व्यस्त कार्यदिवस के दौरान, महत्वपूर्ण विवरणों को खो जाना या भूल जाना आसान है। सावधानीपूर्वक रिकॉर्ड की व्यवस्था अनिवार्य है - विशेष रूप से व्यावसायिक बैठकों के दौरान। मिनट बैठक के आधिकारिक रिकॉर्ड के रूप में कार्य करते हैं। उन्हें वर्णन करना चाहिए कि बैठक के दौरान कौन मौजूद था, क्या चर्चा की गई और क्या निर्णय लिया गया। यदि सावधानीपूर्वक तैयार किया गया है, तो वे सभी को सूचित रखने के सबसे प्रभावी तरीकों में से एक हो सकते हैं और अतीत, वर्तमान और भविष्य के व्यावसायिक निर्णयों के बारे में एक ही पृष्ठ पर।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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बैठक की कार्यसूची
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आइटम या एक शब्द प्रोसेसर लेने पर ध्यान दें
बैठक की तारीख, समय और स्थान रिकॉर्ड करें।
सूची, वरिष्ठता के क्रम में, सभी की उपस्थिति।
संकेत दें कि क्या एक कोरम मौजूद है, यदि आवश्यक हो। बैठक को वैध बनाने के लिए प्रत्येक बैठक को एक कोरम, या न्यूनतम संख्या में उपस्थित होने की आवश्यकता नहीं होती है। हालांकि, यदि एक कोरम की आवश्यकता होती है और वर्तमान में है, तो इसका मतलब है कि बैठक के दौरान किए गए व्यापारिक निर्णय वैध और लागू करने योग्य हैं। कोरम के बिना, व्यवसाय कार्य नहीं कर सकता है।
कालक्रम में कार्यवाही का वर्णन करें। जब आदेश देने के लिए और किसके द्वारा बैठक बुलाई गई थी, तब ध्यान देना शुरू करें।
प्रत्येक व्यक्ति का नाम नीचे रखें, जो विषय शुरू करता है और चर्चा के बारे में सबसे महत्वपूर्ण विवरण लिखता है।
उन लोगों के नाम लिखिए जो सहमत हैं या असहमत हैं, जो सहमति से चर्चा कर रहे हैं और सहमति या असहमति की प्रकृति के बारे में बताते हैं।
अंतिम निर्णय के सारांश के साथ बैठक के प्रत्येक खंड को समाप्त करें।
मीटिंग समाप्त होने तक चरण 5 से 7 तक दोहराते रहें।
अपने नोट्स के आधार पर बैठक का एक औपचारिक पुनरावर्तन लिखें। कंपनी लेटरहेड का उपयोग करें और प्रत्येक व्यक्ति को उपस्थिति में अंतिम प्रति भेजें।
टिप्स
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अपनी मीटिंग के मिनटों की रूपरेखा के रूप में मीटिंग के एजेंडे का उपयोग करें। एजेंडा आम तौर पर बैठक के लिए प्रमुख विषयों की रूपरेखा तैयार करता है। एक रूपरेखा के रूप में कार्यसूची का उपयोग करना आपके मिनटों को व्यवस्थित रखने में मदद करता है।
जबकि प्रौद्योगिकी निश्चित समय की बचत की पेशकश कर सकती है, एमआईटी के स्लोन स्कूल ऑफ मैनेजमेंट में प्रबंधकीय संचार में वरिष्ठ व्याख्याता नील हार्टमैन फोर्ब्स वेबसाइट पर एक कॉलम में सुझाव देते हैं कि आप सभी को ध्यान में रखने के लिए बैठकों में प्रौद्योगिकी पर प्रतिबंध लगाते हैं। यदि आप मिनटों पर कब्जा करने में मदद करने के लिए प्रौद्योगिकी का उपयोग करने का निर्णय लेते हैं, तो विचलित-मुक्त सॉफ़्टवेयर को लागू करने पर विचार करें, जो ईमेल, इंटरनेट या अन्य कार्यक्रमों के लिए एक सरल वर्ड प्रोसेसर के अलावा अस्थायी रूप से ब्लॉक करता है।
