मीटिंग मिनट्स रिपोर्ट कैसे लिखें

मीटिंग के अच्छे मिनट तैयार करना और लिखना एक ऐसा कौशल है जिसे कोई भी थोड़ी तैयारी और विस्तार पर ध्यान दे सकता है। बैठकों का एक निष्पक्ष और सही रिकॉर्ड कई व्यवसायों के लिए एक कानूनी आवश्यकता है। चाहे आप किसी व्यवसाय, राजनीतिक, सामाजिक या स्वयंसेवी संगठन के लिए मिनट लिखते हैं, मिनट संगठन के इतिहास का एक स्थायी हिस्सा बन जाएगा। कई मामलों में, वर्षों, दशकों और कभी-कभी सदियों तक मिनटों को रखा जाता है।

आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी

• कार्यसूची

• उपस्थित लोगों की सूची

• टेप रिकॉर्डर

• स्मरण पुस्तक

मीटिंग के एजेंडे, मीटिंग्स की सूची और मिनटों को रिकॉर्ड करने के लिए आवश्यक उपकरणों के साथ बैठक में जल्दी पहुँचें। मीटिंग फैसिलिटेटर के पास एक सीट चुनें। मीटिंग फैसिलिटेटर के पास बैठने से आप बेहतर सुन सकते हैं और आसानी से स्पष्टीकरण मांग सकते हैं।

पूछें कि क्या आप टेप रिकॉर्डर का उपयोग मीटिंग की ऑडियो ट्रांसक्रिप्ट रिकॉर्ड करने के लिए कर सकते हैं। यदि आप कंप्यूटर पर नोट्स लेते हैं, तो यह सत्यापित करें कि यह सही ढंग से काम करता है, और कंप्यूटर के विफल होने पर बैक-अप नोट-लेने की विधि के रूप में उपयोग करने के लिए एक पेपर नोटबुक और लेखन उपकरण हैं।

मीटिंग को आदेश देने के लिए दिनांक और समय रिकॉर्ड करें। अधिकारियों की रिपोर्ट और समिति की रिपोर्ट का सार रिकॉर्ड करें। आमतौर पर, पूरी रिपोर्ट मीटिंग मिनट से जुड़ी होती है। रिकॉर्ड गति के रूप में वे होते हैं। यह शामिल करें कि प्रत्येक प्रस्ताव को किसने पेश किया, किसने प्रस्ताव को मंजूरी दी और क्या प्रस्ताव को मंजूरी दी गई, जिसे "निष्पादित," या विफल के रूप में जाना जाता है। यदि कोई एजेंडा आइटम को अक्षम किया जाता है - बैठक के दौरान उस पर कार्रवाई नहीं की जाती है, लेकिन बाद के समय के लिए आयोजित की जाती है, तो ध्यान दें कि किसने आइटम को टेबल करने के लिए प्रस्ताव पेश किया था और किसने गति को गति दी थी। रिकॉर्ड घोषणाओं और अनुवर्ती बैठकों की तारीखें।

मीटिंग मिनट टेम्पलेट खोजें या बनाएं। आपके संगठन में पहले से ही एक मीटिंग मिनट का खाका हो सकता है। यदि ऐसा नहीं होता है, तो आप ऑनलाइन उपलब्ध कई मीटिंग मिनट टेम्प्लेट में से एक का उपयोग कर सकते हैं या अपना स्वयं का टेम्पलेट बना सकते हैं। टेम्पलेट को हेडिंग, बॉडी और सिग्नेचर लाइन की जरूरत होती है। शीर्षक में संगठन का नाम और बैठक का दिनांक, समय और स्थान शामिल होता है।

अपने मार्गदर्शक के रूप में मीटिंग के एजेंडे का उपयोग करके टेम्पलेट का निकाय बनाएं। उस भाग में निम्नलिखित आइटम शामिल करें: उपस्थिति के आंकड़े, अंतिम बैठक के मिनट, अधिकारी और समिति की रिपोर्ट, पुराने व्यवसाय, नए व्यवसाय, घोषणाएं और स्थगन समय।

सुनिश्चित करें कि टेम्पलेट में सचिव और अनुमोदन प्राधिकारी के लिए हस्ताक्षर लाइनें और दिनांक लाइनें शामिल हैं।

टेम्पलेट का उपयोग करके अपने मिनट तैयार करें। अत्यधिक विस्तार को हटा दें। रिकॉर्ड करें कि क्या तय किया गया था, कार्रवाई कौन करेगा, यह कब होगा और कार्रवाई पूरी होने पर संगठन को कैसे पता चलेगा। अपना पहला ड्राफ्ट पूरा करने के बाद, मीटिंग की ऑडियो ट्रांसक्रिप्ट की समीक्षा करके सुनिश्चित करें कि आपने आवश्यक हर चीज़ पर कब्जा कर लिया है। फिर अपने मिनट संपादित करें।

मिनट्स उन क्रियाओं का एक रिकॉर्ड है जो संगठन लेता है। यह सब कुछ का एक रिकॉर्ड नहीं है जो कहा जाता है, जो एक प्रतिलेख है। अपने मिनटों को पेशेवर रखें। अपनी राय, निर्णय या व्याख्या शामिल न करें। "गर्म बहस" और "उत्कृष्ट टिप्पणी" जैसे वाक्यांशों का पेशेवर बैठक मिनटों में कोई स्थान नहीं है। उन गतियों को शामिल न करें जिन्हें वापस ले लिया गया था।

अपने पूर्ण मिनटों में अधिकारी और समिति की रिपोर्ट संलग्न करें। प्रतियों की आवश्यक संख्या बनाएं। यदि संभव हो, तो अगली बैठक से पहले मीटिंग मिनट वितरित करें ताकि परिवर्धन और / या सुधार जल्दी हो सके।

टिप्स

• अपनी सूची में उपस्थित लोगों की जाँच करें क्योंकि वे बैठक में आते हैं। रिकॉर्ड उपलब्धियों के साथ-साथ चिंताएं भी। सत्यापित करें कि नाम सही ढंग से लिखे गए हैं। अपने मिनटों की बैकअप कॉपी रखें। स्पष्टीकरण के लिए पूछने से डरो मत।