लेखांकन सूचना प्रणाली (एआईएस) ने वैश्विक परिप्रेक्ष्य पर व्यापार करने के तरीके में क्रांति ला दी है। एक बार वित्तीय जानकारी एआईएस में दर्ज हो जाने के बाद, लाभप्रदता सुनिश्चित करने के लिए कई व्यावसायिक स्तरों पर वित्तीय रिपोर्ट और बयान उत्पन्न किए जा सकते हैं।
सटीक वित्तीय रिपोर्ट और बयान पेश करने के लिए एआईएस सॉफ्टवेयर के लिए, लेखांकन जानकारी को सही और कुशलता से एआईएस में दर्ज किया जाना चाहिए।
तथ्यों
लेखांकन सूचना प्रणाली (एआईएस) केवल उतनी ही अच्छी हैं जितनी जानकारी सिस्टम में दर्ज की गई है। हालांकि कम्प्यूटरीकृत एआईएस सॉफ्टवेयर ने लेखांकन जानकारी को रिकॉर्ड करने और सारणीबद्ध करने के लिए आवश्यक मानव-घंटे को बहुत कम कर दिया है, वित्तीय लेनदेन की रिकॉर्डिंग के लिए सॉफ्टवेयर को अभी भी जांचना और बनाए रखना चाहिए।
सभी वित्तीय लेनदेन में व्यवसाय संचालन के उचित लेखांकन को सुनिश्चित करने के लिए तीन मुख्य आवश्यकताएं हैं: समयबद्धता, सटीकता और वैधता। यदि वित्तीय लेनदेन इन दिशानिर्देशों को पूरा करने में विफल रहते हैं, तो एआईएस सॉफ्टवेयर में दर्ज की गई जानकारी अनुचित रूप से तैयार किए गए वित्तीय विवरण और एआईएस विफलता का कारण बनेगी।
सामयिकता
सभी वित्तीय लेनदेन समय पर होना चाहिए; राजस्व और संबंधित व्यय उसी अवधि में होते हैं, चालान उस महीने में दर्ज किए जाते हैं जो उन्हें प्राप्त होते हैं, और मासिक पासआउट प्रविष्टियां एआईएस में लेखांकन अवधि को बंद करने से पहले की जाती हैं।
विभिन्न लेखा अवधि या कैलेंडर महीनों में एआईएस में दर्ज की जाने वाली वित्तीय जानकारी को एआईएस द्वारा उत्पादित वित्तीय रिपोर्टों को विकृत कर देगा। यह वित्तीय विवरण भी बनाएगा जो लेखांकन अवधि के दौरान हुए राजस्व और व्यय को ठीक से प्रतिबिंबित नहीं करता है।
शुद्धता
एक बार जब वित्तीय लेनदेन एक समय पर फैशन में प्राप्त होते हैं, तो उन्हें सटीकता के लिए निरीक्षण किया जाना चाहिए। कागजी कार्रवाई पर सूचीबद्ध राशि सुनिश्चित करने के लिए नौकरी की लागत रिपोर्ट, नकद संवितरण, और नकद प्राप्तियों की समीक्षा करने की आवश्यकता है। वित्तीय लेनदेन की समीक्षा करने से अन्य लेखांकन कार्यों की समीक्षा हो सकती है यदि लगातार त्रुटियां की जाती हैं।
यदि गलत जानकारी एआईएस में पोस्ट की गई है, तो वित्तीय लेनदेन के साथ त्रुटियों को खोजने के लिए खाता सुलह करने की आवश्यकता होगी।
वैधता
मान्यता में जानकारी दर्ज करते समय वैधता के लिए वित्तीय लेनदेन को मापना एक महत्वपूर्ण कदम है। वैधता आवश्यकताओं को संतुष्ट किया जाता है जब एक लेनदेन सटीक, विश्वसनीय और व्यावसायिक संचालन के लिए प्रासंगिक होने के लिए निर्धारित होता है। बाहरी लेखा फर्मों के ऑडिट आमतौर पर एआईएस में दर्ज वित्तीय जानकारी की वैधता पर ध्यान केंद्रित करते हैं; अमान्य जानकारी दर्ज करना एक महत्वपूर्ण त्रुटि है और इसे ऑडिट रिपोर्ट में लेखांकन की कमी के रूप में सूचीबद्ध किया जाएगा।
लेखा वर्कफ़्लो
समयबद्धता, सटीकता और वैधता की आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए वित्तीय जानकारी को उचित चरणों का पालन करना चाहिए। प्रत्येक लेखांकन कार्यालय में यह सुनिश्चित करने के लिए एक वर्कफ़्लो होना चाहिए कि सभी वित्तीय लेनदेन को एआईएस में दर्ज किया जा सकता है और वित्तीय अवधि लेखांकन अवधि समाप्त होने से पहले चलती है। कुशल वर्कफ़्लो में प्रत्येक प्रक्रिया के दौरान केवल एक बार संभाला हुआ दस्तावेज़ होगा, जो वित्तीय लेनदेन को बढ़ाते हुए काम को खत्म कर देगा।
विलफुल फ्रॉड
हालाँकि वित्तीय लेनदेन समयबद्धता, सटीकता और वैधता की लेखांकन आवश्यकताओं को पूरा कर सकते हैं, कुछ व्यवसाय अपनी कंपनी के वित्तीय स्वास्थ्य को बढ़ावा देने के लिए विलक्षण धोखाधड़ी में संलग्न हैं। एआईएस सॉफ्टवेयर का मतलब एक कम्प्यूटरीकृत रिकॉर्ड के रूप में था जिसे हेरफेर करना मुश्किल है, लेकिन यह अभी भी किया जा सकता है। विशेष खातों का उपयोग करना जो लेनदेन को छिपाते हैं, ऋण को छिपाने के लिए अलग-अलग संस्थाएं बनाते हैं, और कंपनी का डिजाइन करने के लिए पूर्व लेखा परीक्षकों का उपयोग करके एआईएस के साथ धोखाधड़ी जानकारी बनाने के सभी तरीके हैं।
