क्रय नीति लिखना समय की बर्बादी की तरह लग सकता है, खासकर एक छोटी कंपनी में। लेकिन एक औपचारिक नीति है जो सभी कर्मचारियों को समझ में आती है, यह सुनिश्चित करने में मदद करेगी कि आप अपना परिचालन पैसा बुद्धिमानी से खर्च करते हैं। जैसे-जैसे आप बढ़ेंगे, लिखित नीतियां आपकी सफलता के लिए महत्वपूर्ण हो जाएंगी। अपनी क्रय नीति उन लोगों के साथ लिखें जो इसका उपयोग करेंगे। यदि वे नीति को समझने में असमर्थ हैं, या यदि प्रक्रिया बहुत जटिल या अनिच्छुक है, तो कर्मचारी निराश हो जाएंगे और काम पूरा करने के लिए या तो गलती करने या जानबूझकर नीति की अनदेखी करने की अधिक संभावना है।
निर्णय लें कि कंपनी की ओर से खरीदारी करने का अधिकार किसके पास होगा। क्रय प्राधिकरण पर कोई सीमा निर्धारित करें और निर्धारित करें कि कौन उन सीमाओं पर खरीद को मंजूरी देगा।
वेंडर चयन के लिए दिशा निर्देश लिखें। निर्धारित करें कि बोली प्रक्रिया कैसे काम करेगी और प्रत्येक अवसर के लिए कितनी बोली प्राप्त की जानी चाहिए। सभी मानदंड बताएं कि बोली का मूल्यांकन करने के लिए खरीदारों का उपयोग करना चाहिए। मानदंड में मूल्य, गुणवत्ता, बीमा, विक्रेता संचालन की लंबाई और अधिक शामिल हो सकते हैं।
उन परिस्थितियों को बताएं जिनके तहत कर्मचारी अनुबंध में प्रवेश कर सकते हैं। अनुबंध स्वीकृति के लिए प्रक्रिया की रूपरेखा तैयार करें और अनुबंध पर हस्ताक्षर करने के लिए प्राधिकरण असाइन करें। अधिकतम अनुबंध सीमा निर्धारित करें। निर्धारित करें कि कितनी बार नियमित सेवा अनुबंधों का मूल्यांकन किया जाना चाहिए।
विक्रेताओं से उपहार और भोजन स्वीकार करने के बारे में नियम निर्धारित करें। कुछ कंपनियां भोजन की अनुमति देती हैं, लेकिन उपहार की नहीं, जबकि अन्य कंपनियां उपहार को एक निश्चित डॉलर मूल्य तक की अनुमति देती हैं। कुछ कंपनियां समूह उपहारों की अनुमति देती हैं, लेकिन व्यक्तिगत उपहारों की नहीं और कुछ विक्रेताओं ने पूरी तरह से मना कर दिया।
ब्याज नीति का एक विवाद ड्राफ़्ट करें। कुछ कंपनियों ने कर्मचारियों को विक्रेताओं से खरीदने के लिए मना किया है जिसमें वे एक हित के मालिक हैं: अन्य उन कंपनियों के लिए निषेध का विस्तार करते हैं जिनमें एक करीबी दोस्त या परिवार का सदस्य एक ब्याज का मालिक है। फिर भी अन्य लोग इस तरह का प्रतिबंध नहीं लगाते हैं।
गोपनीयता दिशानिर्देश स्थापित करें। यह निर्धारित करें कि किस प्रकार की जानकारी को गोपनीय माना जाता है और इस अवधि के दौरान कर्मचारियों को इस सूचना को जारी करने से मना किया जाता है।
अपना ऑर्डर देने का तरीका बताएं। खरीद आदेश लिखने और जारी करने के निर्देश दें। यदि आपका कंप्यूटर सिस्टम आपको न्यूनतम स्टॉक स्तर सेट करने देता है और उन स्तरों पर पहुंचने पर सतर्क खरीदारी करता है, तो यह बताएं कि यह कैसे करना है। यदि आपका व्यवसाय गोदामों में बार-कोडिंग या अन्य कंप्यूटर सिस्टम का उपयोग करता है, तो मौजूदा उत्पादों को बदलने और नए स्थापित करने के लिए निर्देश प्रदान करें।
अन्य कर्मचारियों, जैसे कि कर्मियों को प्राप्त करने की नीति का उपयोग क्रय एजेंटों को लापता, क्षतिग्रस्त या गलत शिपमेंट से अवगत कराने के लिए किया जाएगा।
टिप्स
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आप हस्ताक्षर करने से पहले किसी भी अनुबंध दस्तावेज की समीक्षा कर सकते हैं।
लोगो पेपर पर प्रिंट नीतियां।
चेतावनी
सार्वजनिक रूप से कारोबार वाली कंपनियों में आमतौर पर ब्याज नीतियों का कड़ा विरोध होता है। यदि आप किसी सार्वजनिक कंपनी के लिए क्रय नीति लिख रहे हैं तो एक वकील से सलाह लें।
