एक संगठित और विकसित बैठक का एजेंडा यह सुनिश्चित करता है कि सभी महत्वपूर्ण विषय किसी दिए गए बैठक में शामिल हों। एक रूपरेखा संरचना बैठक की दिशा को निर्देशित करने में मदद करती है ताकि आप एक विषय से दूसरे विषय पर कूद न सकें, जिससे व्यापार को अधिक कुशल तरीके से संचालित किया जा सके। बैठक से पहले अपने एजेंडे की रूपरेखा को अच्छी तरह से शुरू करें ताकि आप कई ड्राफ्ट बना सकें और बैठक से पहले उपस्थित लोगों को उन्हें भेज सकें कि उन्हें क्या उम्मीद है।
बैठक में उन सभी विषयों को लिखें जिन्हें आपको कवर करने की आवश्यकता है। जितना संभव हो उतना व्यापक रूप से शुरू करें। उदाहरण के लिए, "शेड्यूलिंग" लिखें, जिसमें कई उप-विषयक हो सकते हैं। पहले की बैठकों, ईमेल और सूचनाओं में से किसी भी नोट का उपयोग करें, यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके पास नीचे लिखे सभी आवश्यक विषय हैं।
अन्य बैठक योजनाकारों या उपस्थित लोगों के साथ संवाद करें, और पूछताछ करें कि क्या उन्हें किसी भी विषय पर ध्यान देने की आवश्यकता है। उन्हें प्रस्तावित विषयों और वस्तुओं के लिए एक समय सीमा दें ताकि आपके पास किसी भी अनुवर्ती अनुसंधान या पत्राचार करने का समय हो, यदि आवश्यक हो, तो उन्हें रूपरेखा में सम्मिलित करें।
अपने विषयों को व्यवस्थित करें। उन विषयों की तलाश करें जिन्हें एक बड़े विषय के तहत रखा जा सकता है। यदि नहीं, तो प्रत्येक सामान्य विषय से गुजरें, और उसे विशिष्ट एजेंडा आइटम में तोड़ दें। उदाहरण के लिए, एक प्रोडक्शन मीटिंग के एजेंडे में "शेड्यूलिंग" विषय के तहत "रिहर्सल संघर्ष" और "याद करने की तारीख" शामिल हो सकते हैं।
महत्व के क्रम से अपने मुख्य विषयों को एक साथ रखें। यह तय करें कि उन्हें किस विषय पर कितना महत्वपूर्ण होना चाहिए, इस आधार पर पहली बार जाना चाहिए कि आपको उनसे चर्चा करने के लिए कितना समय चाहिए और विशेष विचार, जैसे कि बैठक के उस हिस्से को पेश करने वाले व्यक्ति को उदाहरण के लिए जल्दी निकलने की आवश्यकता है।
14- से 16-पॉइंट फ़ॉन्ट के चारों ओर अपने मुख्य विषयों को एक ऊर्ध्वाधर सूची में बोल्ड, बड़े फ़ॉन्ट में टाइप करें। इंडेंट या टैब एक बार और प्रत्येक टॉपटॉप को सीधे मुख्य विषय के नीचे बुलेट करें। आप अपनी इच्छानुसार विषयों और उपविषयों को संख्या या अक्षर दे सकते हैं। प्रत्येक उपविषय के नीचे कोई विस्तृत बिंदु शामिल करें।
बुलेट और उन वस्तुओं को भी इंडेंट करें, इसलिए वे सबटॉपिक के नीचे बैठते हैं, बस इसके दाईं ओर। जब आप मुख्य या सबटॉपिक के अंत में "एन्टर" और "टैब" दबाते हैं, तो अधिकांश सॉफ्टवेयर प्रोग्राम स्वचालित रूप से इंडेंट, बुलेट और संख्या में होते हैं।
दस्तावेज़ के शीर्ष केंद्र पर सभी आवश्यक मीटिंग जानकारी टाइप करें, जिसमें मीटिंग का शीर्षक और दिनांक, समय, स्थान, आमंत्रित या अपेक्षित उपस्थितगण और मीटिंग आयोजक के लिए संपर्क जानकारी शामिल करें, अपने आप की संभावना।
यदि लागू हो तो मुख्य या उप-विषय के बगल में प्रत्येक विषय के प्रस्तुतकर्ता का नाम लिखें। ध्यान दें कि आप प्रत्येक विषय को कितना समय दे रहे हैं। प्रस्तुतकर्ता के साथ जाँच करें कि आप उसे पर्याप्त समय दें।
