दस्तावेज़ीकरण किसी भी प्रणाली के कार्यान्वयन के लिए महत्वपूर्ण है, और एक लेखा प्रणाली कोई अपवाद नहीं है। दस्तावेज़ीकरण आमतौर पर कागज पर या स्पष्टीकरण के साथ ऑनलाइन किया जाता है क्योंकि दूसरों पर एक निश्चित निर्णय क्यों किया गया था। दस्तावेज़ीकरण आमतौर पर एक फर्म के भीतर मानक होता है और इसे उसी तरह किया जाता है जब हर बार एक नई प्रणाली लागू की जाती है, जिससे किसी भी मुद्दे को पढ़ना और शोध करना आसान हो जाता है।
समस्या निवारण
एक लेखा प्रणाली प्रलेखन का महत्व स्पष्ट रूप से दिखाई देता है जब कुछ गलत हो जाता है और लोगों को यह पता लगाने की आवश्यकता होती है कि इसे कैसे ठीक किया जाए। उदाहरण के लिए: देय खातों में कुछ विक्रेताओं के लिए एक अजीब कर शामिल है। इस मुद्दे के कारण का पता लगाने का सबसे आसान तरीका प्रलेखन की समीक्षा करना है कि सिस्टम कैसे और क्यों स्थापित किया गया था। यह महत्वपूर्ण है जब एक प्रणाली का उपयोग करने के लिए पहली बार रखा जाता है और लोगों को अप्रत्याशित मुद्दे मिल रहे हैं। हो सकता है कि कोई रिपोर्ट ऐसी जानकारी मांग रही हो जो मौजूद नहीं है। दस्तावेज़ीकरण को देखने से यह पता लगाने में समस्या को ठीक करने में मदद मिलेगी कि यह जानकारी सिस्टम के भीतर कहाँ स्थापित की गई है।
निर्णय
एक लेखा प्रणाली का दस्तावेजीकरण एक प्रणाली लागू होने के रूप में निर्णय प्रस्तुत करना चाहिए। कई सिस्टम बहुत सारे लचीलेपन की अनुमति देते हैं, और लचीलेपन के साथ, निर्णय आते हैं। उदाहरण के लिए, प्रलेखन दिखाएगा कि किसने निर्णय लिया कि एक अंक कितने अंकों का होना चाहिए और किन कारणों से यह निर्णय लिया गया। यह काफी महत्वपूर्ण है जब एक फर्म बड़े बदलावों से गुजरता है और नए प्रबंधन लोगों द्वारा किए गए फैसलों को अब समझना नहीं चाहता है। शायद वे निर्णय बुद्धिमान थे; शायद नहीं। लेकिन कम से कम फर्म के लिए किए गए फैसलों के कुछ दस्तावेज हैं।
परिवर्तन
जब किसी सिस्टम को नए संस्करण या नए मॉड्यूल के साथ अद्यतन करने की आवश्यकता होती है, तो उचित प्रलेखन होने से इस प्रक्रिया को तेज करने में मदद मिल सकती है। यह महत्वपूर्ण है अगर एक लेखा कार्यक्रम विशेष रूप से एक कंपनी के लिए डिज़ाइन किया गया था। अन्य सॉफ़्टवेयर के साथ संगतता और कार्यक्रम में आवश्यक किसी भी परिवर्तन पर विचार करते समय कोई भी तकनीकी विवरण बहुत महत्वपूर्ण है। उदाहरण के लिए, आपको एक निश्चित परिसंपत्ति मॉड्यूल की आवश्यकता हो सकती है और आप चाहते हैं कि मॉड्यूल सामान्य खाता बही में जानकारी हस्तांतरित करे। प्रलेखन में आपको सुराग देना चाहिए कि क्या आप ऐसा कर सकते हैं, और यदि हां, तो क्या करने की आवश्यकता है। आमतौर पर, सूचना प्रौद्योगिकी (आईटी) लोग तकनीकी जानकारी के लिए प्रलेखन का उपयोग करते हैं।
स्वरूप
लेखांकन प्रणालियों के लिए अच्छा प्रलेखन आमतौर पर फ़्लोचार्ट और टेक्स्ट का एक संयोजन होता है। कई बार, एक डेटा आरेख दिखाता है कि कैसे एक प्रणाली विकसित की गई थी और पाठ से बेहतर लागू की गई थी। ये समझने में थोड़ा जटिल हो सकते हैं, इसलिए सुनिश्चित करें कि आपके दस्तावेज़ में एक किंवदंती है ताकि आप अवधारणाओं का पालन कर सकें।
प्रलेखन के लिए अन्य प्रारूप प्रश्नावली के रूप में हैं, जहां विशिष्ट प्रश्न पूछे जाते हैं और उत्तर दस्तावेज होते हैं। उत्तर के आधार पर, रिपोर्ट और अन्य लेखा प्रणाली मुद्दों को हल किया जाता है। कई बार प्रलेखन में फ़्लोचार्ट और प्रश्नावली दोनों होते हैं।
विचार
कई फर्मों का दस्तावेज है कि कैसे और क्यों एक निश्चित लेखा प्रणाली को दूसरों के बजाय चुना गया था। यह उपयोगकर्ताओं को वास्तव में एक अच्छा विचार दे सकता है कि तब क्या सोच थी, भले ही निर्णय निर्माताओं में से कोई भी प्रश्न के लिए आस-पास न हो। एक प्रणाली के कार्यान्वयन के लिए महंगा हो सकता है, बैठकों के मिनट आमतौर पर निर्णय प्रक्रिया को दस्तावेज करने के लिए उपलब्ध होते हैं। शायद एक विक्रेता द्वारा मुफ्त प्रशिक्षण की पेशकश की गई थी जो दूसरे की तुलना में अधिक आकर्षक थी। इसलिए, सिस्टम के लागू होने से पहले ही, प्रलेखन भी उपलब्ध होना चाहिए।
