यदि किसी प्रोजेक्ट में एक अच्छी संचार योजना नहीं है, तो यह विफल होने का संकेत है। एक परियोजना प्रबंधक की प्राथमिक जिम्मेदारी एक प्रभावी और कुशल संचार योजना विकसित और व्यवस्थित करना है। यह परियोजना टीम को प्रेरित करेगा और परियोजना को समय पर पूरा करने की अनुमति देगा। एक अच्छी संचार योजना एक खुले और पारदर्शी वातावरण का निर्माण करना चाहिए जहां हर कोई विचारों और इनपुट प्रदान करने में सहज महसूस करता है। एक परियोजना प्रबंधक जो एक तानाशाह की तरह काम करता है वह आत्म-पराजित होगा।
परिचय
एक संचार रणनीति विकसित करें: (1) परियोजना को विकसित और परिभाषित करें। प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में आप जानकारी के प्राथमिक स्रोत हैं। आपका काम परियोजना टीम को निर्देशित और प्रेरित करने के लिए प्रभावी ढंग से संवाद करना है। (२) एक मंच बनाएँ जो विचारों के आदान-प्रदान की अनुमति देता है। टीम के सभी लोगों को बताएं कि उनका योगदान मूल्यवान है। संवाद एक संवाद है न कि एकालाप। संचार योजना को उन सभी से सहभागिता और आदान प्रदान को प्रोत्साहित और प्रोत्साहित करना चाहिए। (३) संचार लक्ष्यों को स्पष्ट करना। अच्छे संचार के लक्ष्यों को परियोजना को प्रभावी ढंग से और समय पर पूरा करने में सक्षम होना चाहिए। यह आश्चर्य को रोकने, दोहराव से बचने और चूक को प्रकट करने में मदद करेगा।
जिम्मेदारियों को निभाएं। प्रोजेक्ट टीम के अलग-अलग सदस्यों को पता होना चाहिए कि उनकी विशेष जिम्मेदारियां क्या हैं और वे किसके प्रति जिम्मेदार हैं। सभी को संचार उद्देश्यों को जानना चाहिए।
संचार और अद्यतन रखने के लिए और सभी को सूचित रखने के लिए विभिन्न मीडिया और विधियों का उपयोग करें। इसमें ईमेल अपडेट, प्रोजेक्ट मेमो, आमने-सामने का सामना और नियमित रिपोर्ट शामिल हैं।
रिपोर्ट और समीक्षा के लिए एक समयरेखा निर्धारित करें। सूचनाओं के दैनिक आदान-प्रदान के अलावा, रिपोर्टों के लिए बैठक की तारीखें और समय सीमा निर्धारित करें। यह टीम को प्रेरित और संरचित रखेगा। यह कार्यों को प्राथमिकता देने में भी मदद करता है।
यह सुनिश्चित करने के लिए कि यह प्रभावी ढंग से काम कर रहा है, संचार योजना की समीक्षा करें। टीम से इनपुट मांगे। क्या आवश्यक सूचना का समयबद्ध तरीके से संचार किया जा रहा है। यदि नहीं, तो इसे बेहतर बनाने के लिए क्या सुधार किए जा सकते हैं?
