कई संगठनों में समस्याएं हैं, और एक समस्या को हल करने के बारे में एक ज्ञापन लिखने के लिए आपको विशिष्ट चरणों का पालन करना चाहिए। । इससे पहले कि आप एक ज्ञापन लिख सकें आपको समस्या से संबंधित सभी सूचनाओं के साथ-साथ इसमें शामिल व्यक्तियों की आवश्यकता है। कभी-कभी एक समस्या को हल करना संचार में सुधार का विषय है।
समस्या को निर्धारित या परिभाषित करना है। आपके ज्ञापन को एक समस्या कथन के साथ शुरू करना चाहिए। यह एक त्वरित सारांश है कि समस्या क्या है। सुनिश्चित करें कि आपने यह जानकारी सबसे सरल शब्दों में लिखी है, ताकि इसमें शामिल सभी लोग समस्या को समझ सकें।
समस्या के संभावित कारणों का पता लगाएं। कारणों को समाप्त करने की दिशा में आपकी कार्य योजना को तैयार किया जा सकता है।
लिखें कि समस्या से कौन और क्या प्रभावित है। प्रभावित सभी लोगों और विभागों की सूची बनाएं और बताएं कि कैसे। उदाहरण के लिए, एक अपर्याप्त कंप्यूटर सिस्टम ग्राहक सेवा विभाग को प्रभावित करेगा क्योंकि यह जल्दी से कॉल नहीं ले पाएगा। इससे किसी कंपनी की लाभप्रदता कम हो सकती है क्योंकि खराब ग्राहक सेवा से बाजार में हिस्सेदारी का नुकसान हो सकता है।
समस्या के संभावित समाधानों की एक सूची बनाएं। एक समाधान कंप्यूटर सिस्टम के लिए एक पूर्ण उन्नयन हो सकता है। एक और संभव समाधान एक खराब प्रणाली के कारण कॉल की अधिकता को संभालने के लिए अधिक ग्राहक सेवा प्रतिनिधियों को नियुक्त करना है। समस्या के उतने समाधान लिखिए जितने के साथ आप आ सकते हैं।
सबसे अच्छा संभव समाधान सुझाएं। समझाएं कि आपके द्वारा चुनी गई विधि सबसे अच्छी क्यों है। निर्धारित करें कि कौन इसे लागू करने में मदद करेगा। आपकी सिफारिश में उन लागतों को शामिल करना चाहिए जो खर्च होंगे। सुनिश्चित करें कि समाधान में शुरुआती समय और समाप्ति समय है। समाधान में भाग लेने वाले व्यक्तियों या विभागों को रेखांकित करें।
