हर परियोजना में बहुत सारे विवरण शामिल होते हैं क्योंकि यह जमीन से दूर हो जाता है। यदि आपने अपने प्रोजेक्ट को अपने दम पर फंड कर रहे हैं या इसे अकेले विकसित कर रहे हैं, तो आपको किसी के साथ विवरण साझा करने या उन्हें आर्टिकुलेट करने की चिंता नहीं करनी चाहिए। लेकिन अगर आपके प्रोजेक्ट को दूसरों के समझौते या सहायता की आवश्यकता है, तो आपको उन्हें अपने साथ बोर्ड पर आने के लिए राजी करना होगा। एक कार्यकारी रिपोर्ट एक व्यापक, विस्तृत दस्तावेज है, जो आप जिस भी परियोजना को प्राप्त करने की कोशिश कर रहे हैं, उसके सभी नट-और-बोल्ट विवरण बताते हैं। यह आपके लक्षित दर्शकों को बताता है कि उन्हें क्यों शामिल होना चाहिए।
मूल बातें
आदर्श रूप से, जब तक पाठक आपकी रिपोर्ट को पचा नहीं लेता, तब तक उसके पास कोई सवाल नहीं होता है क्योंकि आपने वह सब कुछ संबोधित किया है जो वह संभवतः जानना चाहता है। एक प्रभावी कार्यकारी रिपोर्ट कुछ भी नहीं छोड़ती है, लेकिन आपको पठनीयता में आसानी के लिए इस जानकारी की संरचना करनी चाहिए। अपनी रिपोर्ट को किसी ऐसे व्यक्ति को स्वीकार करने से शुरू करें जिसने इसमें योगदान दिया है, जैसे कि यदि दूसरों ने आपको शोध करने में मदद की। एक परिचय लिखें, आदर्श रूप से एक या दो पृष्ठ से अधिक नहीं, अपनी परियोजना की पहचान करना, अपने लक्ष्य को बताना, संभावित समस्याओं को स्वीकार करना और यह बताना कि अगर आप फसल लेते हैं तो आप उन्हें कैसे संभालना चाहते हैं। आपको बहुत विस्तार में नहीं जाना होगा - आपकी रिपोर्ट के अन्य भाग ऐसा करेंगे। अपने पाठक को पूरी रिपोर्ट पढ़ने के लिए पर्याप्त रुचि रखने के लिए अपने परिचय का उपयोग करें। अपना खुद का उत्साह दिखाने दें।
विवरण
आपकी रिपोर्ट के निम्नलिखित खंड आपके प्रोजेक्ट की प्रकृति पर कुछ हद तक निर्भर करेंगे। यदि आप एक विशेष समस्या को हल करना चाहते हैं, तो इसे पहचानने के लिए अपने परिचय के बाद एक अनुभाग समर्पित करें। फिर, एक अलग अनुभाग में, समझाएं कि आप समस्या को हल करने का इरादा कैसे करते हैं और प्रयास क्या होगा। यदि आपने यह पता लगाने के लिए शोध किया है कि आपका समाधान क्यों काम करेगा, तो इसे अपने निष्कर्षों को समर्पित अनुभाग में शामिल करें और बताएं कि आपका डेटा कैसे एकत्र किया गया था। यदि आप फंडिंग के लिए पूछ रहे हैं, तो अपनी व्यक्तिगत या कंपनी की संपत्ति और देनदारियों को दिखाते हुए एक अन्य अनुभाग में एक वित्तीय विवरण शामिल करें। यह बताएं कि आपको कितने पैसे की आवश्यकता होगी, जब आपको इसकी आवश्यकता होगी, और इस पर क्या खर्च किया जाएगा। अपने तर्क को समाप्त करने वाले अनुभाग के साथ लपेटें। पाठक को बताएं कि उसे क्यों शामिल होना चाहिए और आपकी मदद करनी चाहिए।
सार या कार्यकारी सारांश
कार्यकारी रिपोर्ट में आम तौर पर एक सार या कार्यकारी सारांश शामिल होता है, एक अलग दस्तावेज़ जो आपकी रिपोर्ट के बाकी हिस्सों को पूर्वनिर्मित करता है। सार आमतौर पर अकादमिक मुद्दों को संबोधित करते हैं, आपकी रिपोर्ट के प्रत्येक अनुभाग में एक वाक्य या बुलेट बिंदु को समर्पित करते हैं, और वे शायद ही कभी एक पृष्ठ से अधिक समय तक चलते हैं। एक कार्यकारी सारांश व्यावसायिक समुदाय की ओर तैयार है। यह एक पृष्ठ से अधिक चल सकता है, लेकिन बहुत अधिक नहीं या इसकी लंबाई इसके उद्देश्य को पराजित करेगी - आप चाहते हैं कि आपके दर्शक पूरी रिपोर्ट को पढ़े बिना आपके प्रोजेक्ट के लिए सटीक अनुभव प्राप्त करें। अमूर्त और सारांश दोनों आपके परिचय के समान हैं क्योंकि वे आपकी रिपोर्ट के उस हिस्से में शामिल की गई समान जानकारी को उजागर करते हैं, लेकिन वे गहराई में अधिक हैं। सारांश बनाने के लिए अपनी रिपोर्ट से सेगमेंट को काटने और चिपकाने से बचें। आप केवल अपने आप को दोहराना नहीं चाहते हैं, बल्कि अपनी परियोजना की व्याख्या करें - आपकी रिपोर्ट में सभी विवरणों के बिना - अपने दर्शकों को पकड़ने के लिए आकर्षक तरीके से।
फिनिशिंग टच
आपके पास दुनिया का सबसे अच्छा विचार हो सकता है लेकिन अगर आप इसे अच्छी तरह से नहीं समझाते हैं तो यह ईंट की दीवार से टकरा सकता है। यदि आप अपने क्षेत्र के विशेषज्ञ हैं, तो अपने पाठक के सिर पर उस शब्द या तकनीकी शब्दों का उपयोग करने से बचें, जिसे वह समझ नहीं पाया है। लेकिन दूसरी दिशा में बहुत दूर तक नहीं जाना चाहिए, या तो, जैसा कि आप कॉफी या कॉकटेल पर अपनी परियोजना के बारे में चर्चा कर रहे हैं - आप यथोचित औपचारिक होना चाहते हैं। जब आप समाप्त कर लें, तब इसे प्रूफरीड करें, फिर इसे फिर से प्रूफरीड करें। आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपकी स्थिति समझ में आने के लिए कोई और इसे पढ़े। टाइपो को पकड़ने में अक्सर ताजा आँखें बेहतर होती हैं।
