बैठकें आपके दिन का सबसे उत्पादक हिस्सा या समय की पूरी बर्बादी हो सकती हैं। यह सब बैठक की संरचना पर निर्भर करता है, और बैठक का संचालन करने वाले नेता के कौशल पर। यदि बैठक की स्थापना करना आपका काम है, तो आपका सबसे महत्वपूर्ण लक्ष्य एजेंडा बनाना है। मीटिंग के लिए एजेंडा आइटम को उचित रूप से लेबल करना आवश्यक है, क्योंकि उन एजेंडा आइटम मीटिंग के लिए टोन सेट करते हैं और चर्चा को ट्रैक से दूर रखने में मदद करते हैं।
एजेंडा आइटम को "सूचनात्मक" के रूप में लेबल करें यदि इसका उद्देश्य बैठक में अन्य उपस्थित लोगों के लिए एक पृष्ठभूमि प्रदान करना है। उदाहरण के लिए, प्रोजेक्ट टीम के एक सदस्य को प्रारंभिक किक-ऑफ मीटिंग में प्रस्तावित सॉफ्टवेयर परिवर्तनों के दायरे को समझाने की आवश्यकता हो सकती है। इस प्रकार की बैठक का एजेंडा आइटम सूचनात्मक है। उपस्थित लोगों को इस मद पर सहमत होने या असहमत होने की आवश्यकता नहीं है; उन्हें बस जानकारी को अवशोषित करने की आवश्यकता है।
उन मदों के लिए सलाहकार बैठक एजेंडा बनाएं जिन पर चर्चा की आवश्यकता है, लेकिन बैठक में हल होने की उम्मीद नहीं है। सलाहकार एजेंडा आइटम प्रतिभागियों को अपनी चिंताओं को साझा करने और चर्चा की जा रही वस्तुओं के बारे में अपनी राय देने का मौका देते हैं। उदाहरण के लिए, प्रस्तावित कंप्यूटर हार्डवेयर अपग्रेड के बारे में एक बैठक में कई सलाहकार एजेंडा आइटम शामिल हो सकते हैं, जिसमें विचाराधीन हार्डवेयर समाधान की चर्चा भी शामिल है। प्रोजेक्ट लीडर प्रत्येक प्रस्तावित समाधान का एक संक्षिप्त अवलोकन दे सकता है, उसके बाद शेष बैठक के प्रतिभागियों द्वारा एक सामान्य चर्चा की जाएगी।
मीटिंग के एजेंडा आइटम को "समस्या समाधान" के रूप में लेबल करें यदि इसका उद्देश्य वास्तव में मीटिंग के दौरान किसी रिज़ॉल्यूशन पर आना है। यह लेबल उस विशेष बैठक के लक्ष्य पर आधारित है, जिसकी आप योजना बना रहे हैं। एक एजेंडा आइटम को एक बैठक में सलाहकार के रूप में लेबल किया जा सकता है और अगली बार समस्या को हल करने से समस्या हल हो सकती है। उदाहरण के लिए, हार्डवेयर विकल्पों के बारे में सलाहकार एजेंडा आइटम अगली बैठक में समस्या को हल करने के लिए बदल सकता है, जब प्रतिभागियों को वास्तव में एक हार्डवेयर समाधान चुनने के लिए कहा जाता है।
बैठक का एजेंडा आइटम "सहायता के लिए अनुरोध" नामक लेबल बनाएं यदि इसका उद्देश्य सहायता के लिए अन्य बैठक प्रतिभागियों से पूछना है। ये आइटम अगली बैठक के लिए फॉलोअप के रूप में काम कर सकते हैं, जिसमें प्रोजेक्ट टीम का प्रत्येक सदस्य एक अपडेट प्रदान करता है और बाकी टीम को प्रोजेक्ट की स्थिति के बारे में जानकारी देता है।
