संचार परियोजना योजना कैसे लिखें

जब आपकी कंपनी या संगठन को संवाद करने के लिए महत्वपूर्ण जानकारी होती है और आपके सामान्य चैनल अपर्याप्त होते हैं, तो सामग्री और परिस्थितियों के अनुसार एक सामरिक संचार परियोजना की योजना बनाएं। कस्टम योजनाओं से लाभान्वित होने वाली घोषणाएं आम तौर पर महत्वपूर्ण एक बार, गैर-नियमित कार्यक्रम हैं, जैसे कि कार्यकारी नेतृत्व में बदलाव, योजनाओं की छंटनी और छंटनी, कर्मचारी लाभ में बदलाव और कंपनी सुविधाओं का स्थानांतरण। वे अक्सर बाहरी और आंतरिक दर्शकों को शामिल करते हैं। एक सामरिक संचार परियोजना योजना बनाने से आपको महत्वपूर्ण प्रश्नों पर विचार करने में मदद मिलती है: किसे सुनने की ज़रूरत है, किससे, किस माध्यम से, कब और किस अंत की ओर? एक योजना भी कार्यों, जवाबदेही और समय की पहचान करती है --- परियोजना प्रबंधन के काम को सुचारू करना।

योजना बनाने से पहले स्पष्ट करें और पुष्टि करें। प्रोजेक्ट के "स्वामी" की पहचान करें --- आमतौर पर इसे असाइन करने वाला व्यक्ति --- जो आपकी योजना को सलाह और मंजूरी देगा। उस परियोजना के मालिक के साथ: - घोषणा की सामग्री, वांछित समय और गोपनीयता आवश्यकताओं की पुष्टि करें। पुष्टि करें कि क्या असामान्य संवेदनशीलता या परिस्थितियां मौजूद हैं, जैसे कानूनी या सदस्यता रिपोर्टिंग आवश्यकताएं। - इस बात की पुष्टि कैसे करें कि परियोजना जनसंपर्क और संचार रणनीतियों को खत्म करने में रणनीति के रूप में फिट बैठती है। - अधिक विस्तृत जानकारी और इनपुट के लिए स्रोतों पर नि: शुल्क, उदाहरण के लिए, आपकी कंपनी के मानव संसाधन प्रबंधक या कार्यकारी खोज समिति की कुर्सी। - अपनी परियोजना के लिए अनुमोदन और रिपोर्टिंग आवश्यकताओं को निर्धारित करें। सहमति दें कि क्या आप अनौपचारिक रूप से परियोजना का प्रबंधन करेंगे या एक परियोजना टीम की संरचना करेंगे। - योजना से बहने वाले काम के उत्पादों के लिए अनुमोदन आवश्यकताओं को पूरा करें, उदाहरण के लिए, कानूनी, मानव संसाधन और वित्त डिजाइनकर्ताओं या विशिष्ट अधिकारियों द्वारा समीक्षा। - बजट अपेक्षाओं और बाहरी एजेंसियों के उपयोग जैसे आवश्यक संसाधनों के लिए मानकों को स्थापित करना।

उद्देश्य और उद्देश्यों को क्रिस्टलीकृत करें। उद्देश्य वह होता है जिसे आप आमतौर पर "टू …" के साथ शुरू करते हैं, उद्देश्य आमतौर पर कार्रवाई क्रियाओं से शुरू होते हैं --- वे वही हैं जो आप तब करना चाहते हैं, जब प्रक्रियाओं या वांछित परिणामों के रूप में कहा गया हो। उस प्रकाश में, एक निश्चित तिथि पर आपकी घोषणा करने का उद्देश्य एक उद्देश्य है। उद्देश्य "कंपनी की छवि और मूल्यों की पुष्टि करने वाले तरीके से (विषय), समय पर और तथ्यात्मक जानकारी के लिए हितधारकों की जरूरतों और वरीयताओं को पूरा करने के लिए हो सकता है।" जनसंपर्क और संचार रणनीति को ओवररच करने के लिए उस उद्देश्य से संबंधित हैं।

प्रोफ़ाइल हितधारकों और दर्शकों। स्ट्रेटेजिक प्लानिंग की संभावना काफी व्यापक स्ट्रोक में संचार लक्ष्यों की पहचान की है। अपनी सामरिक परियोजना के लिए, फोकस को तेज करें। हितधारक ऐसे समूह या व्यक्ति होते हैं, जो आपके द्वारा दी जाने वाली विशिष्ट जानकारी से प्रभावित होंगे और इस प्रकार प्रमुख दर्शक होंगे। उस सूची में अन्य दर्शकों को जोड़ें जिसमें आप धारणा बनाना, बदलना या पुष्टि करना चाहते हैं। निम्नलिखित स्तंभ शीर्षों के साथ एक तालिका या स्प्रेडशीट का उपयोग करें: - विश्लेषण अनुभाग। प्रत्येक को एक नाम दें और यदि आवश्यक हो तो उन घटकों को शामिल करें। एक समूह को उप-सेगमेंट करें यदि संचार की जरूरत समूह के भीतर अलग-अलग होगी। उदाहरण: सभी कर्मचारी, प्रभावित डिवीजन के कर्मचारी, पर्यवेक्षक। पूछें: "इस बारे में जानने के लिए किसे और किसकी आवश्यकता होगी --- और क्यों?" उदाहरण के लिए, प्रमुख ग्राहकों, इक्विटी मालिकों, आम जनता, आपके उद्योग के सहयोगियों, राजनीतिक निकायों और महत्वपूर्ण आपूर्तिकर्ताओं पर विचार करें। चुनें कि क्या समाचार मीडिया के आउटलेट को लक्षित सेगमेंट होंगे या इसके बजाय चैनल के रूप में नियोजित किए जाएंगे ताकि आम जनता और व्यावसायिक समुदाय जैसे सेगमेंट तक पहुंच सकें। --Need / संदेश। हालाँकि सभी दर्शकों के लिए जागरूकता और समझ का लक्ष्य है, कुछ की विशेष आवश्यकताएं हो सकती हैं। कर्मचारी यह जानना चाहते हैं कि किसी कार्यालय के समापन से वे कैसे प्रभावित होंगे, उदाहरण के लिए, या सदस्यों को उस प्रक्रिया से संबद्ध करते हैं जिसके द्वारा एक इस्तीफा देने वाले कार्यकारी नेता को कामयाबी मिलेगी। बोर्ड के सदस्य, अधिकारी, पर्यवेक्षक और खाता प्रबंधक उन लोगों में से हैं, जिन्हें न केवल समाचार की जरूरत है, बल्कि इसे संप्रेषित करने की आपकी योजना है, खासकर यदि वे भूमिका निभाने के लिए हैं। प्रत्येक खंड के लिए मुख्य संदेशों को पहचानें। -केय कम्युनिकेटर। आपकी खबर सुनने के लिए प्रत्येक सेगमेंट किससे उम्मीद करेगा या करना चाहेगा? प्रत्येक समूह को संचार के "चेहरा" होने के लिए प्रवक्ता की पहचान करें --- जिसे एक समाचार विज्ञप्ति में उद्धृत किया जाएगा, उदाहरण के लिए, या कर्मचारियों के साथ एक सम्मेलन का नेतृत्व करें। हालांकि व्यवसाय समुदाय मुख्य कार्यकारी अधिकारी से सुनने की उम्मीद कर सकता है, कर्मचारी अपने पर्यवेक्षकों और प्रमुख ग्राहकों द्वारा अपने खाता प्रबंधकों द्वारा सूचित किया जाना पसंद कर सकते हैं।

कैस्केड अनुक्रम और चैनलों की योजना बनाएं। यदि आप कभी भी अपनी कंपनी की योजना बना रहे बड़े बदलावों के समाचार पत्र से पहली बार सीखकर चकित रह गए हैं, तो आप "कोई आश्चर्य नहीं" के सिद्धांत को समझते हैं और कोई आश्चर्य नहीं होने के लिए कैस्केडिंग जानकारी के महत्व को समझते हैं। एक अस्थायी वर्किंग टेबल या स्प्रेडशीट पर, अपने लक्ष्य खंडों को उस क्रम में सूचीबद्ध करें, जिस क्रम में उन्हें सूचित किया जाएगा, उस तारीख और समय से काम करना जब आपकी जानकारी को सबसे अधिक जाना जाता है (अक्सर एक सामान्य समाचार रिलीज़ का समय)। यद्यपि कुछ वितरण एक साथ हो सकते हैं, विचार करें कि क्या कुछ खंडों को आने के लिए संचार की अग्रिम सूचना की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, पर्यवेक्षकों को कर्मचारी के सवालों की तैयारी के लिए समय की आवश्यकता हो सकती है और बोर्ड के सदस्य आसन्न समाचार पत्रों के नोटिस का स्वागत कर सकते हैं। प्रत्येक सेगमेंट के पास वाले कॉलम में, चैनल की पहचान करें जिसके माध्यम से संचार किया जाएगा। चैनल सूचना वितरण विधियां हैं जिनमें आमतौर पर घटनाओं और लिखित सामग्री शामिल होती है। उदाहरण: - कार्यपालक टीम के लिए, बोर्ड के सदस्यों, प्रमुख विभाग के प्रमुखों और पर्यवेक्षकों का शासन --- ईमेल द्वारा अग्रिम नोटिस। - कर्मचारियों के लिए --- अग्रिम ईमेल सूचना, विभागीय बैठकें, वीडियोकांफ्रेंसिंग, वेबसाइट सामग्री। - प्रमुख घटक के लिए --- फैक्स और ईमेल, लाइव प्रस्तुति द्वारा अग्रिम सूचना। आम जनता के लिए --- सामान्य समाचार वितरण, समाचार सम्मेलन, वेबसाइट सामग्री का वितरण।

आवश्यक कोलैटरल्स को पहचानें। Collaterals आपकी संचार परियोजना योजना के निष्पादन में उपयोग की जाने वाली सामग्री हैं --- दस्तावेज़ और ऑडियोविज़ुअल जैसे फ़ोटो और रिकॉर्डिंग। उन्हें निम्न के रूप में वर्गीकृत करें: - कई खंडों के साथ उपयोग के लिए पूर्णता समतलीकरण। उदाहरण: समाचार रिलीज़, तथ्य पत्रक, प्रश्नोत्तर, तस्वीरें, वेबसाइट सामग्री। -संक्रमण कोलेटरल, संचार जो विशिष्ट दर्शकों को उनकी जरूरतों और वरीयताओं को संबोधित करते हैं और उनके वरिष्ठ प्रवक्ता की "आवाज" में जाते हैं। अक्सर ये खंड के मुख्य संचारक से मेमो होते हैं, जो कि ऊपर के कोलालेटर की प्रतियों को संलग्न करते हैं, विशेष रूप से समाचार विज्ञप्ति। "मैं आपको बताना चाहता हूं कि हमारी कंपनी आज दोपहर बाद इस खबर की घोषणा कर रही है कि …" इन कोलाटरल्स में कार्यकारी टीम के सदस्यों और पर्यवेक्षकों जैसे प्रमुख संचारकों के लिए टॉकिंग पॉइंट्स, कंटेंट की रूपरेखा या AVs शामिल हो सकते हैं। - Advisory collaterals, परियोजना में हिस्सा लेने के लिए आप से दूसरों के लिए ज्ञापन, संचार योजना और उन्हें इसमें अपेक्षित भूमिकाओं से अवगत कराते हैं। नींव और खंडों के समतलीकरण की प्रासंगिक प्रतियां संलग्न करें। एक तालिका या स्प्रेडशीट पर, प्रत्येक संपार्श्विक के लिए निम्नलिखित की पहचान करें: नाम, कुंजी संचारक, असाइन किया गया, ड्राफ्ट देय तिथि, अनुमोदन (ओं) की आवश्यकता, अंतिम देय तिथि।

आवश्यक समर्थन की पुष्टि करें। पहचानें कि आपके प्रोजेक्ट के रोल-आउट को किस समर्थन की आवश्यकता है और इसकी उपलब्धता की पुष्टि करें। यदि कोई स्थायी समर्थन मौजूद नहीं है, तो एक तालिका या स्प्रेडशीट का उपयोग करें कि आप निम्न, समर्थन आइटम, स्रोत, और लागत की पहचान करने के रूप में समर्थन कैसे प्राप्त करेंगे: - अपने लक्ष्य खंडों के लिए संपर्क जानकारी के साथ वितरण सूचियों का वितरण - सामूहिक ईमेल जैसे सामूहिक प्रसारण के लिए योग्यता और जिम्मेदारी - समूह की बैठकों, समाचार सम्मेलनों और अन्य संबद्ध घटनाओं के लिए व्यवस्था।

डिटेल प्रोजेक्ट रोल-आउट। क्रमिक सूची में एक तालिका या स्प्रेडशीट का उपयोग करें और अपने संचार रोल-आउट की योजना के लिए प्रत्येक गतिविधि के लिए समय निर्धारित करें। पहचानें कि कौन क्या और कब करेगा, और प्रत्येक कोलैटरल का भी उपयोग करेगा। इन कॉलम शीर्षकों पर विचार करें: संख्या, दिनांक और समय, गतिविधि, उपयोग किए जाने वाले Collaterals, जिम्मेदार व्यक्ति (ओं) और स्थिति या नोट्स। आप जो दूसरों को इसमें भाग देते हैं, जैसे कि कार्यकारी टीम के सदस्य, पर्यवेक्षक और सहायक कर्मियों को प्रदान करने वाले सलाहकार कोलाटर में प्रोजेक्ट रोल-आउट डिटेल को शामिल करने की योजना बनाएं।

प्रोजेक्ट प्रोजेक्ट फॉलो-अप। इस तरह के फॉलो-अप का विस्तार करने के लिए एक तालिका या स्प्रेडशीट का उपयोग करें: - कर्मचारियों और समाचार मीडिया जैसे-हितधारकों से सबसे महत्वपूर्ण घोषणा -प्रश्न का मूल्यांकन, परियोजना निष्पादन की सफलता और दर्शकों की प्रतिक्रिया के व्यक्तिपरक आकलन सहित काफी संभावनाएं

बजट बनाएं। अपने संगठन की वित्तीय नीतियों के अनुरूप प्रत्याशित लागतों की पहचान करें। आपको केवल उन लोगों की पहचान करने की आवश्यकता हो सकती है जो सामान्य संचार सहायता के लिए पहले से ही मौजूदा बजट में शामिल नहीं हैं।

अपनी परियोजना की योजना को मंजूरी दें। निष्पादन शुरू करने से पहले परियोजना के मालिक को अपना काम प्रदान करें और सुधार सुझाव मांगें। एक संक्षिप्त कार्यकारी सारांश के साथ अपने प्रस्ताव दस्तावेज को प्रस्तुत करें। इस रूपरेखा का पालन करें और विस्तृत विवरण के बदले में अपनी तालिकाओं / स्प्रेडशीट को शामिल करें: - लगातार सारांश - प्रस्ताव का उद्देश्य और उद्देश्य - हितधारक और ऑडियंस (तालिका या स्प्रेडशीट) - कार्य-सूची रोल-आउट विवरण (तालिका / स्प्रेडशीट) (तालिका या स्प्रेडशीट) - फ़ोलो-अप प्लान - समर्थित समर्थन - बजट

टिप्स

• यदि गोपनीयता की अनुमति देता है, तो हितधारक और दर्शकों के सदस्यों या उन लोगों के साथ परामर्श करें जो उनकी जानकारी की जरूरतों और हितों को बेहतर ढंग से समझने के लिए उनके साथ काम करते हैं। अपने सामान्य संचार चैनलों के अलावा, इसकी "विशिष्टता" को दर्शाने के लिए गैर-नियमित समाचारों के लिए विशेष कार्यक्रमों की योजना बनाएं।

चेतावनी

कुछ घोषणाएं श्रम और प्रतिभूति कानूनों और विनियमों के अधीन हो सकती हैं। कानूनी और मानव संसाधन प्रमुखों के साथ जाँच करें।