काम का एक सटीक बयान आपके व्यवसाय और एक रखरखाव ठेकेदार के बीच एक सफल संबंध स्थापित करने के लिए महत्वपूर्ण है। सुविधाएं शुरू होने से पहले बोली लगाने से पहले स्पष्ट सेवा अपेक्षाओं को निर्धारित करने से आप गलतफहमी से बचने में मदद कर सकते हैं। एक बार जब आपके पास एक विजेता बोली होती है, तो शर्तों पर बातचीत करें और एक स्पष्ट, अच्छी तरह से परिभाषित रखरखाव अनुबंध लिखें।
रखरखाव सेवा आवश्यकताएँ
पारंपरिक इनपुट-आधारित सेवा-स्तर के समझौतों को परिणाम-आधारित रखरखाव आवश्यकताओं के साथ अधिकांश सेवा अनुबंधों में बदलें। सेवा-स्तर के समझौतों के विपरीत, जिसमें आम तौर पर कार्य और आवश्यक सामग्री सूची दोनों शामिल होती हैं, रखरखाव की आवश्यकताएं परिणाम और कुंजी प्रदर्शन संकेतक दोनों को परिभाषित करती हैं लेकिन ठेकेदार को यह निर्धारित करने की अनुमति देता है कि लक्ष्य को पूरा करने के लिए क्या कदम और सामग्री आवश्यक है। यदि आप घर में ज्ञान या कौशल की कमी रखते हैं, तो आउटकम-आधारित आवश्यकताएं विशेष रूप से महत्वपूर्ण हैं यदि आप सुविधाओं या उपकरणों के रखरखाव सेवाओं की आउटसोर्सिंग कर रहे हैं।
अनुबंध पैरामीटर
प्रभावी अनुबंध प्रशासन के लिए अनुमति देने वाले मापदंडों को परिभाषित करें। उदाहरण के लिए, कार्य-क्रम प्रणाली को परिभाषित करने वाला एक खंड शामिल करें जो यह सुनिश्चित करता है कि रखरखाव कर्मी सीधे कर्मचारियों से रखरखाव अनुरोध स्वीकार नहीं करते हैं और आपको ठेकेदार के प्रदर्शन और तत्काल या आपातकालीन रखरखाव अनुरोधों की निगरानी करने का एक तरीका भी प्रदान करते हैं। एक खंड शामिल करें जो निर्दिष्ट करता है - जो रखरखाव कार्य करने के लिए आवश्यक उपकरण और आपूर्ति प्रदान करने के लिए - और भुगतान करने के लिए जिम्मेदार है।
आपातकालीन स्थिति और प्रतिक्रिया टाइम्स को प्राथमिकता दें
तत्काल रखरखाव की आवश्यकता के अनुसार घंटे के बाद की आवश्यकता को शामिल करके और घंटे के बाद प्रतिक्रिया समय को प्राथमिकता देकर पता रखरखाव आपात स्थिति। अनुरक्षण सेवा आवश्यकताओं के आधार पर, आप एक कार्यदिवस केवल ऑन-कॉल उम्मीद या एक निर्धारित कर सकते हैं जिसके लिए ठेकेदार को 24 घंटे, सप्ताह में सात दिन, वर्ष में 365 दिन उपलब्ध होना चाहिए। नियमित, तत्काल या आपातकालीन कॉल के बाद घंटों की कॉल को प्राथमिकता दें, और तत्काल और आपातकालीन रखरखाव कॉल के लिए प्रतिसाद दें। उदाहरण के लिए, एयर कंडीशनिंग को आवश्यक रूप से खराब करने के लिए वर्गीकृत करें, और साइट पर ऑन-कॉल रखरखाव कर्मियों की आवश्यकता होती है और दो घंटे के भीतर मरम्मत पर काम करना होता है।
भुगतान मॉडल का वर्णन करें
एक भुगतान संरचना पर निर्णय लें जो आपके और ठेकेदार के लिए काम करती है। फिक्स्ड-शुल्क और परिवर्तनीय भुगतान का एक संयोजन अधिकांश रखरखाव अनुबंधों के लिए अच्छी तरह से काम करता है। रूटीन, ऑन-ड्यूटी रखरखाव और ऑन-ड्यूटी दोनों के लिए एक परिवर्तनीय भुगतान मॉडल के लिए एक निश्चित-शुल्क भुगतान मॉडल का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, तत्काल बाद के कॉल के लिए एक निश्चित शुल्क भुगतान को 10 प्रतिशत और आपातकालीन कॉल के लिए 20 प्रतिशत बढ़ाएं। यदि आप ठेकेदार को सभी या उपकरण और आपूर्ति के प्रतिशत के लिए प्रतिपूर्ति करने की योजना बनाते हैं, तो एक प्रतिपूर्ति मॉडल शामिल करें।
