यात्रा रिपोर्ट का उपयोग करके यह निर्धारित करने का सबसे विश्वसनीय तरीका है कि कोई व्यवसाय कितनी अच्छी तरह से आगे बढ़ रहा है। क्या आपके बाहरी ऑपरेशन उतने ही अच्छे तरीके से कर रहे हैं जितना उन्हें करना चाहिए? क्या आपका प्रीस्कूल या देखभाल सुविधा कोड तक और लाइसेंस के लिए तैयार है? एक व्यापक यात्रा रिपोर्ट लिखकर, आप यह निर्धारित कर सकते हैं कि क्या व्यापक व्यावसायिक उद्देश्यों की पूर्ति हो रही है। यात्रा रिपोर्ट, जिसे कभी-कभी ट्रिप रिपोर्ट कहा जाता है, यह पता लगाने का एक शानदार तरीका है कि क्या आपके व्यवसाय के मानकों को आपकी योजना के अनुसार साइट पर चलाया जा रहा है।
रिपोर्ट को प्रारूपित करें
यात्रा रिपोर्ट व्यवसाय के दस्तावेज हैं। संगठन या उद्योग के आधार पर, रिपोर्ट एक ज्ञापन प्रारूप या एक व्यापार टेम्पलेट का पालन कर सकती है। आम तौर पर, मेमो फॉर्मेट चुनें अगर यात्रा रिपोर्ट आंतरिक नेतृत्व सदस्यों के समूह में जा रही है। यदि बाहरी स्रोतों को यात्रा रिपोर्ट प्रदान की जाएगी तो एक अधिक औपचारिक व्यावसायिक रिपोर्ट टेम्पलेट चुनें। मानक व्यवसाय प्रारूपण का उपयोग करें जिसमें टाइम्स न्यू रोमन या एरियल जैसे पेशेवर प्रकार के फोंट शामिल हैं। 1-इंच मार्जिन बनाए रखें।
उद्देश्य राज्य
यात्रा का कारण बताएं। उद्देश्यों में प्राथमिक मैट्रिक्स या समीक्षा के क्षेत्रों के साथ यात्रा की आवृत्ति शामिल है। उदाहरण के लिए, नई नीतियों या उत्पादन मेट्रिक्स के कार्यान्वयन की समीक्षा करने के लिए एक वर्ष के दौरान आयोजित चार में से एक श्रृंखला में यह पहली यात्रा हो सकती है। स्पष्ट रूप से बताएं कि आप पिछली यात्रा, सिफारिशों या कार्रवाई की योजनाओं सहित यात्रा में क्या देख रहे थे।
उदाहरण:
यह रिपोर्ट यह निर्धारित करने के लिए है कि प्लेनव्यू स्कूल ने स्कूल के बाद के डेकेयर के लिए सभी लाइसेंस आवश्यकताओं को पूरा किया है या नहीं।
प्रतिक्रिया और प्रमुख अंतर्दृष्टि पर चर्चा करें
यात्रा के दौरान साक्षात्कार किए गए प्रमुख व्यक्तियों की पहचान पर ध्यान दें। विज़िट में प्रमुख नेतृत्व कर्मियों के साथ बैठकें शामिल हो सकती हैं, जैसे कि प्रबंधक या संचालन के निदेशक। निचले स्तर के कर्मचारियों के साथ मिलना भी आम बात है जो संचालन प्रक्रियाओं से अधिक परिचित हैं।
उदाहरण:
इंटरव्यू लेने वाले व्यक्तियों में सारा विंटर्स, स्कूल प्रिंसिपल, स्कूल नर्स एमिली थॉर्न, रिक मार्डन, प्राथमिक शिक्षक और कैरोल हैथवे, पोषण विशेषज्ञ और आहार विशेषज्ञ शामिल थे।
नेतृत्व और कर्मचारियों द्वारा प्रदान की गई महत्वपूर्ण प्रतिक्रिया पर चर्चा करें। उन साक्षात्कारों को उद्धृत करना आवश्यक नहीं है, बल्कि इसके बजाय प्रमुख अंतर्दृष्टि और चिंता के सामान्य क्षेत्रों की तलाश करना है। किसी भी मानकीकृत सर्वेक्षण को शामिल करें जिसका उपयोग किया गया था या यात्रा के दौरान पूछे गए प्रश्नों की एक विशिष्ट श्रृंखला।
सूची प्रमुख अंतर्दृष्टि और अवलोकन
अवलोकन व्यक्तिगत रूप से देखे जाने और साक्षात्कार के आधार पर व्यक्त नहीं किए जाने पर आधारित होते हैं। उदाहरण के लिए, विज़िटर नेत्रहीन रूप से यह नोट कर सकते हैं कि ऑपरेशन में बहुत अधिक श्रमिक हैं जो व्यस्त नहीं रखे जा रहे हैं। स्वच्छता से लेकर सामान्य संगठन तक कुछ भी टिप्पणियों के अधीन है। यात्रा रिपोर्ट में इन जानकारियों को शामिल करें।
उदाहरण:
मध्याह्न की यात्रा के दौरान, दोपहर के भोजन में सब्जी और फलों की पसंद शामिल थी, लेकिन विशेष आहार की ज़रूरत वाले लोगों के लिए कोई विकल्प नहीं था।
संक्षेप में निष्कर्ष
निर्धारित करें कि संगठन प्रदान की गई प्रतिक्रिया और टिप्पणियों के आधार पर उद्देश्यों को पूरा कर रहा है या नहीं। निष्कर्ष का समर्थन करने के लिए जहां संभव हो, विवरण और मात्रात्मक जानकारी का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, यदि किसी नए कारखाने के दौरे का उद्देश्य यह निर्धारित करना है कि यह पहली तिमाही में 60 प्रतिशत स्टाफ था, तो वास्तविक मानव संसाधन संख्या को टर्नओवर, मौजूदा भर्ती प्रयासों और विभागों में जहां कमियां मौजूद हैं, प्रदान करें।
फ्यूचर एक्शन प्लान प्रदान करें
राज्य जब भविष्य की यात्राओं को किसी भी समय निर्धारित किया जाता है, और क्या ये पूर्व निर्धारित हैं या हाल की यात्रा के परिणाम हैं। उदाहरण के लिए, यह त्रैमासिक अनुसूची पर तीसरी वार्षिक यात्रा हो सकती है। सुधार के लिए सिफारिशें प्रदान करें। यदि कुछ कार्य योजनाएँ परिभाषित हैं, तो इन्हें विस्तार से बताएं। यह अगली यात्रा के लिए एक सफलता मीट्रिक प्रदान करता है।
