बैठकों में रिकॉर्डिंग गति किसी भी संगठन के प्रबंधन की प्रक्रिया का एक अनिवार्य हिस्सा है। कार्य थकाऊ हो सकता है, लेकिन महत्वपूर्ण है। यह बैठक के सचिव पर निर्भर है कि वह सब कुछ रिकॉर्ड करने के लिए महत्वपूर्ण नहीं है जो कहा गया था, केवल वही किया गया था या बैठक में तय किया गया था। प्रेरणाएं विशेष रूप से महत्वपूर्ण हैं क्योंकि वे बाद की कार्रवाई के लिए एक मजबूत आधार प्रदान करते हैं, और यहां तक कि बैठक में शामिल होने वाले लोगों को वापस जाने और मिनटों से परामर्श करने की आवश्यकता हो सकती है यह याद रखने के लिए कि वे क्या करने के लिए सहमत थे।
बैठक से संबंधित मूल डेटा, विशेष रूप से तिथि और उपस्थित लोगों के नाम रिकॉर्ड करें। अनुपस्थित रहे किसी को भी नोट करें और छद्म मतदान शक्ति वाले किसी की उपस्थिति समिति के उन अनुपस्थित सदस्यों का प्रतिनिधित्व करें।
समिति द्वारा अपनाई जाने वाली मानक प्रक्रियाओं को रिकॉर्ड करें, जिसमें पिछली बैठक के मिनटों की पुष्टि, उद्घाटन संदेश (संदेश देने वाले, संदेश की सामग्री नहीं) और इतने पर जैसे तत्व शामिल हो सकते हैं। यह भी ध्यान दें कि क्या यह एक नियमित रूप से निर्धारित बैठक थी, या यदि यह एक विशेष सत्र के लिए बुलाया गया था, जैसे कि आपातकालीन बजट बैठक।
"गति" शब्द को ऊपरी मामलों के अक्षरों में रखकर या इसे रेखांकित करते हुए गति की शुरुआत को हाइलाइट करें, इसके बाद प्रस्ताव का प्रस्ताव रखने वाले व्यक्ति का नाम (उदाहरण के लिए, "कर्नल मस्टर्ड द्वारा गति")।
गति को ठीक वैसे ही रिकॉर्ड करें जैसा कि कहा गया था। प्रस्ताव को इटैलिक में प्रस्तुत किया जा सकता है। यदि वोट लेने से पहले प्रस्ताव के सटीक शब्दों के बारे में चर्चा होती है, तो बहस को रिकॉर्ड न करें, केवल प्रस्ताव के अंतिम संस्करण की सटीक भाषा प्रस्तुत करें (उदाहरण के लिए, "कर्नल सरसों द्वारा प्रस्ताव: समिति का समाधान औपचारिक रूप से कैंडलस्टिक के साथ श्री ग्रीन को धमकी देने के लिए प्रोफेसर प्लम। ")
वोट के परिणाम रिकॉर्ड करें। समितियां रिकॉर्ड कर सकती हैं कि समिति के सभी लोग (yea, nay, abstain) को कैसे वोट देते हैं, व्यक्तिगत निर्णय के बिना संख्या (5 से 3 तक), या सिर्फ परिणाम (पारित)।
