वेबस्टर का शब्दकोश किसी व्यक्ति या समूह को लिखित या मुद्रित संदेश के रूप में एक पत्र को परिभाषित करता है, जिसे आमतौर पर मेल द्वारा भेजा जाता है। बेशक, हमारे इलेक्ट्रॉनिक युग में, कई पत्र ईमेल के माध्यम से प्रेषित होते हैं, या तो ईमेल के शरीर के भीतर या एक अनुलग्नक के रूप में। इस प्रवृत्ति के बावजूद, व्यापार पत्र में पारंपरिक कार्य होते रहते हैं। इस प्रकार, यह महत्वपूर्ण है कि व्यावसायिक सहयोगियों के साथ सही प्रभाव बनाने के लिए व्यापार जगत के लोग इन कार्यों को जानते हैं।
बिक्री
इलेक्ट्रॉनिक रूप से व्यवसाय संचालित करने की प्रवृत्ति के बावजूद, "पारंपरिक बिक्री पत्र आधुनिक व्यवसाय का एक महत्वपूर्ण उपकरण बने हुए हैं", राज्य केनेथ जिमर, कैलिफोर्निया स्टेट यूनिवर्सिटी के स्कूल ऑफ बिजनेस एंड इकोनॉमिक्स के प्रोफेसर एमेरिटस और गार्डनर-वेब कॉलेज के एसोसिएट प्रोफेसर। ब्रायहिल स्कूल ऑफ मैनेजमेंट। इसके अलावा, ज़िमर और शिविर का कहना है कि अधिकांश व्यावसायिक पत्र वास्तव में बिक्री पत्र हैं क्योंकि उनका उद्देश्य उद्देश्य प्राप्तकर्ताओं को किसी भी सामान या सेवाओं की बिक्री को बढ़ावा देना है। बिक्री पत्र के पाँच मुख्य उद्देश्य हैं:
- प्राप्तकर्ता का ध्यान आकर्षित करने के लिए।
- प्राप्तकर्ता के साथ एक मैत्रीपूर्ण संबंध स्थापित करने के लिए।
- प्राप्तकर्ता के क्रय उद्देश्यों के लिए अपील करने के लिए।
- कार्रवाई करने के लिए प्राप्तकर्ता को मनाने के लिए।
- कार्रवाई करने के अवसर के साथ प्राप्तकर्ता प्रदान करने के लिए।
जनसंपर्क
किसी भी जनसंपर्क के प्रयास का लक्ष्य लक्षित दर्शकों के विश्वास, दृष्टिकोण या कार्यों को प्रभावित करना है। जनसंपर्क पत्र के साथ ऐसा ही है, मेल्विन एल। डेफेलुर और एवरेट ई। डेनिस, "अंडरस्टैंडिंग मास कम्युनिकेशन: ए लिबरल आर्ट्स पर्सपेक्टिव" के सहपाठियों को समझाएं। पीआर पत्र का मुख्य उद्देश्य कंपनी के दर्शकों की धारणा को प्रभावित करना है। या संगठन।
जनसंपर्क पत्र के कुछ उदाहरण वे हैं जो निम्नलिखित लक्ष्यों को पूरा करने का प्रयास करते हैं:
- नए व्यवसाय को बढ़ावा दें।
- चार्ज खाते खोलने के लिए ग्राहकों को आमंत्रित करें।
- ग्राहकों को उनके व्यवसाय के लिए धन्यवाद।
- समुदाय में आपका स्वागत है संभावित ग्राहक।
- एक विशेष बिक्री या सेवा की घोषणा करें।
- कंपनी की सेवाओं का उपयोग करने के लिए प्रोत्साहन प्रदान करें।
अनुरोध और प्रतिक्रियाएँ
सबसे नियमित व्यवसाय पत्र या तो एक अनुरोध करते हैं या एक, ज़िमर और शिविर राज्य का जवाब देते हैं। अनुरोध पत्रों के उदाहरणों में एक बैठक कक्ष को आरक्षित करना, मूल्य उद्धरण का अनुरोध करना, बिलिंग विवरणों के लिए पूछना और अपॉइंटमेंट सेट करना शामिल हैं। फिर भी, ज़िमर और शिविर सलाह देते हैं कि इन नियमित पत्रों का "नियमित रूप से इलाज नहीं किया जाना चाहिए।" इसलिए, आपको अनुरोध प्रस्तुत करते समय या किसी एक का जवाब देते समय कुछ दिशानिर्देशों का पालन करना चाहिए:
- पूरी जानकारी दें।
- कभी भी अनुचित अनुरोध न करें।
- सटीक और सटीक रहें।
- कभी हतोत्साहित न हों।
दावे और समायोजन
ग्राहक कभी-कभी दोषपूर्ण सेवा या उत्पादों के बारे में शिकायत करते हैं। जब ऐसे अवसर आते हैं, तो व्यवसायों को समायोजन करने के लिए ग्राहकों के साथ बातचीत करके जवाब देना चाहिए। इसके अतिरिक्त, व्यवसाय भी दावा पत्र लिखते हैं, जैसे कि जब कोई आपूर्तिकर्ता सही उत्पाद भेजने में विफल रहता है या उसे जहाज नहीं करता है। हालाँकि, ज़िमर और शिविर का कहना है कि चाहे दावा करना हो या दावा प्रस्तुत करना हो या समायोजन करना हो, आपको निम्नलिखित नियमों को ध्यान में रखना चाहिए:
- निश्चित करें कि आपके पास सभी तथ्य हैं।
- दावे का वर्णन करते समय सटीक और पूर्ण रहें।
- आरोप लगाने, धमकी देने या मांगने से बचें। ।
- विनम्र बने।
- एक उचित समाधान सुझाएं जो सभी संबंधित पक्षों के लिए सहमत हो।
सामाजिक संचार
विशेष अवसरों पर व्यवसायिक श्रमिकों को बधाई देना एक "सामान्य शिष्टाचार और परंपरा" है, जोमर और कैंप लिखते हैं। नियोक्ता को भी संवेदना के पत्र भेजना चाहिए, जब कोई सहयोगी नुकसान या त्रासदी झेलता है, तो औपचारिक निमंत्रण के लिए तुरंत प्रतिक्रिया दें, सेवानिवृत्ति को पहचानें और उपहार, आतिथ्य या विशेष उपचार के लिए आभार व्यक्त करें। ऐसी परिस्थितियों को स्वीकार नहीं करना कंपनी को खराब रोशनी में चित्रित करता है।
अक्षरों को सही ढंग से प्रारूपित करना सुनिश्चित करें:
- कंपनी लेटरहेड का उपयोग करें।
- पेज के दाईं ओर पत्राचार की तारीख को संरेखित करें।
- पृष्ठ के निचले भाग में प्राप्तकर्ता का नाम, आधिकारिक शीर्षक और पता रखें, बाईं ओर संरेखित करें।
- अल्पविराम के साथ प्रणाम का पालन करें, न कि एक बृहदान्त्र, उदाहरण के लिए: प्रिय श्री जोन्स,
- प्रणाम और अक्षर के पहले पैराग्राफ के बीच और प्रत्येक पैराग्राफ के बीच डबल स्पेस। हालांकि, प्रत्येक पैरा के शरीर को एकल स्थान।
- संदर्भ प्रारंभिक, कॉपी नोटेशन आदि शामिल नहीं हैं
