एक सलाहकार के रूप में, आप ग्राहकों को एक पेशेवर सेवा प्रदान करते हैं। पेशेवर सेवा उद्योग में, अनुबंध या सेवा समझौते सेवा की शर्तों को रेखांकित करते हैं, जिसमें प्रदान की गई सेवाओं, भुगतान अनुसूची और सलाहकार और ग्राहक के बीच संबंधों के लिए समय सीमा शामिल है। सलाहकार के रूप में, परामर्श अनुबंध समाप्त होने पर आपको अपने ग्राहक को एक अनुस्मारक पत्र लिखना है।
लेटरहेड का उपयोग करें जिसमें आपका नाम और संपर्क जानकारी हो, या अनुस्मारक पत्र के शीर्ष पर यह जानकारी टाइप करें। ग्राहक को ठीक से पता होना चाहिए कि पत्र किसका है।
पहले पैराग्राफ में अनुस्मारक पत्र के उद्देश्य को स्पष्ट करें। ग्राहक को याद दिलाएं कि परामर्श अनुबंध समाप्त होने वाला है। उस विशिष्ट तिथि को शामिल करें जिसे अनुबंध समाप्त हो रहा है।
अगले पैराग्राफ में अनुबंध (यदि लागू हो) को नवीनीकृत करने के लिए क्लाइंट को आमंत्रित करें। अपनी परामर्श सेवाओं के बारे में कुछ सकारात्मक कहें, जैसे कि आपने क्लाइंट के लिए अब तक प्राप्त किए गए परिणाम। आप अनुबंध को नवीनीकृत करने के लिए ग्राहक को मनाने के लिए छूट या अन्य प्रोत्साहन भी दे सकते हैं।
अंतिम पैराग्राफ में, ग्राहक को बताएं कि यदि कोई प्रश्न हैं या यदि वह अनुबंध का विस्तार करना चाहता है, तो आपसे कैसे संपर्क कर सकता है। आमतौर पर, यह फोन या ईमेल द्वारा होता है। समापन मामलों पर चर्चा करने के लिए किसी भी अनुबंध नवीनीकरण की परवाह किए बिना, ग्राहक को आपसे संपर्क करने के लिए कहेंगे। इससे आपको संपर्क को नवीनीकृत करने के लिए उसे मनाने का एक और मौका मिलेगा।
अनुस्मारक पत्र के अंत में एक पेशेवर समापन, अपना हस्ताक्षर और अपना टाइप किया हुआ नाम जोड़ें।
