प्रस्ताव एक औपचारिक लाभ या सार्वजनिक क्षेत्र के सरकारी संगठन के बोर्ड के सदस्यों द्वारा किए गए निर्णय पर वोटों को ठोस बनाने और दस्तावेज करने के लिए उपयोग किए जाने वाले औपचारिक दस्तावेज हैं। निर्णय आम तौर पर वित्तीय मामलों, नीति के कार्यान्वयन या किसी भी गोद लेने, प्राधिकरण या गैर-लाभकारी या सरकारी संस्था द्वारा किए जा रहे कार्यों के अनुमोदन के संदर्भ में होते हैं।
रिज़ॉल्यूशन फॉर्म के शीर्ष पर रिज़ॉल्यूशन की तारीख और रिज़ॉल्यूशन या संदर्भ संख्या रखकर रिज़ॉल्यूशन फ़ॉर्मेट करें। यदि यह पहला प्रस्ताव है जिस पर वोट दिया जा रहा है, तो संख्या 00001 हो सकती है, और पहले के बाद के हर दूसरे संकल्प को क्रम से क्रमांकित किया जाएगा।
संकल्प का नाम विषय वस्तु द्वारा शीर्षक होना चाहिए। उदाहरण के लिए, एक संभावित शीर्षक "वित्तीय वर्ष के लिए बजट की स्वीकृति" हो सकता है।
रिज़ॉल्यूशन की भाषा औपचारिक होनी चाहिए, जिसकी शुरुआत पहले वाक्य से होती है, जिसमें बोर्ड की ज़िम्मेदारी होती है। एक उदाहरण है, "जबकि XYZ गैर-लाभकारी संगठन के सभी बजटों को मंजूरी देना बोर्ड की जिम्मेदारी है।"
प्रस्ताव का अगला वाक्य या निम्नलिखित भाग तथ्यों या तर्क के साथ कार्रवाई करना चाहिए कि कार्रवाई क्यों की जा रही है। उदाहरण के लिए, "जबकि XYZ गैर-लाभकारी संगठन के वित्तीय कर्मचारियों ने XYZ संगठन के लिए परियोजनाओं, खर्चों और परिचालन लागतों के आधार पर बजट का विकास किया, और जबकि XYZ के एकाउंटेंट ने पिछले वित्तीय वर्ष से सभी वित्तीय विवरणों की लेखा परीक्षा और समीक्षा की है; और जबकि मौजूदा बजट में पिछले खर्चों और अनुमानित खर्चों और लेखा विवरणों के आधार पर अनुमानित आंकड़े हैं।"
रिज़ॉल्यूशन के अंतिम स्टेटमेंट में एक्शन को वोट किया जा रहा है, जैसे कि, "अब इसे वित्तीय वर्ष के लिए XYZ बजट को मंजूरी देने, अपनाने और अधिकृत करने का संकल्प लिया जाए।" रिज़ॉल्यूशन का अगला भाग रिज़ॉल्यूशन पर मतदान करने वाले बोर्ड के सदस्यों के नाम और उनके अनुमोदन या अस्वीकृति के वोट के साथ एक स्थान को सूचीबद्ध करता है। यदि बोर्ड के अधिकांश सदस्य "हाँ" वोट देते हैं, तो रिज़ॉल्यूशन को मंजूरी दी जाती है और यदि बोर्ड के अधिकांश सदस्य वोट नहीं करते हैं तो रिज़ॉल्यूशन को मंजूरी नहीं दी जाती है। वोट की रिकॉर्डिंग के साथ दस्तावेज़ पर बोर्ड के अध्यक्ष का हस्ताक्षर होना चाहिए।
