक बनाएं और इसे दस्तावेज़ में डालें, ताकि जब आप पत्र मुद्रित करें, तो उनमें से प्रत्येक पर "हस्ताक्षर" हो।
