मीटिंग के मिनटों को ठीक से डॉक्यूमेंट करने के लिए संगठन और विस्तार पर ध्यान देने की बहुत आवश्यकता है। चूँकि मिनटों का मिलना अक्सर कानूनी दस्तावेज बन जाता है, इसलिए चर्चाओं को सटीक रूप से सारांशित करना महत्वपूर्ण है। एक बैकअप प्रतिलिपि बनाएं और इसे सुरक्षित स्थान पर संग्रहीत करें, और संबंधित पक्षों को अतिरिक्त प्रतियां वितरित करें। अभ्यास के साथ, मीटिंग मिनट्स को सही और संक्षिप्त रूप से दस्तावेज़ करना बहुत आसान हो जाता है।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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लैपटॉप कंप्यूटर
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वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ़्टवेयर
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बैठक की कार्यसूची
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रॉबर्ट के आदेश की प्रति
बैठक के मिनट का दस्तावेजीकरण
अपने लैपटॉप को सेट करने और जाने के लिए तैयार होने के लिए जल्दी पहुंचें। उपस्थित लोगों की तिथि, समय, स्थान और सूची नोट करें। अपनी टाइपिंग गति के लिए जितना संभव हो उतना मीटिंग चर्चा में रिकॉर्ड करें। वर्तनी या व्याकरण संबंधी त्रुटियों के बारे में चिंता न करें। यदि आप किसी महत्वपूर्ण कदम को याद करते हैं, जैसे कि गति या एक्शन आइटम को पारित करना, तो बैठक के उपस्थित लोगों से शब्दांकन को स्पष्ट करने के लिए कहना ठीक है। डेटा के किसी भी नुकसान को रोकने के लिए कभी-कभी दस्तावेज़ सहेजें।
मीटिंग के बाद जितनी जल्दी हो सके अपने मीटिंग मिनट संपादित करें, जब आपकी चर्चा की स्मृति अभी भी ताज़ा है। किसी भी वर्तनी या व्याकरण की गलतियों को ठीक करें और सुनिश्चित करें कि फ़ॉर्मेटिंग पूरे दस्तावेज़ में संगत है। पाठकों को सूचित करने के लिए "ड्राफ्ट" वॉटरमार्क डालें कि मिनट अभी तक अनुमोदित नहीं किए गए हैं और आधिकारिक बना दिए गए हैं। एक फ़ाइल नाम का उपयोग करके फ़ाइल को सहेजें जो बाद में पहचानना और अंतर करना आसान है, जैसे कि "स्ट्रेटासेलसिंगमाइन्सडाईल 5"।
चर्चा की समीक्षा के लिए बैठक की कुर्सी या किसी अन्य व्यक्ति को मिनट भेजें। प्रतिक्रिया प्राप्त होने के आधार पर मिनटों को फिर से संपादित करें। संपादन करते समय, मिनटों की अखंडता बनाए रखने के लिए सावधान रहें। ऐसी कोई चर्चा न जोड़ें जो घटित नहीं हुई, या जो भी चर्चा हुई हो, उसे दूर न करें। फ़ाइल फिर से सहेजें।
दस्तावेज़ में "ड्राफ्ट" वॉटरमार्क रखें जब तक कि मिनटों की औपचारिक स्वीकृति नहीं मिल जाती। यह आमतौर पर उसी समिति की बाद की बैठकों में होता है।
एक बार जब समिति मिनटों को मंजूरी दे देती है, तो "ड्राफ्ट" वॉटरमार्क हटा दें और फ़ाइल को फिर से सहेजें। यदि आवश्यक हो तो समिति के सदस्यों को अनुमोदित मिनट वितरित करें।
टिप्स
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बैठक के दौरान संदर्भ के रूप में उपयोग करने के लिए रॉबर्ट के नियमों की एक प्रति (या जो भी आपकी समिति द्वारा उपयोग की जाती है) की एक प्रति है। इससे आपको मीटिंग की कार्यवाही को सही तरीके से रिकॉर्ड करने में मदद मिल सकती है।
कुछ लोग अभी भी शॉर्टहैंड का उपयोग करते हुए मीटिंग मिनट्स का दस्तावेज़ करना पसंद करते हैं, फिर बाद में नोट्स टाइप करें। यह विधि लैपटॉप का उपयोग करते हुए मिनट लेने के साथ-साथ काम कर सकती है। यह आपकी व्यक्तिगत पसंद पर निर्भर करता है।
बहुत महत्वपूर्ण बैठकों के लिए, कार्यवाही की ऑडियो रिकॉर्डिंग बनाने के लिए टेप रिकॉर्डर का उपयोग करने पर विचार करें।
