संक्षिप्त करें। यदि आप इसके बारे में सोचते हैं, तो भाषाविदों ने व्यावसायिक दस्तावेज़ों का वर्णन करने के लिए एक बेहतर शब्द नहीं चुना है जो उन अधिकारियों के लिए "जानना आवश्यक है" जानकारी का वर्णन करते हैं जो बड़े शोध प्रबंधों के माध्यम से वेड करने के लिए समय या झुकाव नहीं है। यदि आपको एक ब्रीफिंग रिपोर्ट तैयार करने के लिए कहा गया है, तो अपने बॉस को खोजने के लिए महत्वपूर्ण डेटा को "रसीला" और "पिट्ठी" शब्दों को ध्यान में रखें। एक दो कदम दृष्टिकोण लें: एक लेखक की तरह सोचें जब आप रिपोर्ट से डेटा खींचते हैं, तो एक संपादक बनें जिसका लक्ष्य महत्वपूर्ण डेटा को बरकरार रखते हुए प्रभाव के लिए हर शब्द को तौलना है।
एक ब्रीफिंग रिपोर्ट के उद्देश्य को समझें: अधिकारी "विश्लेषण का एक उत्पाद है जो स्वयं विश्लेषण नहीं है", इसलिए इसे ध्यान में रखें जब आप अपने कार्यकारी संक्षिप्त जानकारी को मूल रिपोर्ट में मिली जानकारी से तैयार करते हैं।
समस्या / स्थिति को बताते हुए संक्षिप्त की शुरुआत करें, इसकी प्रासंगिकता स्पष्ट करें और फिर दोहराएं - सटीक, सटीक भाषा में - मास्टर रिपोर्ट में निहित साक्ष्य और निष्कर्ष। अपनी संक्षिप्त संरचना बनाने के लिए पत्रकार के रिवर्स पिरामिड को अपनाएं। एक्सट्रैपलेट करें और फिर शुरुआत में सबसे महत्वपूर्ण डेटा को पेपर करने के लिए प्रतिबद्ध करें। संक्षिप्त के शरीर बनाने के लिए अवरोही क्रम में कम महत्वपूर्ण जानकारी जोड़ें।
अपने संक्षिप्त को परिष्कृत करने के लिए सनसनीखेज, अतिशयोक्ति और फुलाना से रहित सीधे अंग्रेजी का उपयोग करें। समय-सारिणी, अलग-अलग दृष्टिकोणों को शामिल करें क्योंकि वे आपके थीसिस का समर्थन करते हैं या आपके लक्षित दर्शकों के नामकरण में सब कुछ सोफे का खंडन करते हैं। संक्षिप्त स्व-युक्त बनाने के लिए प्रयास करें, एक सारांश जो मूल रिपोर्ट में बताए गए महत्वपूर्ण बिंदुओं को समझाने के लिए कोई संलग्नक या बाहरी दस्तावेज की आवश्यकता नहीं है।
ब्रीफिंग रिपोर्ट के माध्यम से अधिकारियों को आसानी से स्थानांतरित करने में मदद के लिए हेडर, सब-हेड और बुलेट पॉइंट। रिपोर्ट के गति को कड़ा करने के लिए लंबे पैराग्राफ को फिर से देखें और काटें। विशिष्ट माप या संख्या दें ताकि कल्पना के लिए कुछ भी न बचे। सटीकता के लिए हर बिंदु की जाँच करें। विशेष रूप से, यदि डेटा में विसंगतियां हैं, तो समझाएं कि वे क्यों हुए हैं।
अपनी संक्षिप्त रिपोर्ट को निष्पक्षता के परीक्षण के लिए प्रस्तुत करें ताकि आप यह सुनिश्चित कर सकें कि डेटा पर सवाल उठाया गया है और इस प्रकार की रिपोर्ट को तैयार करने की आपकी क्षमता पर कोई संदेह नहीं है।यदि आप जिस डेटा से ड्रॉइंग कर रहे हैं उसकी मुख्य रिपोर्ट में कोई प्रत्यक्ष निष्कर्ष नहीं है, तो सावधानी बरतें। इसके बजाय, यह बताएं कि आपके बारे में कोई गलतफहमी नहीं है, लेखक ने महत्वपूर्ण जानकारी छोड़ दी है।
टिप्स
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एक कार्यकारी सारांश से अपनी ब्रीफिंग रिपोर्ट को अलग करना सुनिश्चित करें, एक लंबा दस्तावेज़ जो 10 पृष्ठों तक चल सकता है और इसमें एक कॉल टू एक्शन शामिल है जो एक कार्यकारी ब्रीफ के शरीर के भीतर नहीं है।
