व्यावसायिक पत्रों पर उचित सलामी

एक पत्र में अभिवादन नमस्कार है। यह आपको प्राप्तकर्ता को कैसे संबोधित करता है, और यह संदेश की बाकी सामग्री के लिए टोन सेट करता है। व्यापार में इन दिनों, ईमेल के माध्यम से सबसे पत्राचार किया जाता है। हालाँकि, पोस्ट मेल अभी भी कुछ उद्योगों और विशिष्ट प्रकार के व्यावसायिक दस्तावेजों के साथ उपयोग किया जाता है। या तो मामले में, पत्र सम्मान के प्राप्तकर्ता को दिखाने के लिए और संचार की शुरुआत में उसे संलग्न करने के लिए सही सलाम का उपयोग करना महत्वपूर्ण है।

टिप्स

• व्यावसायिक पत्रों के लिए उचित अभिवादन दस्तावेज़ के स्वर पर निर्भर करता है, चाहे वह प्रिंट या ईमेल में हो और संदेश की प्रकृति जो वितरित की जा रही हो।

कैसे एक व्यापार पत्र अभिवादन का चयन करने के लिए

अपने व्यावसायिक पत्र में किस सलाम का उपयोग करना है, यह तय करना कुछ कारकों पर निर्भर करता है। सबसे पहले, उस मामले की प्रकृति का पता लगाएं, जिस पर आप चर्चा कर रहे हैं। क्या इसे औपचारिक स्वर या अनौपचारिक की आवश्यकता है? उदाहरण के लिए, किसी कंपनी में नौकरी के लिए आवेदन करना एक औपचारिक व्यवसाय लेनदेन है और इसके लिए एक औपचारिक सलामी के साथ एक व्यावसायिक पत्र की आवश्यकता होती है। दूसरी ओर, किसी सहकर्मी को दोपहर के भोजन के लिए कब मिलना है, इसके बारे में ईमेल करने पर एक औपचारिक सलामी की आवश्यकता होती है। इसी तरह, जिस ग्राहक के साथ आप पहले से बात कर रहे हैं, उसे संबोधित करने की तुलना में आपके साथ नियमित रूप से व्यापार करने वाले एक अधिक औपचारिक स्वर की आवश्यकता हो सकती है।

एक अन्य कारक पर विचार करने के लिए जब उपयोग करने के लिए नमस्कार पर निर्णय लेना पूरे संदेश का स्वर है। अभिवादन व्यवसाय पत्र का पहला भाग है जिसे आपका प्राप्तकर्ता पढ़ता है, इसलिए यह अनिवार्य रूप से पूरे संदेश के लिए टोन सेट करता है। उस टोन के आधार पर सावधानी से अपने सलाम का चयन करें जिसे आप पूरी तरह से बताना चाहते हैं। इसके अलावा, आपके द्वारा उपयोग किया जाने वाला सामन, आप जो जानते हैं उस पर निर्भर करेगा और प्राप्तकर्ता के बारे में नहीं जानता है। चाहे आप व्यक्ति के नाम, लिंग, व्यवसाय और साख को जानते हों, अभिवादन को चुनने में एक भूमिका निभाता है।

व्यापार पत्र के प्रारूप को ध्यान में रखते हुए

आपके द्वारा उपयोग किया जाने वाला अभिवादन आपके पत्र के प्रारूप पर भी निर्भर हो सकता है। उदाहरण के लिए, चाहे आप डाक के माध्यम से अपना संदेश भेज रहे हों या ईमेल आपके द्वारा चुने गए अभिवादन को प्रभावित कर सकते हैं। इसके अलावा, पत्र का प्रकार आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले सलाम को भी निर्धारित करेगा। उदाहरण के लिए, डाक द्वारा भेजे गए एक व्यावसायिक प्रस्ताव परिचयात्मक पत्र में कंपनी द्वारा व्यापक रूप से ईमेल द्वारा आंतरिक सूची में भेजे गए ज्ञापन की तुलना में अधिक औपचारिक अभिवादन हो सकता है। आपको यह भी विचार करना होगा कि क्या आप अपना व्यवसाय पत्र एक व्यक्ति या एक से अधिक लोगों को भेज रहे हैं, क्योंकि यह आपके द्वारा चुने जाने वाले अभिवादन को प्रभावित करेगा।

व्यापार पत्र के प्राप्तकर्ता

अपना व्यावसायिक पत्र शुरू करने से पहले, यह पता कर लें कि आप किसे संदेश भेज रहे हैं। यदि आप किसी व्यक्ति को लिख रहे हैं, तो सही वर्तनी के साथ उसका पूरा नाम जानना महत्वपूर्ण है। यदि प्राप्तकर्ता के पास एलेक्स या पैट जैसे लिंग-तटस्थ नाम है, तो संगठन को कॉल करना और लिंग का पता लगाना आपको भविष्य में संभावित शर्मिंदगी से बचा सकता है। यदि आप व्यक्ति के लिंग के बारे में नहीं जानते हैं, तो आप अपने अभिवादन में शिष्टाचार लेख को छोड़ सकते हैं।

यदि आपका व्यावसायिक पत्र एक संदेश के जवाब में है जिसे प्राप्तकर्ता ने पहले ही भेज दिया है, तो ध्यान दें कि उन्होंने अपने नाम पर हस्ताक्षर कैसे किए। यदि उनका पूरा नाम कैसंड्रा है और उन्होंने अपने पत्र "Cass" पर हस्ताक्षर किए, तो आप उसे "Cass" कहकर संबोधित करने के इच्छुक हो सकते हैं। यह आपके रिश्ते की प्रकृति और आपके द्वारा लिखे गए दस्तावेज़ पर निर्भर करेगा। ऐसा करने के लिए पहले आमंत्रित किए बिना किसी का नाम छोटा न करें।

लिंग-विशिष्ट उपाधियों का उपयोग करना

कुछ मामलों में, आप अपने अभिवादन के हिस्से के रूप में एक लिंग-विशिष्ट शीर्षक का उपयोग कर सकते हैं। "श्री" का उपयोग एक व्यक्ति के लिए किया जाता है और उसके अंतिम नाम से पहले - "मि। स्मिथ, ”उदाहरण के लिए। एक विवाहित महिला के लिए, अंतिम नाम से पहले "श्रीमती" का उपयोग करें। एक अविवाहित महिला के लिए, आप "मिस।" का उपयोग कर सकते हैं जब एक महिला को उसकी वैवाहिक स्थिति को जाने बिना, आप "सुश्री" का उपयोग कर सकते हैं, जैसे कि "सुश्री स्मिथ।"

लिंग-विशिष्ट शीर्षक का उपयोग करने का निर्णय लेने से पहले, विचार करें कि क्या आपकी भाषा समावेशी है। कुछ लोग या तो पुरुष या महिला के रूप में पहचान नहीं कर सकते हैं या विपरीत लिंग के रूप में पहचान सकते हैं। यदि आप इस स्थिति के बारे में नहीं जानते या अनिश्चित हैं, तो आप लिंग-विशिष्ट भाषा को पूरी तरह से अपने पत्राचार में छोड़ना चुन सकते हैं।

औपचारिक सलाम

व्यवसाय में सबसे आम औपचारिक अभिवादन "प्रिय" है। आप उस अभिवादन को कई तरीकों से उपयोग कर सकते हैं:

• प्रिय मिस्टर स्मिथ

• प्रिय जॉन / जेन

• प्रिय सुश्री / श्रीमती। लोहार

• प्रिय जॉन स्मिथ

आप प्राप्तकर्ता का नाम कैसे संबोधित करते हैं, यह व्यवसाय पत्र की औपचारिकता और उसके साथ आपके रिश्ते पर निर्भर करेगा। "प्रिय" का उपयोग प्रिंट और ईमेल व्यवसाय पत्र दोनों में किया जा सकता है, जैसा कि "प्रणाम" कर सकते हैं। "हैलो" एक और औपचारिक अभिवादन है। हालाँकि, यह आमतौर पर डाक के बजाय ईमेल में उपयोग किया जाता है।

अनौपचारिक सलाम

व्यावसायिक वातावरण में कम औपचारिक अभिवादन का उपयोग किया जा सकता है। हालांकि, वे स्वीकार्य हैं या नहीं, यह संगठन की संस्कृति, पत्र के प्राप्तकर्ता और संदेश की प्रकृति पर निर्भर करेगा।

ऐसे संगठनों में जहां कोई औपचारिक पदानुक्रम या छोटे व्यवसाय नहीं होते हैं, जिनमें केवल मुट्ठी भर कर्मचारी होते हैं जो एक-दूसरे को अच्छी तरह से जानते हैं, उन्हें औपचारिक रूप से सलामी की कोई आवश्यकता नहीं हो सकती है। आमतौर पर, सहकर्मियों या भागीदारों के साथ आंतरिक पत्राचार में जिनके साथ आप परिचित हैं, यह "हाय जॉन" या "हे जेन" का उपयोग करने के लिए स्वीकार्य है, खासकर जब ईमेल पर संचार करते हैं।

ध्यान दें कि भले ही संगठन की संस्कृति अनौपचारिक हो, कुछ ऐसे मामले भी हो सकते हैं, जहां औपचारिक रूप से सलामी की आवश्यकता होती है, जैसे कि किसी नए ग्राहक या हितधारक के साथ बात करते समय या नौकरी के लिए आवेदन करते समय।

एक अज्ञात प्राप्तकर्ता के लिए सलाम

कभी-कभी व्यावसायिक पत्र लिखते समय, आप प्राप्तकर्ता का नाम नहीं जानते होंगे। इस मामले में, संगठन को समय से पहले कॉल करने का प्रयास करें ताकि पता लगाया जा सके कि आपके व्यवसाय पत्र को कौन देख रहा है, और तदनुसार अपने नोट को संबोधित करें। आप यह देखने के लिए किसी कंपनी की वेबसाइट भी देख सकते हैं कि क्या आप यह जानकारी पा सकते हैं। यदि आप प्राप्तकर्ता का नाम नहीं जान पा रहे हैं, तो आप अपने व्यापार पत्र को जेनेरिक सलाम जैसे:

• प्रिय महोदय या महोदया

• किसे यह मई चिंता

• हायरिंग मैनेजर को

एकाधिक प्राप्तकर्ताओं के लिए सलाम

जब आपके व्यवसाय पत्र के कई प्राप्तकर्ताओं के साथ काम करते हैं, तो कई नामों को शामिल करने के लिए प्रणाम करें, जैसे कि "प्रिय जेन और जॉन" या "श्री और श्रीमती स्मिथ को लिखना"। यदि सूची में दो से अधिक नाम हैं, तो आप कर सकते हैं। नामों को पूरी तरह से त्यागना और एक सामान्य अभिवादन का उपयोग करना जैसे:

• प्रिय टीम

• नमस्ते

• मानव संसाधन विभाग को

• प्रिय ब्लू-स्काई कॉर्पोरेशन

विशिष्ट टाइटल के लिए दिशानिर्देश

किसी व्यक्ति के व्यवसाय या शिक्षा से आपको पत्र की औपचारिकता के आधार पर उन्हें अपने व्यवसाय अभिवादन में एक निश्चित तरीके से संबोधित करने की आवश्यकता हो सकती है। आम तौर पर, यह पादरी, चिकित्सा पेशेवरों, शिक्षाविदों, सैन्य कर्मियों और निर्वाचित अधिकारियों के सदस्यों पर लागू होता है।

उदाहरण के लिए, यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति के पास हैं, जिसके पास मेडिकल डिग्री है, तो उसके अंतिम नाम से पहले "डॉ" का उपयोग करें, जैसा कि "डॉ।" स्मिथ। "जब एक प्रोफेसर, जज, रब्बी, इमाम या पादरी को लिखते हैं, तो अपने अंतिम नाम से पहले पूरा शीर्षक लिखें, जैसे" प्रिय पादरी स्मिथ। "जब सेना के सदस्यों को लिखते हैं, तो उनकी पूरी रैंक का उपयोग करना उचित होता है। अभिवादन में अंतिम नाम, "प्रिय लेफ्टिनेंट जनरल स्मिथ" या "हैलो कप्तान स्मिथ।"

एक व्यापार पत्र के भीतर एक साल्यूशन का प्रारूपण

अपने पत्र को प्रारूपित करते समय, आप अपने अभिवादन के बाद या तो एक बृहदान्त्र या अल्पविराम जोड़ सकते हैं। बृहदान्त्र अधिक औपचारिक विकल्प है, जबकि अल्पविराम का उपयोग अनौपचारिक पत्राचार के लिए किया जाता है। आपके पत्र का पहला पैराग्राफ अगली पंक्ति में प्रणाम के बाद शुरू होता है, उदाहरण के लिए:

प्रिय जॉन, पहला पैराग्राफ