ट्रांसमिटेड पेज की एक रिपोर्ट का मेमो एक रिज्यूम कवर लेटर की तरह काम करता है। इसे पाठक के लिए अपनी व्यक्तिगत पिच के रूप में सोचें। यदि आप उस व्यक्ति को रिपोर्ट सौंप रहे हैं तो उसे प्राप्तकर्ता को क्या कहें, लिखें, लेकिन पहले अपने विचारों को इकट्ठा करें।
लिखने से पहले, यह कहना महत्वपूर्ण है कि आप क्या कहना चाहते हैं। अपने दर्शकों को पहचानें और उनकी विशिष्ट आवश्यकताओं और इच्छाओं का आकलन करें। संचार और अपनी रिपोर्ट या प्रस्ताव के बाकी के एक ज्ञापन का मसौदा तैयार करते समय इन बिंदुओं पर विचार करें।
सरल मेमो स्वरूपण का उपयोग करते हुए संप्रेषण के ज्ञापन को संबोधित करें। यदि आपके संगठन में मेमो टेम्पलेट है तो इसका उपयोग करें। यदि इस सेटअप का उपयोग प्रारंभिक बिंदु के रूप में नहीं किया जाता है:
ज्ञापन
To: प्राप्तकर्ता का नाम और शीर्षक से: आपका नाम और शीर्षक दिनांक: दिनांक आप अपनी रिपोर्ट में बदलते हैं विषय: रिपोर्ट का नाम
एक प्रारंभिक बयान लिखें। "उदाहरण के लिए आपके द्वारा अनुरोधित रिपोर्ट यहां दी गई है"। इसे लंबा होने की आवश्यकता नहीं है सरल वाक्यों के एक जोड़े को काम मिल जाएगा। इस अनुच्छेद और अपने ज्ञापन के बाकी हिस्सों के लिए व्यापार ब्लॉक प्रारूप का उपयोग करें। प्रत्येक पैराग्राफ के बीच एक हार्ड रिटर्न, या रिक्त स्थान रखें, लेकिन नया अनुभाग शुरू करने से पहले टैब या इंडेंट न करें।
परिचयात्मक पैराग्राफ लिखिए। रिपोर्ट के दायरे का वर्णन करें, वास्तव में यह क्या कवर करेगा और आपने अपनी जानकारी कैसे एकत्र की है।
मेमो की बॉडी लिखिए। पाठक के लिए रिपोर्ट कितनी उपयोगी होगी, यह बताएं। अपने मुख्य निष्कर्ष प्रस्तुत करें और अपने दर्शकों के लिए दिलचस्प निष्कर्ष या विशेष रुचि के अध्याय को उजागर करें। कोई भी जानकारी जो आपके पाठक के लिए रिपोर्ट को अधिक उपयोगी या सुलभ बनाएगी, उसे इस खंड में शामिल किया जा सकता है। आप आगे के शोध के लिए सुझाव देना चाह सकते हैं।
समापन पैराग्राफ लिखें। अपने पाठक को धन्यवाद का एक छोटा नोट लिखें और सहकर्मियों से प्राप्त किसी भी बड़ी मदद को स्वीकार करें। साथ ही, किसी भी बिंदु को स्पष्ट करने या यदि आवश्यक हो तो आगे काम करने की पेशकश करें।
वर्तनी और व्याकरण त्रुटियों के लिए दस्तावेज़ की जाँच करें।
एक सहकर्मी है जिस पर आप भरोसा करते हैं कि आप अपने काम का प्रमाण दें। भ्रामक भाषण और टाइपो पर उसकी ताज़ा आँखें शून्य हो जाएंगी।
कोई भी आवश्यक परिवर्तन करें और अपने प्रूफ़रीडर के सुझावों को शामिल करें।
अपनी बाकी रिपोर्ट में ट्रांसमिटेड के अपने भरे हुए ज्ञापन डालें। इसे सामग्री की तालिका से ठीक पहले और रिपोर्ट के शीर्षक पृष्ठ के बाद रखें।
टिप्स
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अपनी रिपोर्ट के अंतिम और अंतरण के संस्मरण के संस्मरण लिखें, क्योंकि वे दस्तावेज़ के बाकी हिस्सों में वापस आते हैं।
चेतावनी
Transmittal के मेमो केवल आंतरिक दस्तावेजों के लिए उपयोग किए जाते हैं। यदि आपकी रिपोर्ट किसी संभावित ग्राहक की तरह बाहरी दर्शकों के लिए है, तो इसके बजाय ट्रांसमिटेड का एक पत्र लिखें। जानकारी समान होगी लेकिन अपने दस्तावेज़ को संबोधित करने के लिए तैयार व्यावसायिक पत्र का उपयोग करें।
