परिवर्तन प्रबंधन उन परिवर्तनों पर ध्यान केंद्रित करता है जो संगठन के सदस्यों को व्यापार से संबंधित संक्रमण के दौरान सामना करते हैं। परिवर्तन प्रबंधन को सुचारू रूप से पूरा करने के लिए, संभावित चिंताओं और प्रत्याशित समस्याओं को कम करने के लिए उपकरण, प्रक्रियाएं और योजनाएं होनी चाहिए। एक परिवर्तन प्रबंधन परियोजना योजना आवश्यक है। कर्मचारियों को अपनी नई भूमिकाओं में संक्रमण में मदद करने की योजना के बिना, कर्मचारी भ्रमित और अप्रस्तुत महसूस करेंगे, और समग्र व्यापार संभावित रूप से प्रभावित हो सकता है।
एक परिवर्तन प्रबंधन टीम की नियुक्ति करें। इसमें आपके संगठन के सदस्य या बाहर के सलाहकार शामिल हो सकते हैं जो परिवर्तन प्रबंधन की प्रक्रिया से परिचित हैं। कम से कम, इस टीम में आपके संगठन के सभी क्षेत्रों से परिचित व्यक्ति, साथ ही एक परिवर्तन प्रबंधन विशेषज्ञ भी शामिल होना चाहिए। इस टीम को संगठन के लिए किए गए परिवर्तनों को समझाने के लिए तैयार रहना चाहिए, संक्रमण के दौरान आने वाले मुद्दों को कम करना और परिवर्तन पूरा होने पर संक्रमण की सफलता का निर्धारण करना।
उस योजना का विश्लेषण करें जिसे आपकी कंपनी ने वर्तमान संगठनात्मक संरचना से योजनाबद्ध संगठनात्मक संरचना में जाने के लिए परिभाषित किया है। तय करें कि कितने चरणों की आवश्यकता है। अक्सर, एक कंपनी एक संगठनात्मक संरचना से दूसरे में सीधे नहीं जा सकती है; योजना को चरण दर चरण लागू किया जाना चाहिए।
उदाहरण के लिए, आपकी कंपनी उस संगठन से संक्रमण करना चाहती है जिसे क्षेत्र द्वारा उस संगठन से विभाजित किया गया है जो विभाग द्वारा विभाजित है।इस समय, प्रत्येक स्थानीय कार्यालय अपने स्वयं के विपणन, बिक्री और विनिर्माण का प्रबंधन करता है। कंपनी का लक्ष्य कंपनी को तीन पूर्ण, एकीकृत विभागों में विभाजित करना है: विपणन, बिक्री और विनिर्माण। कंपनी बिक्री और विनिर्माण के बाद विपणन को एकीकृत करके शुरू कर सकती है। यह क्रमिक संक्रमण एक समय में सभी तीन विभागों को बदलने की तुलना में कम जोखिम भरा, और कम भारी है।
एक व्यापक संचार योजना बनाएं। निर्धारित करें कि सभी कंपनी कर्मचारियों को आगामी परिवर्तनों के बारे में कैसे सूचित किया जा सकता है। उचित संचार के बिना, कर्मचारियों को परिवर्तन के बारे में पता नहीं हो सकता है और आवश्यक रूप से ठीक से संक्रमण नहीं हो सकता है।
परिवर्तन प्रबंधन प्रक्रिया के दौरान होने वाले प्रमुख परिवर्तनों की एक समयरेखा बनाएं। यह विस्तृत होना चाहिए और इसमें बड़े और छोटे विवरण शामिल होंगे। समयावधि में इस तरह के आइटम शामिल होने चाहिए:
- संगठन के साथ इच्छित परिवर्तनों का संचार करें
- मार्केटिंग टीम के सदस्यों के साथ मिलकर बताएं कि उनकी जिम्मेदारियां कैसे बदलेंगी
- विपणन कर्मचारियों के लिए नए कार्यालय लेआउट को डिज़ाइन और स्थापित करें
- अपने नए नौकरी स्थानों (3 दिन की अवधि) के लिए विपणन कर्मचारियों को संक्रमण
- किसी भी प्रश्न को रखने के लिए मार्केटिंग कर्मचारियों से मिलें
- किसी भी चिंताओं पर चर्चा करने के लिए साप्ताहिक टेलीकांफ्रेंस आयोजित करें
संभावित चिंताओं और समस्याओं को सूचीबद्ध करें जो परिवर्तन प्रक्रिया के दौरान उत्पन्न हो सकती हैं। इसमें कर्मचारी असंतोष, कर्मचारी भ्रम और रोजमर्रा के काम की प्रक्रियाओं को रोकना शामिल है। प्रत्येक संभावित झटके के लिए एक आकस्मिक योजना बनाएं।
अपनी कंपनी की वरिष्ठ प्रबंधन टीम को प्रस्तुत करने के लिए सभी परिवर्तन प्रबंधन सूचना को एक रिपोर्ट में संकलित करें। प्रबंधन टीम से प्रश्नों या सुझाए गए परिवर्तनों की तैयारी करें। अपने सुझावों का बचाव करने के लिए तैयार रहें, और इस तथ्य को स्वीकार करें कि आपकी सभी परिवर्तन प्रबंधन योजनाएं वरिष्ठ प्रबंधन द्वारा स्वीकार नहीं की जा सकती हैं। जब परिवर्तन की आवश्यकता होती है, तो सभी संशोधनों को शामिल करने के लिए परिवर्तन प्रबंधन परियोजना योजना को संपादित करें।
वरिष्ठ प्रबंधन अनुमोदन प्राप्त होने के बाद संगठन के भीतर प्रत्येक स्थानीय प्रबंधन टीम के साथ आगामी परिवर्तनों पर चर्चा करें, लेकिन परिवर्तनों को आधिकारिक रूप से लागू करने से पहले। प्रत्येक प्रबंधक को परिवर्तनों की एक रिपोर्ट पेश करें जो उसके विभाग को प्रभावित करेगा ताकि वह अपनी टीम को परिवर्तनों की व्याख्या कर सके। प्रत्येक प्रबंधक को किसी भी संभावित चिंताओं की रिपोर्ट करने के लिए कहें, जिन्हें अनदेखा किया जा सकता है, इसलिए उन्हें संबोधित किया जा सकता है, और परिवर्तन प्रबंधन योजना को समायोजित किया जा सकता है या आवश्यकतानुसार बदला जा सकता है।
टिप्स
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अपनी परिवर्तन प्रबंधन योजना का संपादन करने के लिए तैयार रहें। विशेष रूप से एक बड़े संगठनात्मक परिवर्तन करते समय, समस्याएं होने की संभावना है। सुनिश्चित करें कि आपके पास सभी उच्च जोखिम परिवर्तनों के लिए एक आकस्मिक योजना है।
चेतावनी
एक बदलाव जल्दी मत करो। हालांकि परिवर्तन से संगठन को अत्यधिक लाभ हो सकता है, लेकिन बहुत जल्दी बदलाव करने से कर्मचारियों और अन्य हितधारकों को भ्रमित और भ्रमित किया जा सकता है।
