आपका बिलिंग सिस्टम एक पेन और लेज़र के रूप में अल्पविकसित हो सकता है या एक कंप्यूटर और सॉफ़्टवेयर प्रोग्राम के रूप में परिष्कृत हो सकता है, जो स्टेटमेंट्स भेजने से लेकर शुल्क की गणना तक सबकुछ प्रबंधित करने के लिए डिज़ाइन किया गया हो। अलग-अलग आधारभूत अवधारणाओं, बुनियादी बिलिंग अवधारणाओं को बाइबिल के समय से नहीं बदला गया है। अभी भी एक सेवा प्रदाता, एक सेवा उपयोगकर्ता और शुल्क जो संबंध को बांधता है।
लोगों के साथ बिलिंग शुरू होती है
आपका स्टाफ हर ग्राहक की एक प्रोफाइल बनाता है, जो आपके उद्यम के लिए एक बिलिंग प्रणाली को डिजाइन करने में पहला कदम है। डेटा कर्मचारी आपके शुल्क एकत्र किए गए नाम, बिलिंग पते और शब्द एकत्र करता है। यदि कोई तीसरा पक्ष जैसे बीमा कंपनी शामिल है, तो वह जानकारी सुरक्षित है। ग्राहक आपसे सीधे बिल भेजने या क्रेडिट कार्ड पर शुल्क लगाने के लिए कह सकते हैं।
डेटा इनपुट और सत्यापन
ग्राहकों द्वारा दी गई जानकारी एक सॉफ़्टवेयर प्रोग्राम में इनपुट होती है या मैन्युअल रूप से एक बही में दर्ज की जाती है। क्रेडिट स्कोर और बीमा कंपनी कवरेज का सत्यापन फोन या वेबसाइट एक्सेस द्वारा पूरा किया जा सकता है। आपके कर्मचारियों को आपकी बिलिंग प्रणाली के लिए एक पूर्ण प्रोफ़ाइल बनाने के लिए क्रेडिट स्कोर जैसी संवेदनशील जानकारी प्राप्त करनी पड़ सकती है क्योंकि कुछ ग्राहक किश्तों में अपने ऋण का भुगतान करना चाहते हैं।
कोडिंग खाते
चाहे आपका व्यवसाय एक सेवा (एक परामर्श) या सेवाओं के असंख्य (परामर्श, प्रयोगशाला शुल्क, सामग्री और इसी तरह) का भुगतान करता है, प्रत्येक सेवा और उत्पाद को वर्गीकृत करने के लिए एक कोडिंग प्रणाली की स्थापना पैसे की ट्रैकिंग के लिए आवश्यक है। उदाहरण के लिए, एक दंत रोगी को सफाई के लिए बिल किया जा सकता है, लेकिन यदि दंत चिकित्सक हाइजीनिस्ट के बजाय प्रक्रिया करता है, तो शुल्क का भुगतान समान नहीं होता है, इसलिए बिलिंग उद्देश्यों के लिए दो कोड का उपयोग किया जाता है। एक कोड सोने के मुकुट का संकेत दे सकता है जबकि दूसरा कम महंगे चीनी मिट्टी के बरतन टोपी का प्रतिनिधित्व करता है। कोड डबल ड्यूटी करते हैं, जिससे आप लागत और श्रेणियों को ट्रैक कर सकते हैं ताकि आप हमेशा जान सकें कि समय और संसाधन कैसे खर्च होते हैं।
बिल जारी किए गए
आपके पास अपना बिलिंग सिस्टम डेटिंग सेट करने के कुछ तरीके हैं। कुछ व्यवसाय के मालिक हर महीने प्रत्येक ग्राहक को उसी दिन बिल देते हैं। यदि आप इस काम को संभालने के लिए कंप्यूटर का उपयोग नहीं करते हैं, तो निम्नलिखित का कोई मतलब नहीं है। वैकल्पिक रूप से, आपका इलेक्ट्रॉनिक बिलिंग सिस्टम आपको ग्राहकों को "सेवा दिनांक" के आधार पर क्रमबद्ध करने की अनुमति दे सकता है। उदाहरण के लिए, 10 जुलाई की सेवा, मानक, 30-दिवसीय बिलिंग चक्रों का उपयोग करते हुए 10 अगस्त को स्वचालित रूप से एक बयान देगी। आपके कैश फ्लो को एक सेवा के दिनों के भीतर स्टेटमेंट भेजकर बेहतर तरीके से पेश किया जा सकता है। आप ग्राहकों को चालान देने के लिए घोंघा मेल और इलेक्ट्रॉनिक बिलिंग दोनों का उपयोग कर सकते हैं।
चालान ट्रैक किए जाते हैं
एक बार नियत तिथियां आने और जाने के बाद हर कंपनी के बिलिंग सिस्टम का एक महत्वपूर्ण हिस्सा फ्लैगिंग अकाउंट्स हैं। "अतीत-नियत" शुल्क के लगाव के साथ समन्वित भुगतान अनुस्मारक कंप्यूटर-आधारित बिलिंग प्रणाली को बनाए रखने के लिए एक और लाभ है। वैकल्पिक रूप से, आपके अकाउंटिंग स्टाफ के सदस्य नियत तारीखों की एक रोलिंग सूची की विशेषता वाली "हॉट फाइल" प्रणाली का उपयोग कर सकते हैं, जो फोन पर ग्राहकों को एक बार नियत तारीख बीत जाने पर चालान का भुगतान करने की याद दिलाता है।
संग्रह सेवाएँ, ऑडिट और बिचौलिये
आप नॉनपेमेंट मुद्दों की निगरानी के लिए किसी बाहरी एजेंसी का उपयोग करने के बजाय अपनी स्वयं की संग्रह सेवाओं को संभालना पसंद कर सकते हैं। आवधिक, स्व-ऑडिटिंग प्रथाओं में कई प्रकार की बिलिंग प्रणाली की अनियमितताएं हैं। आप ग्राहक क्रेडिट जाँच से लेकर बिल जारी करने तक, अपने बिलिंग सिस्टम के हर पहलू का ध्यान रखने के लिए एक क्लियरिंगहाउस के साथ संबद्ध हो सकते हैं। ये सेवाएं सस्ती नहीं हैं, लेकिन यदि आप बिलिंग से खेती करना पसंद करते हैं, तो व्यापार बंद हो सकता है।
