किसी कार्यक्रम की योजना बनाने में बहुत काम आता है। प्रत्येक व्यक्ति या कंपनी, जिसकी सेवाएं आप किराए पर लेते हैं, के लिए आपको इस घटना के दिन उन सेवाओं के बिना ओवरचार्ज या अटक जाने से बचाने के लिए अनुबंध की आवश्यकता होगी। इवेंट कॉन्ट्रैक्ट लिखते समय सादे, संक्षिप्त भाषा का उपयोग करें ताकि किसी भी पार्टी की गलत व्याख्या के लिए कोई जगह न हो।
आपके संदर्भ के लिए एक दस्तावेज़ में अनुबंध में शामिल करने के लिए आवश्यक सभी जानकारी संकलित करें। इसमें आपके और कंपनी या व्यक्ति के नाम और संपर्क जानकारी शामिल होती है, जिसमें पता, फोन नंबर और ईमेल पता, घटना की तारीख, जिस समय आपको श्रमिकों को दिखाने की आवश्यकता होती है, और जिस समय घटना शुरू होती है और अपेक्षित है समाप्त। आपके द्वारा प्रदान किए जा रहे किसी भी प्रासंगिक उपकरण की सूची लिखें, और अनुबंधित कार्यकर्ता को लाने के लिए आप क्या उम्मीद करते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप डीजे किराए पर ले रहे हैं, तो यह स्पष्ट करें कि क्या आप स्पीकर की आपूर्ति कर सकते हैं, लेकिन केबल के लिए डीजे जिम्मेदार है।
संपर्क जानकारी के लिए वर्गों के साथ एक फॉर्म बनाएं, सूचीबद्ध दिनांक और समय, साथ ही आपकी सूची पर अपेक्षाएं। पहले से ही प्रारूपित अनुबंध के लिए, Microsoft Office से चुनने के लिए कई निःशुल्क टेम्पलेट प्रदान करता है।
भुगतानकर्ता के रूप में अपना नाम बताते हुए भुगतान अनुबंध लिखें, अनुबंधित कार्यकर्ता का नाम (या कंपनी का नाम) प्राप्तकर्ता के रूप में, प्रति घंटा या समग्र वेतन और कोई अतिरिक्त शुल्क जो या तो जोड़ा जाना या घटाया जाना है (विशेष रूप से ऐसा क्यों हो सकता है), यदि लागू हो।)। भुगतान की विधि (चेक, कैश, पेपाल) शामिल करें और जब भुगतान जारी किया जाएगा। यदि भुगतान घटना के दिन जारी किया जाएगा, तो इंगित करें कि क्या सेवाएं पूरी होने से पहले या बाद में होगी।
विशेष रूप से धनवापसी और रद्दीकरण के लिए एक खंड लिखें, और स्पष्ट रूप से बताएं कि भुगतान जारी न करने के लिए आपके आधार क्या हैं। रद्दीकरण की अनुमति देने के लिए एक समय विंडो शामिल करें। उदाहरण के लिए: "कंपनी घटना से 48 घंटे पहले तक रद्द हो सकती है, या उन्हें एक शुल्क का मूल्यांकन किया जाएगा।" फीस क्या होगी, यह भी बताएं।
आपके ईवेंट के लिए विशिष्ट किसी भी अन्य परक्राम्य आइटम के लिए एक अनुभाग लिखें और उन्हें कैसे हल किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, यदि घटना बाहर है, तो "बरसात के दिन" योजना को शामिल करें या इंगित करें कि क्या आप इस घटना को रद्द कर देंगे, आप अनुबंधित कार्यकर्ता को कैसे सूचित करेंगे, और वह (यदि कोई हो) मुआवजा वह प्राप्त कर सकता है।
अपने नाम और अनुबंधित श्रमिकों के पूर्ण नामों के साथ एक अनुभाग बनाएं, टाइप किया हुआ, तिथि और हस्ताक्षर करने के लिए एक पंक्ति के साथ। कार्यकर्ता के लिए हस्ताक्षरित घटना अनुबंध की प्रतिलिपि बनाएँ, और अपने रिकॉर्ड के लिए एक अतिरिक्त प्रतिलिपि रखें।
