मीटिंग मिनट्स में चर्चा कैसे रखें

मीटिंग मिनट मीटिंग के सबसे महत्वपूर्ण बिंदुओं को संक्षेप में प्रस्तुत करने के लिए हैं। बैठक का उद्देश्य एक समूह को बुलाने और निर्णय लेने के लिए है। बैठक की मिनट्स का अंतिम लक्ष्य, तर्क की इस पंक्ति के तहत, बैठक के दौरान किए गए निर्णयों को सटीक रूप से संक्षेप में प्रस्तुत करना है। मीटिंग मिनट को नोट्स के रूप में लिया जाता है, फिर बाद में पूरी लंबाई में लिखा जाता है। प्रक्रिया को थोड़ा आसान बनाने के लिए, बैठक के नेताओं से एक एजेंडा, या बैठक की घटनाओं का सारांश पूछें। मीटिंग के एजेंडे के आधार पर मिनट के नोट्स को पूरा करने के लिए एक रूपरेखा तैयार करें।

आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी

• साथ कुछ लिखना है

• कंप्यूटर (वैकल्पिक)

चर्चा के दौरान लिए गए फैसलों पर ध्यान दें। अंतिम निर्णय से संबंधित सभी जानकारी को नोट करना सुनिश्चित करें।

उस समय का उपयोग करें जब लोग चर्चा के बहस में शामिल होने वाले प्रमुख मुद्दों के बारे में नोट्स लेने के निर्णय पर बहस कर रहे हों। चिंता मत करो कि किसने क्या कहा।

बाद में नोट्स के माध्यम से पढ़ें और उन बिंदुओं को उजागर करें जो सदस्यों के लिए सबसे प्रासंगिक हैं। वापस जाएं और किसी भी प्रासंगिक जानकारी के लिए नोटों के माध्यम से देखें जो उल्लेख किया गया था कि समूह के नेतृत्व के पहलू से संबंधित है। चर्चा एक महत्वपूर्ण स्पर्शरेखा, जैसे कागजी कार्रवाई या कानूनी चिंताओं में बदल सकती है। इस जानकारी को अलग करें और समूह के नेताओं को मेल करें।

स्वयंसेवकों और अन्य सहयोगियों के लिए आवश्यक बिंदुओं को संक्षेप में लिखें। चर्चा में किए गए निर्णय के आधार पर उन सभी कार्यों की बुलेट-पॉइंटेड सूची लिखें, जिन्हें पूरा करने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, यदि निर्णय, किसी अन्य परियोजना के लिए आवश्यक धन में कमी को कम करने के लिए एक धन संग्रह का आयोजन करना था, तो ध्यान दें कि स्वयंसेवकों को निधि की योजना बनाने, स्वयंसेवकों की भर्ती करने, विज्ञापन देने आदि की आवश्यकता होगी।

सदस्यों और समाचार पत्र के लिए ईमेल के लिए मीटिंग मिनट के सारांश का उपयोग करें।

सामान्य कार्यवाही के आधार पर मीटिंग मिनट के लिए एक मानक प्रारूप बनाएं। उन्हें सहेजें, क्योंकि उनके पास मौजूद जानकारी बाद में उपयोगी हो सकती है। उदाहरण के लिए, समूह बाद में खुद को एक ऐसी स्थिति में पा सकता है, जब मूल धन उगाहने वाले लोग संगठन का हिस्सा नहीं होते हैं। नए सदस्य मीटिंग मिनट्स का उपयोग उन समस्याओं के समाधान खोजने के लिए कर सकते हैं जो उनके लिए नई हैं।

प्रत्येक प्रविष्टि के साथ बैठक के दिनांक और समय को रिकॉर्ड करना सुनिश्चित करें, साथ ही बैठक के उद्देश्य का सारांश भी।

बैठक के मिनटों को एक से तीन वाक्यों के छोटे खंडों में लिखें, ताकि यह एक अखबार के लेख की तरह पढ़े। इससे बैठक के मूल बिंदु पाठकों के लिए समझने में आसान होंगे।