ईमेल द्वारा भेजे गए व्यावसायिक पत्रों को कैसे संबोधित करें

व्यवसाय की दुनिया में कई कर्मचारी औपचारिक व्यवसाय पत्र लिखने के बारे में अच्छी तरह से वाकिफ हैं। हालांकि, जब उसी पत्र के ईमेल संस्करणों की बात आती है, तो शैली और प्रारूप थोड़ा बदल जाता है। ईमेल के माध्यम से भेजे गए व्यावसायिक पत्र के लिए उचित शिष्टाचार को जानने से न केवल कर्मचारी को अधिक पेशेवर दिखने में मदद मिलेगी, इससे उसे स्पष्ट और पेशेवर तरीके से अपनी बात मनवाने में मदद मिलेगी।

ईमेल के लिए एक सरल और संक्षिप्त विषय रेखा बनाएं। प्राप्तकर्ताओं को भेजे गए संदेश को इनबॉक्स में रखने के लिए सामान्य स्पैम ट्रिगर से बचें। आम स्पैम ट्रिगर्स में शामिल हैं: "नि: शुल्क," "आपके द्वारा अपेक्षित जानकारी" और "शानदार ऑफ़र।" सभी बड़े अक्षरों का उपयोग करने से भी बचें।

औपचारिक व्यावसायिक पत्र के रूप में अपने ईमेल को उसी तरह से प्रारूपित करें। सबसे पहले, अपनी संपर्क जानकारी डालें। फिर, पत्र की तारीख डालें।इसके बाद, प्राप्तकर्ता का पता शामिल करें। नमस्कार सम्मिलित करें और फिर रेखांकित विषय पंक्ति को शामिल करें, जो चरण 1 का दोहराव हो सकता है। पत्र का मुख्य भाग लिखें और समापन रेखा और अपना हस्ताक्षर डालें। पत्र के प्रत्येक भाग के बीच एक जगह रखना याद रखें।

अपने व्यावसायिक संपर्क के आधार पर अपना अभिवादन बनाएं। सबसे औपचारिक संपर्कों के लिए, सम्माननीय (श्री, श्रीमती, डॉ।, आदि) और प्राप्तकर्ता का अंतिम नाम शामिल करें, उसके बाद अल्पविराम। यदि प्राप्तकर्ता एक सहकर्मी है, तो अल्पविराम के बाद उसका पहला नाम स्वीकार्य है यदि वह सामान्य रूप से प्रेषक द्वारा संबोधित किया जाता है। अज्ञात प्राप्तकर्ताओं के लिए, "किससे यह चिंता हो सकती है:" स्वीकार्य है।

टिप्स

• अधिकांश ईमेल पत्राचार सहकर्मियों और आम संपर्कों के बीच यह औपचारिक नहीं है। पता और संपर्क जानकारी सम्मिलित करना केवल तभी शामिल किया जाना चाहिए जब प्रेषक और प्राप्तकर्ता नए संपर्क हों, जैसा कि लगातार ईमेल संगत भागीदारों के विपरीत है।

चेतावनी

स्त्री सम्मानजनक (श्रीमती, मिस, और सुश्री) अक्सर दुरुपयोग होता है जब प्रेषक शादी की स्थिति से अनजान है। जब तक शादी की स्थिति प्रेषक को नहीं पता चलती है तब तक सुश्री को मानना ​​सबसे अच्छा है।