एक होटल संगठनात्मक संरचना एक होटल मालिक द्वारा विभागीय गतिविधियों और जिम्मेदारियों को परिभाषित करने के लिए एक व्यापक योजना है। यह संरचना फ्रंट डेस्क और कमरे की सेवा से लेकर मानव संसाधन विभाग तक होटल संचालन के हर पहलू के लिए आदेश लाती है। होटल के संगठनात्मक ढांचे प्रत्येक कमरे, रेस्तरां और दैनिक आधार पर अधिकतम लाभ सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक हैं। आपका होटल कुशलतापूर्वक चल सकता है यदि यह एक संगठनात्मक संरचना बनाता है जिसे समझना आसान है।
उद्देश्य
संगठनात्मक उद्देश्यों की प्रारंभिक सूची के बिना एक होटल की संगठनात्मक संरचना बेकार है। ये उद्देश्य होटल के लिए आंतरिक और बाहरी मामलों को संबोधित करते हैं ताकि इसके द्वारा निर्धारित लक्ष्यों को उपयुक्त कर्मियों द्वारा प्राप्त किया जा सके। एक होटल के लिए एक आंतरिक उद्देश्य परिचालन समस्याओं को संवाद करने के लिए विभाग प्रमुखों के बीच साप्ताहिक बैठक हो सकता है। होटल के संगठनात्मक ढांचे के बाहरी उद्देश्यों में मौसमी कर्मचारियों के लिए भर्ती लक्ष्य और सप्ताह के दिनों और सप्ताहांत के लिए परिवर्तनीय मूल्य निर्धारण शामिल हो सकते हैं। आप शुरू से ही लघु और दीर्घकालिक उद्देश्यों को स्थापित करने के लिए होटल कंसल्टिंग फर्म जैसे एचवीएस होटल मैनेजमेंट के साथ काम कर सकते हैं।
नियंत्रण की अवधि
शब्द "नियंत्रण की अवधि" का उपयोग होटल की संगठनात्मक संरचना में प्राधिकरण की श्रृंखला का वर्णन करने के लिए किया जाता है। नियंत्रण की एक विस्तृत अवधि का उपयोग करने वाले एक होटल को हर विभाग को सीधे महाप्रबंधक को रिपोर्ट करने की आवश्यकता होती है। दिन-प्रतिदिन की समस्याओं के लिए सहायक प्रबंधकों, विभाग प्रमुखों और पर्यवेक्षकों को नियंत्रण प्रतिनिधि प्रबंधन प्राधिकरण के संकीर्ण दायरे का उपयोग करने वाले होटल। एक छोटे से होटल में नियंत्रण की एक विस्तृत अवधि का उपयोग करने की संभावना है क्योंकि सामान्य प्रबंधक हर दिन साइट पर हो सकता है। राष्ट्रीय और अंतरराष्ट्रीय श्रृंखला होटल के मुद्दों को तुरंत संबोधित करने के लिए नियंत्रण के संकीर्ण फैलाव का उपयोग करते हैं क्योंकि मालिक या महाप्रबंधक प्रत्येक होटल को कवर करने में सक्षम नहीं होते हैं।
विभाग की जिम्मेदारियों को परिभाषित करना
एक होटल संगठनात्मक संरचना में सूचीबद्ध पांच विभाग कमरे हैं; खाद्य और पेय पदार्थ; मानव संसाधन; विपणन; और लेखा। कक्ष विभाग कपड़े धोने, हाउसकीपिंग और आरक्षण सहित ग्राहक सेवा को संभालता है। एफ एंड बी रनिंग रूम सर्विस, बार और रेस्तरां संचालन के लिए जिम्मेदार है। मानव संसाधन विभाग को कर्मचारी भर्ती, प्रशिक्षण और लाभों को संभालने के लिए कहा जाता है, और लेखांकन होटल के निदेर्शक की देखरेख करता है। विपणन विभाग को होटलों में विज्ञापन स्थान बेचने और पदोन्नति चलाने की जिम्मेदारी दी जाती है।
संगठनात्मक प्रवाह चार्ट
आपके होटल का आकार आपके संगठनात्मक प्रवाह चार्ट के आकार और प्रकृति को निर्धारित करेगा। मुट्ठी भर कर्मचारियों के साथ एक छोटा होटल शीर्ष पर मालिक के साथ दो-स्तरीय चार्ट रख सकता है और रखरखाव, आरक्षण और गृह व्यवस्था से जुड़ सकता है। एक चेन होटल में एक कार्यकारी बोर्ड और क्षेत्रीय प्रबंधकों सहित प्रबंधन की अतिरिक्त परतें सम्मिलित होनी चाहिए, जो फ्लो चार्ट को कम से कम चार परतों तक फैलाए। एक संगठनात्मक प्रवाह चार्ट एक साधारण विभागीय अवलोकन के रूप में सामान्य हो सकता है या पूरे होटल में स्थिति-दर-स्थिति संबंधों पर केंद्रित हो सकता है।
नौकरी की परिभाषा और जिम्मेदारियाँ
आपके होटल को अपने संगठनात्मक प्रवाह चार्ट को पूरा करने के बाद प्रत्येक नौकरी के शीर्षक को सावधानीपूर्वक परिभाषित करना चाहिए। प्रत्येक नौकरी को प्रत्येक विभाग के भीतर वर्णानुक्रम में सूचीबद्ध किया जाना चाहिए और इसमें नौकरी की जिम्मेदारियों का एक संक्षिप्त सारांश शामिल होना चाहिए। प्रत्येक पद शीर्षक के लिए नौकरी की जिम्मेदारियों की एक व्यापक सूची को संगठन संरचना में शामिल किया जाना चाहिए। इस सूची का उपयोग मानव संसाधन प्रबंधकों द्वारा आपके होटल के भर्ती विज्ञापनों और कर्मचारी मूल्यांकन के लिए किया जाता है। आपके होटल के कर्मचारी यह समझते हैं कि यदि उन्हें संकीर्ण रूप से परिभाषित नौकरी की जिम्मेदारियों तक पहुंच है, तो उन्हें प्रत्येक दिन क्या करने की आवश्यकता है।
