एक चालान एक संचार उपकरण है जो आपके ग्राहकों को बताता है कि आपने उनके लिए क्या प्रदान किया है, इसकी लागत कितनी है और उन्हें कैसे भुगतान करना चाहिए। चालान एक दो नोटेशन के साथ हस्तलिखित शीट के रूप में सरल हो सकते हैं या वे परिष्कृत, पेशेवर रूप से डिज़ाइन किए गए कम्प्यूटरीकृत दस्तावेज़ हो सकते हैं। स्पष्ट और सूचनात्मक चालान आपकी कंपनी को आपके ग्राहकों के साथ विश्वसनीयता प्रदान करते हैं। वे आपको अपने ग्राहकों को यह बताकर जल्द से जल्द भुगतान करने में मदद करते हैं कि जब आप उनसे प्रेषण की उम्मीद करते हैं।
चालान संख्या
चालान सफल क्रम में लिखे गए हैं, और एक चालान संख्या आपको अनुक्रम में किसी विशेष चालान का पता लगाने या संदर्भित करने में मदद करती है। यदि आपके चालान कंप्यूटरीकृत नहीं हैं, तो आप उन्हें जारी करने वाले क्रम में दर्ज करें ताकि आप आसानी से अपनी आवश्यकता का चालान पा सकें। यदि आप उन चालान के पैड खरीदते हैं, जिन्हें आप हाथ से भरते हैं, तो वे पहले से अंकित नंबरों के साथ आएंगे, और इनवॉइस एक साथ बंधे होंगे इसलिए आपको उन्हें क्रम में रखने के लिए कोई अतिरिक्त काम नहीं करना होगा। यदि आप क्विकबुक या स्क्वायर जैसे सॉफ्टवेयर का उपयोग करके कम्प्यूटरीकृत चालान बना रहे हैं, तो प्रोग्राम आपके लिए काम करेगा और क्रम में आपके चालान जारी करेगा।
जब आपको एक चालान वापस करने की आवश्यकता होती है, जैसे कि यदि ग्राहक के पास भुगतान के बारे में कोई प्रश्न है या यदि आपको एक चेक मिला है और चालान को भुगतान के रूप में चिह्नित करना चाहते हैं, तो बस चालान संख्या द्वारा इसे खोजें। यदि आप अपना पहला चालान लिख रहे हैं, तब भी आप अपने द्वारा चुने गए किसी भी नंबर के साथ अपना अनुक्रम शुरू कर सकते हैं, आप अपनी कंपनी को और अधिक स्थापित होने के लिए इसे एक उच्च संख्या दे सकते हैं।
एक चालान पर क्या होना चाहिए?
इनवॉइस संख्या के अलावा, एक चालान में वह सब कुछ शामिल होना चाहिए जो आपको अपने ग्राहक को आवश्यक जानकारी से अवगत कराना है ताकि आपको भुगतान मिल सके। एक देय राशि की अधिसूचना होने के अलावा, एक इनवॉइस भी ग्राहकों के लिए एक उपयोगी संदर्भ उपकरण है जो यह जानने की जरूरत है कि उन्हें क्या मिला है और किस मात्रा में है। अपने चालान पर शामिल करें:
- आपकी कंपनी का नाम, पता, फोन नंबर और ईमेल।
- जिस तारीख को इनवॉइस लिखा गया था या जिस तारीख को उत्पाद दिया गया था। एक डेटिंग सिस्टम या दूसरे का उपयोग करें, लेकिन सुसंगत रहें।
- आपके ग्राहक का नाम और बिलिंग पता।
- आपके ग्राहक का शिपिंग पता
- आदेशित प्रत्येक आइटम की मात्रा, प्रत्येक आइटम का नाम या इन्वेंट्री नंबर, प्रत्येक आइटम का यूनिट मूल्य और प्रत्येक आइटम की कुल कीमत, यूनिट मूल्य द्वारा मात्रा को गुणा करके गणना की जाती है।
- चालान पर सभी मदों के लिए कुल राशि।
- बिक्री कर देय है, यदि लागू हो।
- भुगतान की शर्तें, जैसे कि कैश ऑन डिलीवरी या नेट 15 (भुगतान करने के लिए 15 दिन)।
शीघ्र भुगतान के लिए चालान का उपयोग करना
इनवॉइस बनाते समय थोड़ा सा विचार और देखभाल आपको अधिक तेज़ी और लगातार भुगतान करने में मदद कर सकती है। जितनी जल्दी आप अपना चालान भेजेंगे, उतनी ही जल्दी आपके ग्राहक को पता चलेगा कि भुगतान कितना करना है और कब भुगतान देय है। यद्यपि भुगतान की शर्तें जैसे कि डिलीवरी और भुगतान के बीच की लंबाई आमतौर पर पहले से ही बातचीत की जाती है, इन शर्तों को स्पष्ट रूप से और स्पष्ट रूप से इनवॉइस पर बताते हुए एक उपयोगी अनुस्मारक के रूप में काम कर सकता है। यदि आपका ग्राहक पिछले चालान के भुगतान पर पीछे है, जिसमें मौजूदा इनवॉइस के कारण कुल राशि शामिल है, तो ग्राहक को पिछले शेष राशि को देखने के चरण को बचाकर भुगतान को गति दे सकता है।
