औपचारिक व्यावसायिक पत्रों को एक विशिष्ट प्रोटोकॉल की आवश्यकता होती है, चाहे पत्र की मंशा कोई भी हो। ज्यादातर मामलों में, एक व्यावसायिक पत्र संक्षिप्त और संक्षिप्त होना चाहिए, आमतौर पर एक पृष्ठ पर फिटिंग होता है। जब आपको एक स्पष्ट, औपचारिक लेखन शैली का उपयोग करना चाहिए, तो ऐसे कई मामले हैं जिनमें संक्षिप्तीकरण का उपयोग करना अंतरिक्ष और समय दोनों को बचाने के लिए उपयुक्त है।
उपसर्ग और सम्मान
दोनों उपसर्गों और माननीयों को पत्र में नमस्कार और अन्यत्र संक्षिप्त रूप में प्रस्तुत किए जाने की उम्मीद है। उदाहरण के लिए, एक व्यवसाय पत्र "प्रिय श्री जॉन्स" के साथ शुरू होगा, "प्रिय मिस्टर जॉन्स" नहीं। सभी उपसर्गों और सम्मानों के अपराधों को भी संक्षिप्त किया गया है, जैसे कि कई पुरुष प्राप्तकर्ता के लिए "मेसर्स" और कई महिला प्राप्तकर्ताओं के लिए "मूस"।
कंपनी का नाम
लेटरहेड और "इनसाइड एड्रेस" दोनों में कंपनी के नाम होंगे - प्रेषक का और प्राप्तकर्ता का। कंपनी के नाम के किसी भी हिस्से को संक्षिप्त करना उचित नहीं होगा जब तक कि कंपनी का नाम किसी संक्षिप्त नाम के साथ पंजीकृत न हो। उदाहरण के लिए, यदि कंपनी "मोट्स, इंक।" के रूप में पंजीकृत है, तो आप "इंक" का उपयोग कर सकते हैं। "निगमित" वर्तनी के बिना अंदर के पते पर। इसी तरह, "और" को "और" तब तक स्थानापन्न न करें जब तक कि यह कंपनी के नाम का हिस्सा न हो।
पतों
एक लिफाफे के सामने के विपरीत, जब आपके लेटरहेड, हेडर या पते के अंदर का हिस्सा होता है, तो राज्य को वर्तनी देना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि प्राप्तकर्ता की कंपनी सिएटल में है, तो अंदर का पता "सिएटल, वाशिंगटन 98101" पढ़ा जाएगा।
आमतौर पर प्रयुक्त संकेताक्षर
एक पोस्टस्क्रिप्ट, जो एक पत्र के समापन के बाद एक अतिरिक्त बयान है, हमेशा "पी.एस." संक्षिप्त नाम के साथ व्यक्त किया जाता है। यदि आप अपने पत्र के साथ अतिरिक्त दस्तावेजों को शामिल कर रहे हैं, तो उन्हें "एनक्लोज़र", या उसके बाद दस्तावेजों की संख्या, या "कुल मिलाकर" संक्षिप्त रूप में लिखकर इंगित करना स्वीकार्य है। अपने हस्ताक्षर के नीचे। RSVP एक स्वीकार्य संक्षिप्त नाम है जब आप प्राप्तकर्ता को आपके पत्र का जवाब देने का अनुरोध करते हैं।
विषय और टाइपिस्ट
व्यवसाय पत्र के विषय को "रिग्रेसिंग" के संक्षिप्त नाम "रे" के साथ दिनांक के नीचे दर्शाया जा सकता है, इसके बाद विषय का एक छोटा बयान दिया जाएगा। यदि किसी और की ओर से एक पत्र पर हस्ताक्षर किए जाते हैं, तो संक्षिप्त नाम "पी.पी." उपयोग किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, यदि कोई सचिव अपने नियोक्ता की ओर से एक पत्र लिखता है, तो टाइपिस्ट पत्र पर हस्ताक्षर कर सकता है और उसके साथ "pp।" और नीचे उसके नियोक्ता का नाम जोड़ें। "पी.पी." लैटिन वाक्यांश "प्रति खरीद" के लिए खड़ा है। संक्षिप्त रूप से "cc" पारंपरिक रूप से "कार्बन कॉपी" के लिए है, लेकिन इसका अर्थ "शिष्टाचार प्रति" भी हो सकता है। या तो मामले में, यह इंगित करता है कि एक पत्र की कई प्रतियां बाहर भेजी गई हैं और उन लोगों के नाम बताए गए हैं जिन्हें उन प्रतियों को भेजा गया है।
