सटीक रूप से संकलन मिनट मिनट यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि उपस्थित लोग असाइन किए गए कार्यों पर ध्यान केंद्रित करते हैं, गलत संचार को कम करते हैं और बाद की बैठकों की दक्षता में सुधार करते हैं। स्पष्ट और व्यापक बैठक मिनटों के लाभों का अर्थ है किसी भी व्यवसाय के स्वामी, कार्यकारी या अन्य नेता जो नियमित रूप से बैठकें करते हैं, उन्हें मिनट लेने के लिए दिशानिर्देश स्थापित करना चाहिए। इन दिशानिर्देशों को कवर करना चाहिए कि बैठक से पहले, दौरान और बाद में क्या होता है।
मिलने से पहले
निर्धारित करें कि कौन मिनट लेता है
एक प्रतीत होता है कि मैनीक्योर कार्य के दौरान, बैठक के मिनटों की रिकॉर्डिंग के लिए विस्तार से महत्वपूर्ण ध्यान देने की आवश्यकता होती है। नतीजतन, मिनट लेने वाले की बैठक में न्यूनतम भागीदारी होनी चाहिए। यह बैठक के आवश्यक बिंदुओं को दर्ज करने पर आपकी अधिकांश ऊर्जा को केंद्रित करने की अनुमति देता है।
टिप्स
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व्यवसाय अक्सर कार्यकारी सहायक या रिसेप्शनिस्ट का उपयोग करने में मिनट लगते हैं क्योंकि इन कर्मचारियों की अक्सर बैठक में ही सक्रिय भूमिका नहीं होती है।
एक मानकीकृत फॉर्म का उपयोग करें
मीटिंग के दौरान उपयोग करने के लिए अपना स्वयं का मानकीकृत मीटिंग मिनट फ़ॉर्म बनाएँ। मानकीकरण मिनट-लेने वाले को यह जानने में मदद करता है कि जानकारी कहाँ रखी जाए और बाद में उपस्थित लोगों को दस्तावेज़ पढ़ने में भी मदद करें। बुनियादी जानकारी में शामिल होना चाहिए:
- उपस्थित लोगों की सूची।
- दिनांक।
- चर्चा करने के लिए विषयों की सूची।
- प्रत्येक विषय पर निर्णय की कार्रवाई।
- उन कार्यों को करने के लिए जिम्मेदार हैं।
बैठक के दौरान
आवश्यक जानकारी भरें
आधिकारिक तौर पर बैठक शुरू होने से पहले, आवश्यक जानकारी जैसे कि उपस्थित और तारीख भरें। यह वास्तविक बैठक के दौरान समय की अनावश्यक बर्बादी को रोकता है।
केवल महत्वपूर्ण जानकारी दर्ज करें
मीटिंग मिनट में एक संपूर्ण मीटिंग नहीं होनी चाहिए। इसके विपरीत, मीटिंग मिनट एक सरलीकृत प्रारूप में महत्वपूर्ण कार्यों और निर्देशों को रिकॉर्ड करते हैं। इस प्रकार, आपको कर्तव्यों के प्रतिनिधिमंडल, नियत तिथियों, उन कर्तव्यों को सौंपा गया और किसी भी अन्य प्रतीत होने वाली प्रासंगिक जानकारी जैसी जानकारी रिकॉर्ड करनी चाहिए। बैठक के मिनटों में सामान्य चर्चा या स्पर्श संबंधी जानकारी नहीं होनी चाहिए।
स्पष्टीकरण के लिए पूछना
बैठक के मुख्य बिंदुओं को मिनटों को सटीक रूप से प्रतिबिंबित करना चाहिए। स्पष्टीकरण के लिए पूछें कि क्या बैठक के दौरान चर्चा की गई कोई भी जानकारी अस्पष्ट है। कभी भी अनुमान न लगाएं, या आप गलत जानकारी या चूक का जोखिम उठाते हैं। हालांकि, स्पष्टीकरण पूछने पर, हमेशा मीटिंग प्रोटोकॉल का पालन करें। कुछ बैठकें अनौपचारिक दृष्टिकोण अपनाती हैं, जबकि अन्य लोग संरचित रॉबर्ट के नियमों के आदेश को अपनाते हैं।
विगत मिनटों का संदर्भ लें
आपके द्वारा संकलित वर्तमान मिनट पिछले मीटिंग मिनट का उल्लेख कर सकते हैं। इसके लिए आवश्यक है कि आप पिछली मीटिंग के मिनट्स को नई मीटिंग में लाएं ताकि सभी सहभागियों को जानकारी आसानी से उपलब्ध हो सके।
बैठक के बाद
मिनटों की समीक्षा करें
टाइपोग्राफिकल त्रुटियों या किसी अस्पष्ट वाक्यों के लिए मीटिंग मिनट की जाँच करें। मिनटों को अंतिम रूप देने से पहले इन्हें ठीक कर लें। कोई भी त्रुटि संभावित रूप से महत्वपूर्ण कार्यों को लेकर भ्रम पैदा कर सकती है।
उपस्थित लोगों को भेजें
अनुमोदन के लिए मीटिंग के सहभागियों को मीटिंग मिनट भेजें। इससे उपस्थित लोगों को प्रश्न पूछने या गलतियों को ठीक करने का अवसर मिलता है। यदि कोई परिवर्तन हुआ है, तो सभी उपस्थित लोगों को सूचित करें।
फाइनल करें और फाइल करें
एक बार जब सभी उपस्थित व्यक्ति मिनटों का अनुमोदन करते हैं, तो हस्ताक्षर के बगल में संकेतित अनुमोदन तिथि के साथ मिनट दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करें। इसके बाद, अपने कंप्यूटर पर या अन्य मीटिंग मिनट के साथ फ़ोल्डर में मिनट दर्ज करें। सभी मीटिंग मिनटों को एक साथ रखें, जो भविष्य की बैठकों के लिए आसान परिवहन की अनुमति देता है और अगर किसी को दस्तावेजों का उल्लेख करने की आवश्यकता है, तो एक केंद्रीय स्थान प्रदान करता है।
