एक अधिसूचना पत्र कैसे लिखें

पत्र यह सुनिश्चित करने का सबसे अच्छा तरीका है कि कर्मचारियों या ग्राहकों को नीति में बदलाव के बारे में सूचित किया जाए। लोग संकेतों और ईमेल को अनदेखा करते हैं क्योंकि वे हर दिन इतने सारे विज्ञापनों और ईमेल संदेशों के साथ बमबारी करते हैं। दूसरी ओर, पत्र को अनदेखा करना अधिक कठिन है क्योंकि वे औपचारिकता और महत्वपूर्ण संदेशों से जुड़े हैं। अधिसूचना पत्र लिखने के लिए सरल हैं और बहुत प्रभावी हैं।

अपने लेटर में कंपनी लेटरहेड लोड करें। अधिकांश कंपनियों की नीतियां ऐसी होती हैं जो आधिकारिक संचार लेटरहेड पर होनी चाहिए क्योंकि यह स्थिरता और प्राधिकरण के विचार को व्यक्त करने में मदद करती है।

दिनांक लिखकर पत्र खोलें। यदि पत्र किसी व्यक्ति के पास जा रहा है, तो प्राप्तकर्ता का नाम और पता लिखें। यदि पत्र समान सूचनाओं के सामूहिक मेलिंग का हिस्सा होगा, तो नाम टाइप न करें, या नाम डालने के लिए अपने वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम पर मेल-मर्ज सुविधा का उपयोग करें।

"प्रिय Mr./Ms। (नाम)" टाइप करके पत्र शुरू करें, उसके बाद एक बृहदान्त्र, या अधिक सामान्य मेलिंग के लिए "डियर वैल्यूड कस्टमर" या इसी तरह की सुहागरात।

स्थिति को संक्षेप में बताकर पत्र शुरू करें। यदि आप बुरी खबर देने के लिए लिख रहे हैं, जैसे कि अतिदेय पुस्तकों या पूर्व देय बिल की सूचना में, यह बताएं कि बिल क्या था और यह कितनी देर से है। यदि आप नीति में बदलाव के बारे में ग्राहकों को सूचित करने के लिए लिख रहे हैं, तो उस समस्या की व्याख्या करें जिसने नीति में बदलाव की आवश्यकता पैदा की है।

स्पष्ट रूप से और स्पष्ट रूप से नोटिस की व्याख्या करें ताकि प्राप्तकर्ता संदेश को याद नहीं करेगा। पॉलिसी कब लागू होगी, इसके लिए संबंधित तिथियां प्रदान करें।

कार्रवाई की जानकारी जैसे कि कोई समय सीमा या प्रक्रिया दें जिसे प्राप्तकर्ता को पत्र का पालन करना चाहिए। यदि आपके पास प्रश्न हैं तो अपनी संपर्क जानकारी प्रदान करें।

अपने ध्यान के लिए कर्मचारी या ग्राहक को धन्यवाद देकर पत्र को बंद करें, और अपना नाम लिखें। अपने नाम के ऊपर के स्थान में साइन इन करें।

टिप्स

• पत्र को संक्षिप्त रखें और तथ्य की बात करें। यदि आप बहुत अधिक ग्राहकों से माफी मांगते हैं तो कर्मचारी इसे एक संकेत के रूप में व्याख्या कर सकते हैं कि वे नोटिस या नीति परिवर्तन के साथ बहस कर सकते हैं।