सफाई व्यवसाय के लिए एक परिचय पत्र एक नए ग्राहक को लाभ और सेवाओं के साथ परिचित करने के लिए एक प्रक्रिया के रूप में उपयोग किया जाता है जो व्यवसाय प्रदान करता है। यह पत्र स्पष्ट होना चाहिए, बिंदु तक और पेशेवर दिखना चाहिए। इसमें कंपनी की कुछ पृष्ठभूमि की जानकारी होनी चाहिए। एक बार सफाई व्यवसाय एक परिचय पत्र को अपना लेता है, उसी पत्र का उपयोग सभी नए ग्राहकों के लिए किया जाता है।
व्यावसायिक लेटरहेड का उपयोग करें। परिचय पत्र लिखने का सबसे अच्छा तरीका कंपनी के लेटरहेड का उपयोग करना है। लेटरहेड में कंपनी का नाम, पता और फोन नंबर होता है। यदि सादे कागज का उपयोग करते हैं, तो शीर्ष पर इस जानकारी को शामिल करें।
पत्र को संबोधित करें। परिचय पत्र सीधे संपर्क व्यक्ति को संबोधित किया जाना चाहिए। यदि यह किसी व्यवसाय के लिए है और कोई विशिष्ट संपर्क व्यक्ति नहीं है, तो इसे व्यवसाय नाम से संबोधित करें।
पत्र का उद्देश्य बताएं। पत्र की शुरुआत उन कारणों को बताएगी जो आप इस पत्र को लिख रहे हैं। समझाएं कि आप इसे नए ग्राहक का स्वागत करने और व्यवसाय शुरू करने के लिए लिख रहे हैं।
ग्राहक को धन्यवाद। पत्र का एक उद्देश्य ग्राहक को अपना व्यवसाय चुनने के लिए आभार व्यक्त करना है। ग्राहक को महत्वपूर्ण महसूस कराएं।
व्यवसाय का परिचय दें। कंपनी के बारे में बुनियादी जानकारी शामिल करें, जैसे कि सफाई सेवाओं की पेशकश की गई प्रकार। बैकग्राउंड जानकारी जोड़ें, जैसे कि कंपनी के व्यवसाय की अवधि। उन सेवाओं के बारे में बताएं जो कंपनी प्रदान करती है और जो आपकी कंपनी को दूसरों से अलग करती है। सकारात्मक विशेषताओं पर जोर दें, जैसे कि शानदार ग्राहक सेवा की पेशकश और ग्राहक संतुष्टि कंपनी की सर्वोच्च प्राथमिकताओं में से एक है।
शरीर के अंतिम भाग में किसी भी प्रश्न का उत्तर देने की पेशकश करें। टिप्पणियों या चिंताओं के लिए पूछें ग्राहक हो सकता है। ग्राहक को याद दिलाएं कि उसकी संतुष्टि सर्वोच्च प्राथमिकता है और उसे किसी भी कारण से कॉल करने में संकोच नहीं करना चाहिए।
पत्र को बंद करें। इस प्रकार का पत्र आमतौर पर "ईमानदारी से," कंपनी के नाम और आपके नाम के साथ समाप्त होता है। अपना फ़ोन नंबर और ईमेल पता शामिल करें।
