गैर-लाभकारी वार्षिक रिपोर्ट सबसे प्रभावी होती है, जब इसे दस्तावेज़ के महत्व और उपयोग को ध्यान में रखते हुए लिखा और डिज़ाइन किया जाता है। दस्तावेज़ एक रिपोर्ट कार्ड के रूप में कार्य करता है, दाताओं और अन्य समर्थकों को पावती, गैर-लाभकारी समुदाय के साथ जानकारी साझा करने का मौका और नए समर्थकों को आकर्षित करने के लिए एक विपणन उपकरण। वार्षिक रिपोर्ट पाठक कार्यक्रमों, ग्राहकों और आय के बारे में मात्रा, गुणवत्ता और परिणाम की जानकारी की तलाश करते हैं। अच्छी तरह से डिजाइन की गई वार्षिक रिपोर्ट में वित्तीय आंकड़ों की कथा, तस्वीरों, सूचियों और ग्राफिक अभ्यावेदन का संतुलन शामिल है। एक अच्छी तरह से लिखी गई वार्षिक रिपोर्ट पाई चार्ट और दाता सूचियों के पीछे की व्यक्तिगत कहानियों को बताती है।
अपनी वार्षिक रिपोर्ट की सामग्री निर्धारित करें। चाहे आपका प्रकाशन एक मोटी, चमकदार पत्रिका या चार-पृष्ठ का समाचार पत्र हो, आपके पाठक आपकी वार्षिक रिपोर्ट में विशिष्ट जानकारी की तलाश करेंगे: गैर-लाभकारी बोर्ड की अध्यक्ष या मुख्य कार्यकारी अधिकारी से एक पृष्ठ-एक पत्र, संगठनात्मक उपलब्धियों पर रिपोर्ट, से रिपोर्ट विशेष कार्यक्रम या प्रमुख विभाग, वित्तीय रिपोर्ट, बोर्ड के सदस्यों और प्रमुख कर्मचारियों की एक सूची, और दान द्वारा आयोजित एक दाता सूची और नाम के साथ वर्णानुक्रम।
अनौपचारिक अभी तक पेशेवर लहजे के साथ स्पष्ट, सरल और ईमानदार लेखन का उपयोग करें। तथ्यों को स्पष्ट रूप से बताएं और उपलब्धियों और व्यक्तिगत कहानियों के बारे में लिखने के लिए एक आराम और व्यक्तिगत टोन का उपयोग करें जो ग्राहकों और समुदाय पर प्रभाव का वर्णन करते हैं।
अपने लेखन में ऐसे शब्द चुनें जो आपके मिशन के लिए सकारात्मकता, गर्व और प्रतिबद्धता व्यक्त करते हैं। अनावश्यक रूप से नाटकीय लेखन से बचें, लेकिन जानकारी साझा करें जो पाठक को संलग्न करे और उन दाताओं से अपील करे जो आपके काम में भागीदारी की भावना महसूस करते हैं। उदाहरण के लिए, किसी ग्राहक की कहानी को किसी कार्यक्रम की उपलब्धियों का वर्णन करने और अपने संगठन के मिशन से गतिविधियों को जोड़ने के लिए कहें।
कार्यक्रम की रिपोर्ट से महत्वपूर्ण डेटा को उजागर करने के लिए साइडबार के एक जोड़े को शामिल करें, जैसे कि उम्र और जातीयता द्वारा ग्राहकों का टूटना या नौकरी खोज कार्यक्रम में भाग लेने वाले और वर्ष के अंत में उनकी स्थिति। यह सारांशित जानकारी पाठकों को लेखों की निचली रेखा को समझने में मदद करती है और मानवीय दृष्टिकोण को भी जोड़ती है।
ट्रेंड, योग और सारांश दिखाने के लिए अपनी वित्तीय रिपोर्ट में डेटा का उपयोग करके अपनी वित्तीय जानकारी के लिए दृश्य तैयार करें। उदाहरण के लिए, एक पाई चार्ट बनाएं जो प्रत्येक विभाग द्वारा उपयोग किए गए बजट प्रतिशत या एक बार ग्राफ को दर्शाता है जो पिछले चार वर्षों में दान में परिवर्तन दिखाता है। विभिन्न दाता प्रकारों से प्राप्त कुल धन, जैसे कि नींव और व्यक्तिगत, को सूचीबद्ध करने के लिए एक टेक्स्ट-बॉक्स का उपयोग करें। वित्तीय दृश्य पाठकों को यादगार स्नैपशॉट प्रदान करते हैं।
उन तस्वीरों को चुनें जिन्हें आप कहानियों को बताने में मदद करेंगे। आप एक ऐसे घर की तस्वीरें इस्तेमाल कर सकते हैं, जिसे आपके संगठन ने बनाने में मदद की है, आपके स्कूल के कार्यक्रम के बाद के छात्र, आपके बचाव आश्रय में जानवर, क्षेत्र के स्कूलों में लगाए गए पेड़ या एक वॉक-थॉन का आयोजन करने वाले कर्मचारी।
टिप्स
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अपनी वार्षिक रिपोर्ट की लंबाई और सामग्री के आधार पर प्रारूपण चुनें। एक लंबी रिपोर्ट से वर्गों, जैसे कार्यक्रमों, उपलब्धियों, वित्तीय और दाताओं से लाभ हो सकता है। आप केवल शीर्षकों द्वारा अलग किए गए चल रहे कथा में फ़ोटो और ग्राफ़िक्स को इंटरपर्स करके पाठ को तोड़ना चुन सकते हैं।
ब्लू एवोकैडो वेबसाइट पर बोर्ड कैफे के अनुसार, विशिष्ट वार्षिक रिपोर्ट रीडर, सीईओ या बोर्ड की कुर्सी, डोनर सूची पर पाठक का नाम, फोटो कैप्शन और वित्तीय योग से सबसे अधिक रुचि रखता है।
