एजेंडा एक बैठक की उम्मीदों को आकार देता है। एक एजेंडा टेम्प्लेट का उपयोग मानकीकरण और निर्देशक की बैठक के लिए एक औपचारिक प्रारूप प्रदान करता है। बैठकों के लिए योजना बनाना व्यावसायिकता और एक चिकनी बैठक के लिए आवश्यक तैयारी को दर्शाता है। बैठक से एक या दो दिन पहले अपने एजेंडे को वितरित करने से आमंत्रितों को बैठक की प्रस्तुतियों और चर्चाओं को तैयार करने और प्रत्याशित करने की अनुमति मिलेगी। जटिल दस्तावेजों के माध्यम से छांटने के लिए निर्देशक के पास अक्सर व्यस्त कार्यक्रम होते हैं। आप जितना सरल एजेंडा प्रारूप बना सकते हैं, बैठक उद्देश्य, स्थान और विषयों को निर्धारित करने के लिए निर्देशकों और सहायकों के लिए उतना ही आसान होगा।
वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम में अपने निदेशक की बैठक का एजेंडा बनाएं, जैसे कि माइक्रोसॉफ्ट वर्ड। वर्ड एक ऐसा एप्लिकेशन है जो अधिकांश एक्सेस कर सकता है और कई डाउनलोड करने योग्य मीटिंग एजेंडा टेम्प्लेट प्रदान करता है जिन्हें आप एक प्रारंभिक बिंदु के रूप में उपयोग करना चाहते हैं। आप अपनी कंपनी के लोगो और नाम के साथ एजेंडा को अनुकूलित कर सकते हैं।
एजेंडे के हेडर में मीटिंग का नाम, दिनांक, समय, स्थान और सम्मेलन कॉल जानकारी इनपुट करें। जानकारी को स्पष्ट रूप से प्रस्तुत करें, पृष्ठ के शीर्ष पर और केंद्रित ताकि स्पष्ट रूप से पता हो कि बैठक कब और कैसे एक्सेस करनी है। आप आमंत्रितों और सुगमकर्ताओं की एक सूची को भी शामिल करना चाह सकते हैं क्योंकि पृष्ठ पर कमरे की अनुमति है।
भाग लेने वाले निर्देशकों से एकांत एजेंडा विषय। एजेंडा विषयों के लिए बैठक से कम से कम एक सप्ताह पहले एक ईमेल भेजें। प्रत्येक विषय को प्रस्तुत करने की आपकी योजना के क्रम में विषयसूची को सूचीबद्ध करें। टेम्प्लेट पर, बाईं ओर संख्या के आधार पर प्रत्येक एजेंडा आइटम को सूचीबद्ध करें और विषय के दाईं ओर चर्चा के लिए जिम्मेदार व्यक्ति का नाम। यदि समय सीमित है, तो आप एजेंडा आइटम के बगल में उन्हें सूचीबद्ध करते हुए, प्रत्येक विषय को समय सीमा प्रदान करना चाहते हैं।
अपने अंतिम दो एजेंडा आइटम के रूप में "अगले चरण" और "अन्य आइटम" को सूचीबद्ध करें। यह आपकी बैठक को किसी भी कार्य योजना आइटम और अन्य विषयों के साथ लपेटने की अनुमति देगा जो कि औपचारिक रूप से एजेंडे में सूचीबद्ध नहीं हो सकते हैं।
टिप्स
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बाद के निदेशक की बैठकों के लिए एक ही एजेंडा प्रारूप का उपयोग करें। निदेशक एजेंडा प्रारूप को देखने के आदी हो जाएंगे और आसानी से बैठक के विवरण और विषयों को देखेंगे। आश्वासन दें कि आपके एजेंडों को हटा दिया गया है, लाइनों के बीच बहुत जगह है और स्पष्ट रूप से दस्तावेज़ का उद्देश्य और बैठक का कारण बताते हैं।
